Hybriditapahtumat osana tulevaisuutta

Viimeisien kuukausien aikana maailmaa muuttanut koronavirus (COVID-19) on vaikuttanut ryminällä ihmisten elämään eri tavoin. Verkkoon siirtymisestä osittain tai kokonaisvaltaisesti on tullut uusi normaali. Erilaisten suosituksien sekä rajoituksien myötä myös tapahtumat ovat siirtyneet pääosin verkkoon, jonka vuoksi esimerkiksi virtuaalitapahtumat, livestreamit, webinaarit sekä hybriditapahtumat ovat nyt nykypäivää.

Hybriditapahtumien tulevaisuus

Tapahtuma-alan toimijat ovat joutuneet sopeutumaan lyhyessä ajassa poikkeustilaan koronaviruspandemian takia, jolloin tapahtumatkin ovat nyt verkossa. Erilaisien verkkotapahtumien järjestäminen ei kuitenkaan ole kompromissi – se on mahdollisuus!

 "Hybriditapahtuma on livetapahtuman sekä virtuaalitapahtuman yhdistelmä.”

Hybriditapahtumat tulevat olemaan tulevaisuuden tapahtumia. Mitä hybriditapahtumalla sitten tarkalleen ottaen tarkoitetaan? Hybriditapahtuma on livetapahtuman sekä virtuaalitapahtuman yhdistelmä. Vaikka nämä tapahtumat tulevat olemaan isossa roolissa tulevaisuudessakin, fakta on se, että ihmiset haluavat sekä vaativat myös fyysisiä kohtaamisia, jonka takia tapahtuma-ala ei kuitenkaan ole siirtymässä kokonaan verkkoon. Hybriditapahtumat mahdollistavatkin sen, että tapahtumaan osallistujat voivat osallistua tapahtumaan joko livenä tai etäyhteydellä. Brellan blogitekstissä käsitellään, miten virtuaalitapahtumat ovat muuttamassa tapahtuma-alaa. 

”Hybriditapahtuma on loistava vaihtoehto tapahtumien järjestäjille sekä poikkeusolojen aikana että lisävaihtoehtona suuremmalle tapahtumanskaalalle.”

Miten järjestetään hybriditapahtuma?

Onnistuneen hybriditapahtuman järjestäminen vaatii paljon työtä sekä se luo haasteita, sillä kyseessä on tapahtuman järjestäminen, että virtuaalisena sekä livenä. Hybriditapahtuma on loistava vaihtoehto tapahtumien järjestäjille sekä poikkeusolojen aikana että lisävaihtoehtona suuremmalle tapahtumanskaalalle. Tapahtumalla tulee olla selkeä konsepti sekä teema, jotta se tavoittaa kohdeyleisön. Mikä saa ihmiset kiinnostumaan tapahtumastasi, että osa haluaa osallistua siihen myös verkon välityksellä?

Hybriditapahtuman tulee olla mieluisa, niin paikan päällä oleville, kuin verkossa osallistujille. Tapahtumanjärjestäjän tulee luoda tapahtumasta samanlainen kaikille tapahtumaan osallistuville, riippuen heidän osallistumistavastaan.

Ihmiset ovat entistä enemmän vaativampia tapahtuman laadun suhteen. He haluavat rahoilleen vastinetta, jonka takia hyvä teknologia on välttämätöntä! Enää ei riitä ainoastaan yhden kameran ja mikrofonin viritys. Onkin hyvä miettiä, miten hybriditapahtuma toisi osallistujille lisäarvoa. Erilaiset alustat voivat esimerkiksi tarjota verkossa oleville osallistujille mahdollisuuden kommunikoida vuorovaikutustyökalujen kautta kuten chat, äänestykset, kyselyt, reaktiot tai meet & greetit. Oheistuotteiden avulla voi myös saada lisämyyntiä. Voit myydä tuotteitasi paikan päällä tai verkkosivun kautta. Pakettilippujen kuten "pääsylippu ja tuotepaketti" - yhdistäminen on erinomainen keino lisätä tapahtuman arvoa siihen osallistuville. Oheistuotteiden myynnillä voi tukea myös paikallisia yrityksiä esimerkiksi jos tuotepakettiin kuuluisi paikallisen pienpanimon tuotteita.  

Lisää tietoa verkkotapahtumien järjestämisestä löytyy Liveton maksuttomasta webinaarista, jossa Liveton toimitusjohtaja Antti Korhonen keskittyy stream-tapahtumien kaupallisiin mahdollisuuksiin. Voit ladata webinaarin täältä.

Hybriditapahtumien hyödyt

Miksi järjestäisit hybriditapahtuman pelkän livetapahtuman tai virtuaalitapahtuman sijaan?  Hybriditapahtumista löytyy paljon erilaisia hyötyjä kuten esimerkiksi.

1. Ympäristöystävällisyys ja kustannukset

Vähempi osallistujamäärä paikan päällä on ympäristöteko, että säästö. Esimerkiksi osa osallistujista ei käytä omaa autoa tai julkista liikennettä tapahtumaan saapumiseen.

Osittain verkossa oleminen voi vähentää myös esimerkiksi henkilöstökustannuksia.

2. Parempi skaalautuvuus

Kun järjestät hybriditapahtuman, pystyt vaikuttamaan tapahtuman skaalaan. Yhä useampi pystyy osallistumaan tapahtumaasi, kun osa osallistujista on verkossa. Osallistujia voi olla jopa ympäri maailmaa. Hybriditapahtumat ovat siis helppo keino kansainvälistyä oman tapahtuman kanssa.

3. Joustavuus

Kaikkea pystyy muuttamaan, jopa viimeisillä minuuteilla. Esimerkiksi pandemian vuoksi tapahtumia joudutaan perumaan, mutta koska kyseessä ei ole kokonaisvaltainen livetapahtuma, pystyt silti järjestämään tapahtumasi – oli tilanne mikä tahansa.

4. Data

Hybriditapahtuman avulla saat jopa enemmän arvokasta dataa tapahtumastasi verkon avulla, jota voit hyödyntää tapahtuman kehittämisessä. Esimerkiksi oliko hybriditapahtuma onnistunut niin hyvin, että kyseinen tapahtuma kannattaisi järjestää uudelleen. Tämän avulla voit pidentää tapahtumasi elinkaarta.

5. Moderni tapahtuma

Livetapahtuman ja virtuaalitapahtuman yhdistäminen on moderni tapahtuma. Hybriditapahtuma on nyt nuorekas, trendikäs ja luova tapa järjestää tapahtuma. Tulevaisuudessa hybriditapahtumat ovat nousussa, joten mikset järjestäisi huomisen tapahtumaa jo tänään.

 Hybriditapahtuman järjestäminen on mahdollisuus sen sijaan, että järjestäisit pelkästään joko live tai virtuaalitapahtuman.

Tulevaisuuden tapahtuma – Hybridi on nyt täällä.