Livestä hybridiksi – hybriditapahtuman fasilitointi

Virtuaalitapahtumien valta-ajan jälkeen moni tapahtumajärjestäjä haluaa ehdottomasti järjestää tapahtumansa livenä tuttuun ja turvalliseen tapaan. Monet näistä tapahtumista olisi kuitenkin kannattavaa fasilitoida hybrideiksi, eli live- ja virtuaalitapahtumien yhdistelmäksi. Tämän blogin tarkoituksena on herätellä sinua, hyvä B2B  tapahtumajärjestäjä, miettimään miten ja miksi sinun kannattaisi muuttaa livetapahtumasi hybridiksi.

Voiko kaikki livetapahtumat muuttaa hybridiksi?

Yksinkertainen vastaus on: kyllä voi, mutta on eri asia onko se kannattavaa. Tässä on vertailtava hybridin tuomia hyötyjä sekä myös resursseja joita se vaatii. Lähes poikkeuksetta hyödyt voittavat, mutta hybriditapahtumaa ei kuitenkaan pidä järjestää jos hyötyjä ei ole tarpeeksi. Helppo, mutta erittäin tehokas keino saada selville onko hybridi kannattavaa, on kysyä tapahtuman osallistujien mielipidettä. Kyselyllä voidaan selvittää, kuinka moni osallistujista haluaisi osallistua paikan päällä ja kuinka moni etänä. Ja mikäli tapahtuma on maksullinen, maksavatko etäosallistujat pääsymaksun.

Hybriditapahtumaksi soveltuvat niin B2C kuin B2B tapahtumat tapahtuman luonteesta, kohderyhmästä ja muista tekijöistä riippumatta. Nämä muuttuvat tekijät kuitenkin vaikuttavat hybriditapahtuman ominaisuuksiin. Mitkä tekijät ovat olleet livetapahtumassa tärkeimpiä ja mikä erottaa sen muista tapahtumista? Nämä tekijät on pystyttävä tuomaan myös etäyleisölle.

Mitä hybriditapahtumaksi muuttaminen vaatii?

Hybriditapahtumalla on monia vaatimuksia joita livetapahtumilla ei ole. Näihin vastapainoa tuovat tietenkin hybridin monet hyödyt, kuten laajempi osallistujakunta, monipuolinen osallistaminen, myynnin lisääminen ja viestityt arvot, kuten ekologisuus ja osallistujien tasa-arvoisuus. Kun muutat livetapahtuman hybridiksi, huomioi ainakin seuraavat muuttuvat asiat:

• Tekniset vaatimukset – Lue lisää hybriditapahtumien teknisistä vaatimuksista täältä!
• Ammatillinen osaaminen – Esimerkiksi meiltä Livetolta löytyy vahva osaaminen hybriditapahtumiin ja monet tapahtumatoimistot myös tarjoavat palveluita hybriditapahtumiin.
• Tiedottaminen ja osallistaminen – Tiedottaminen osallistumismuodoista on erittäin tärkeää, varsinkin kun osallistujalla on siihen vaihtoehtoja ja joskus myös uutta opittavaa. Hyödynnä tähän viestinnän työkaluja!
• Lipunmyynnin monimuotoisuus – Hybriditapahtumaan voidaan myydä live-, virtuaali- ja hybridilippuja sekä muita oheistuotteita.
• Verkostoitumisen ja aktivoinnin ratkaisut – Verkostoituminen tulee mahdollistaa niin live- kuin etäosallistujille, onneksi niihin molempiin löytyy tehokkaita työkaluja!
• Molempien osallistumismuotojen tasa-arvoinen huomiointi. Molempien osallistumismuotojen kokemukseen tulee panostaa yhtä paljon ja esimerkiksi kommunikoinnilla on suuri vaikutus osallistujien viihtyvyyteen. Lue osallistujien kommunikoinnista hybriditapahtumissa täältä!

Liveton maksuttomat materiaalit hybriditapahtumien järjestämiseen, tutustu ainakin näihin!

• Hybriditapahtuma-akatemia – 8 opetusvideon sarja, joka kattaa hybriditapahtuman suunnittelun ja toteutuksen kriittiset vaiheet. Ehdoton katsottava kaikille hybriditapahtumia suunnitteleville!
• Opas sisäisten ja ulkoisten hybriditapahtumien järjestämiseen – Ladattava opas, joka perehtyy tapahtuman perusteisiin ja oikean tapahtumamuodon valintaan, olipa kyseessä sitten sisäinen tai ulkoinen tapahtuma.
• Webinaari: Kaikki akateemisista hybriditapahtumista. Aboa kongressi- ja tapahtumapalvelut Oy:n johtaja Gunilla Sjöberg avasi konkreettisesti webinaarissa, mitkä ovat akateemisten hybriditapahtumien vaatimukset. Mikäli järjestät esimerkiksi kongresseja tai seminaareja, tämä webinaari on sinulle luotu!
• Webinaari: Kuinka järjestää iso tapahtuma hybridinä kahden kaupungin välillä. Destian viestintäpäällikkö, Johanna Harjula, kertoi webinaarissa miten he järjestivät henkilöstöjuhlan hybridinä usean kaupungin välillä.
• Asiakaskokemus livestä hybridiksi – Shift Business Festival. Tutustu Liveton ja Shift Business Festivalin yhteistyöhön!

Jäitkö harkitsemaan hybriditapahtuman järjestämistä? Tiedäthän, että meiltä Livetolta saat kaikki tärkeimmät työkalut riippumatta tapahtumamuodosta, jonka valitset? Ole suoraan meihin yhteydessä!