Miten järjestää onnistunut yritystapahtuma?

Kahvikuppien kilinää, puheensorinaa ja käyntikorttien vaihtelua - mitä mielikuvia yritystapahtuma herättää sinussa? Yritystapahtumien tarjonta on kasvanut hurjasti parin viime vuoden aikana. Koska kilpailu yritysten kesken on kovempaa kuin koskaan, on käännettävä katsetta kohti uusia keinoja erottua edukseen muista kilpailijoista. Monet yritykset ovatkin kokeilleet aamias- ja afterwork-tapahtumien vetovoimaa osana brändin markkinointia sekä yrityksen strategiaa.

Yritystapahtuman järjestäminen

Yritystapahtumat eivät mahdu yhteen tiettyyn muottiin, vaan ne kuvastavat monenlaisia eri kokonaisuuksia. Yritystapahtumalla voidaan tarkoittaa 20 henkilön intiimiä aamiastilaisuutta tai ääripäänä 1000 asiantuntijaa yhteen keräävää seminaaria. Tärkeintä on, että oma tapahtumasi vastaa yrityksen tarpeita ja mahdollistaa halutun lopputuloksen. Lähde kokeilemaan konsepteja yrityksesi brändin rajoissa ja pyri koko ajan kehittämään konseptia houkuttavammaksi ja kannattavammaksi. Yritystapahtuma voi olla esimerkiksi:

• Aamias-, lounas- tai afterwork-tilaisuus

• Kutsuvierastilaisuus

• Tuotteen lanseeraus

• Seminaari

• Messutapahtuma.

Kun on sinun vuorosi lähteä järjestämään yrityksellesi tapahtumaa, kysy itseltäsi aluksi seuraavat kysymykset:

• Kenelle olet järjestämässä tapahtumaa?
• Miksi järjestät tapahtuman?
• Kuinka suuri on tapahtuman budjetti?
• Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet?

Mitä tapahtumaa ikinä järjestätkin, on tärkeä asettaa onnistumiselle selkeät tavoitteet. Tavoitteet ohjaavat toimintaa ja niiden kautta nähdään, onko käytetty työmäärä tai rahallinen vastike tuottanut toivotut tulokset. Älä kuitenkaan luovu toivosta, vaikka ensimmäinen tapahtuma ei olisi mieletön vetonaula. Kokeile toistaa tapahtuman konseptia, niin näet kasvaako tapahtuman vetovoimaisuus tietoisuuden kasvettua. Lisäksi käytä enemmän panostusta ja rahaa tapahtuman markkinointiin. Kokeile tapahtuman toistamista tietyin väliajoin, esimerkiksi kerran kuukaudessa, jolloin asiakas tietää odottaa kutsua seuraavaan tilaisuuteen. Jos et ole aikaisemmin järjestänyt tapahtumaa, tutustu ensin Onnistuneen tapahtuman perusteet -oppaaseen.

Kuinka tehdä tapahtumasta asiakkaan ajan arvoinen?

Tapahtumien on tärkeä tuottaa jotain lisäarvoa paikalle tulleelle asiakkaalle. Miksi asiakas haluaisi käyttää arvokasta työaikaansa pelkkään ajan tuhlaukseen, sillä kahvia voi keittää myös työpaikalla. Millaista sitten on lisäarvoa tuottava sisältö?

Lisäarvoa tuovat esimerkiksi:

• Uudet ajatukset ja bisnesnäkemykset

• Mahdollisuus kuulla alan asiantuntijaa

• Verkostoitumisen mahdollisuudet.

Hyvä ja helppo tapa kehittyä yritystapahtumien järjestäjänä on vierailla tapahtumissa. Kiinnitä huomiota, millaisia keinoja muissa tapahtumissa on käytetty jään murtamiseen ja koitko itse saavasi lisäarvoa tapahtumaan osallistumisesta. Kopioi parhaat puolet ja vältä niitä seikkoja, jotka koit turhina tai heikkoina. Muista kuitenkin tehdä tapahtumasta omaan brändiisi sopiva, liiallinen kopioiminen ei ole hyväksi.

Älä pelkää kokeilla yritystapahtuman järjestämistä! Ilmaiset vinkit yritystapahtuman järjestämiseen löydät Onnistuneen yritystapahtuman järjestämisen oppaasta.