Aleksanteri-konferenssi 2021 Eurasia and Global Migration - virtuaalitapahtuma

Helsingin yliopiston Aleksanteri-instituutti järjesti virtuaalisesti Liveton alustalla kansainvälisen 20-vuotisjuhlakonferenssin nimeltä “Eurasia and Global Migration”.

Aleksanteri-instituutti

• Helsingin yliopiston humanistisen tiedekunnan yhteydessä toimiva yhteiskuntatieteisiin ja humanistisiin tieteisiin painottuva osasto
• Valtakunnallinen Venäjän ja itäisen Euroopan tutkimuksen laitos
• Perustettu vuonna 1996
• Tutkimusta, opetusta ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta

Virtuaalitapahtuma

Aleksanteri-instituutin alkuperäinen tarkoitus oli järjestää konferenssi kolmipäiväisenä tapahtumana lokakuussa vuonna 2020 Helsingissä. Kesällä 2020 konferenssi päätettiin siirtää koronapandemian vuoksi syksyyn 2021, ja pian tämän jälkeen se päätettiin järjestää kokonaan virtuaalitapahtumana. Tapahtuma keräsi virtuaalisesti paikalle yli 250 henkilöä 39 eri maasta.

Tapahtuma-alustasta haluttiin ammattimainen ja osallistujille helppokäyttöinen. Tapahtumajärjestäjät päätyivät valitsemaan Liveton tapahtuma-alustan, koska konferenssille haluttiin alusta, josta osallistujan ei tarvitse poistua ulkoisille palveluille kesken kaiken. Alusta suunniteltiin konferenssin visuaaliseen ilmeeseen sopivaksi käyttämällä brändivärejä ja tapahtuman omia kuvia. Tavoitteena oli luoda tunnistettava ja stabiili konferenssiympäristö, johon saattoi saapua konferenssin alkaessa ja poistua päätössanojen jälkeen aivan kuten fyysisessäkin tapahtumassa. Osallistujille haluttiin myös pystyä päivän mittaan tarjoamaan luontevasti oheisohjelmaa ja verkostoitumismahdollisuuksia.

Tapahtuma-alusta rakentui seuraavista osista:

• Home – Osallistujat saapuivat ensimmäisenä tapahtuman kotisivulle. Sivulta löytyi kattava esittely Aleksanteri-konferenssista, videotervehdys sekä ohjeistus sosiaalisen median hashtageihin, joita osallistujille suositeltiin käytettäväksi, kun he postaisivat sosiaalisen median kanaviin.
• Stage – Lavalta osallistujat pääsivät seuraamaan suoraa lähetystä, joka toteutettiin ammattimaisesti yhteistyössä kuvaustekniikan kumppanin kanssa. Tapahtuman päättymisen jälkeen lähetyksien tallenteet jäivät näkyviin samalle lavalle ja osallistujat saattoivat palata niiden pariin silloin, kun itse halusivat.
• Panels – Paneelikeskustelut ovat tieteellisen konferenssin ydin. Aleksanteri-konferenssin lähes 40 paneelia saatiin tapahtuma-alustalla jaoteltua virtuaalisiin huoneisiin, ja ne toteutettiin alustalle upotetulla Jitsi Meet -työkalulla, jonka ansiosta osallistujien ei tarvinnut poistua alustalta erillisiin palveluihin. Paneelikeskustelussa osallistujat pääsivät keskustelemaan toistensa kanssa kameran ja mikin välityksellä.
• Book exhibition – Osio sisälsi akateemisten kustantajien kirjanäyttelyitä. Näyttelyt toteutettiin monipuolisesti eri sisältöjen avulla: tekstit, kuvat, upotetut PDF –tiedostot ja videot toivat näyttelyt alustalle.
• Student posters – Opiskelijoiden tekemille postereille rakennettiin tapahtuma-alustalle oma näyttely. Posterit upotettiin suoraan tapahtuma-alustalle luettavaksi ja niiden lisäksi lukijalle tarjottiin esittelytekstissä lisätietoa postereista ja sen tekijästä.
• Conference bag – Osio sisälsi monipuolisesti erilaisia materiaaleja, joihin osallistujat pääsivät tutustumaan itsenäisesti. Osiosta löytyivät esimerkiksi Virtuaalinen Helsinki-kierros, Helsingin yliopiston esittely sekä itkuvirsiworkshop!
• About us – Osiosta löytyi esittely Aleksanteri-konferenssista sekä järjestämisessä mukana olleista henkilöistä. Tämä antoi tapahtumalle kasvot ja toi tapahtumajärjestäjät lähemmäs osallistujia.
• Info desk – Osio sisälsi kattavasti ohjeita tapahtuma-alustan käyttöön sekä upotetun videokeskustelutyökalun, jonka avulla osallistujat pääsivät kysymään kysymyksiä ja keskustelemaan tapahtumajärjestäjien kanssa.
• Chat – Tapahtumassa oli käytössä useampi eri chat -kanava. Yleisen chatin lisäksi esimerkiksi jokaiselle paneelikeskustelulle löytyi oma chat, joka avautui sivun oikeaan laitaan automaattisesti osallistujan klikattua itsensä paneelihuoneeseen. Keskusteluja saatiin näin keskitettyä ja suunnattua haluttuihin aiheisiin.
• Kyselyt – Tapahtuman osallistujia aktivoitiin erilaisilla kiinnostavilla kyselyillä päivien mittaan.

Yhteistyö Liveton kanssa

Tapahtumajärjestäjät olivat tyytyväisiä Liveton tarjoamaan asiakaspalveluun, ja he kokivat saavansa vastauksia nopeasti. Järjestäjän ja Liveton yhteyshenkilön välillä pidettävät palaverit tapahtumaa edeltävinä kuukausina koettiin tärkeinä ja hyödyllisinä.

Tapahtumajärjestäjä koki, että Aleksanteri-konferenssi sai järjestettyä näyttävän 20-vuotisjuhlakonferenssin Liveton tapahtuma-alustalla. Verkostoituminen ja kommunikointi kollegoiden kanssa toteutui tapahtumajärjestäjien mukaan hämmästyttävän hyvin myös virtuaalikonferenssissa: vaikka osa osallistujista koki virtuaalisen kanssakäymisen verkostoitumista rajoittavana tekijänä, moni myös löysi uusia yhteistyökumppaneita tulevaisuuden yhteistyöprojekteihin.

“Moni löysi uusia yhteistyökumppaneita tulevaisuuden yhteistyöprojekteihin”

Virtuaalitapahtumasta saadaan myös kerättyä tarkkaa analytiikkaa. Tapahtumasta kertyneet tilastot ja palaute ovat järjestäjien mukaan arvokasta tietoa tulevien konferenssien suunnittelua silmällä pitäen. Vastaavien tietojen kerääminen perinteisessä tapahtumassa olisi työlästä tai jopa mahdotonta.

Lue lisää Liveton asiakaskokemuksista täältä!