Julkaisukalenteri apuna tapahtuma-markkinoinnissa

Tapahtumien parissa työskennellessä törmää usein siihen ongelmaan, ettei tapahtumajärjestäjillä ole tarpeeksi aikaa tapahtumien markkinointiin. Usein syynä on se, että markkinoinnista vastaa yksi henkilö, joka hoitaa myös lähes kaiken muun tapahtuman suunnittelun ja järjestelyt. Toinen iso syy on myös se, että tapahtumamarkkinointiin ei ole tehty perusteellista suunnitelmaa tai aikataulua. Miksi sosiaalista mediaa varten pitäisi olla käytössä oma kalenteri ja aikataulu julkaisuille? Tässä blogissa käymme läpi somen suunnitelmallisen käytön ja julkaisukalenterin hyödyt markkinoinnissa.

Miksi käyttää tapahtumamarkkinoinnin julkaisukalenteria?

1. Markkinoinnin suunnitelmallisuus ja tehokkuus

   Ilman tarkkaa suunnitelmaa ja strategiaa markkinoinnista tulee hakuammuntaa, jossa kokeillaan mututuntumalla eri asioita ja toivotaan parasta. Jotta markkinoinnista saisi parhaimman hyödyn irti, sitä täytyy suunnitella, toteuttaa ja mitata. Lisää tapahtumamarkkinoinnin perusteista löydät blogistamme ”5P-mallilla tapahtuman markkinointi haltuun".

   Tavoitteiden asettaminen ja niiden toteuttaminen tuottaa aina tuloksia, jotka auttavat jatkossa hahmottamaan, tehdäänkö markkinointia samaan malliin vai tarvitaanko korjausliikkeitä. Markkinoinnin suunnitelmallisuudella varmistetaan myös sen tehokkuus ja tavoitteisiin pääseminen. Julkaisukalenteri auttaa sosiaalisen median tehokkaammassa ajankäytössä ja tapahtuman järjestelmällisessä markkinoinnissa. Ennalta suunnitellut valmiit julkaisut ovat nopeita päivittää tai julkaisut on voitu ajastaa jo etukäteen. Tämä helpottaa etenkin lähempänä tapahtumaa, kun paine ja työtehtävät kasautuvat muutoinkin. 

    
   

2. Kokonaisuuksien hahmottaminen

   Julkaisukalenterin avulla on helpompi hahmottaa kokonaisuuksia tapahtuman koosta riippumatta, sillä niin suurempien kuin pienempien tapahtumien markkinointiin tulisi panostaa yhtä lailla. Julkaisukalenteri ei ole pelkästään sosiaalisen median markkinointia varten, vaan siihen voi merkitä ylös myös perinteisiä markkinointikanavia. Julkaisukalenterin avulla on nopea hahmottaa, mitä kaikkea on tehty ja julkaistu, millaista sisältöä on ollut sekä mitä on vielä tulossa.

3. Sisällön suunnittelu

   Julkaisukalenteriin voi merkitä ylös valmiita julkaisuja tai hahmotelmia. Julkaisukalenteriin on hyvä merkitä ylös ensin isoja linjoja ja jo tiedossa olevia julkaisuja ja sen jälkeen alkaa hahmottelemaan muita julkaisuja sekä ideoita. Sisällöntuotto helpottuu, kun sitä suunnittelee ja ideoi etukäteen ja ajankohdan tullessa viilaa julkaisut lopulliseen muotoon. Julkaisukalenterin sisällössä on myös hyvä muistaa peilata niitä yrityksen strategiaan ja pohtia sisältöä ja aikatauluja myös sen kannalta. Liveton blogista ”Sosiaalisen median merkitys tapahtuman markkinoinnissa” löytyy vinkkejä, millaista sisältöä somessa voi toteuttaa.
   
   

4. Vastuun jakaminen

   Jos tapahtuman markkinoinnista vastaa useampi kuin yksi henkilö, julkaisukalenterin avulla pystyy merkitsemään vastuualueita eri henkilöille. Tällöin vastuualueet ja omat työtehtävät ovat helpompi erottaa. Julkaisukalenterin jakaminen esimerkiksi Google Driven kautta on erinomainen vaihtoehto, sillä silloin sitä pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan reaaliajassa ne henkilöt, joille annetaan siihen oikeus.
   
   

5. Helposti muokattavissa

   Excel-pohjainen julkaisukalenteri on kätevästi muokattavissa, mikäli julkaisuihin tai aikatauluihin tulee muutoksia. Lisäksi sinne on helppo merkitä ideat ylös heti ajatuksen tullessa ja palata myöhemmin muokkaamaan niitä.

   Julkaisukalenteria voi myös muokata juuri omiin tarpeisiin ja tapahtumalle sopivaksi. Julkaisukalenterissa olisi hyvä olla vähintään julkaisupäivämäärä, aihe, kanavat, vastuuhenkilö, formaatti sekä maksettua mainontaa hyödynnettäessä myös kyseisen julkaisun kokonaisbudjetti. Mikäli markkinoinnista vastaa vain yksi henkilö, vastuu-sarakkeen voi jättää pois tai korvata jollain muulla, ja niin edelleen.

Mikäli julkaisukalenteri ei ole vielä tapahtumallasi käytössä, niin ota käyttöön Liveton uusin ladattava pohja Tapahtumamarkkinoinnin julkaisukalenteri!
Tarvitsetko lisää vinkkejä ja ideoita tapahtumasi myyntiin? Käy katsomassa Liveton YouTube-kanava ja tilaa Suomen kiinnostavinta tapahtuma-alan mediaa Livetoa nyt!