Usea voi samaistua siihen, ettei Zoom-tapaamisen tai etäluennon seuraaminen ole aina kaikista mielenkiintoisinta, vaan keskittyminen herpaantuu auttamatta. Toukokuussa 2021 saimme iloksemme webinaarivieraan, Cyriel Kortlevenin, joka on viihdyttävien onlineistuntojen asiantuntija. Webinaarin pääpuheenaiheina olivat viihdyttävän virtuaalikohtaamisen toteuttaminen ja käytösmallit, joita virtuaalikohtaamisissa tulisi välttää.
Cyriel Kortleven – puhuja, muutoksentekijä, The Simplifier
Cyriel on uransa aikana ansainnut lempinimen, The Simplifier eli yksinkertaistaja. Cyrielin tavoitteena on ja tulee olemaan ihmisten käsitysten muuttaminen virtuaalikohtaamisista. Vaikka osallistujat ovat tähän mennessä tottuneita etäluennoille osallistumiseen, eikä osallistuminen ylipäänsä ole sääntöjen alaista, on Cyrielin mukaan virtuaalikohtaamisen raamit hyvä kirkastaa:
- Lentokonetila – Cyriel haluaa kuulijoidensa aina sulkevan puhelimensa sovellukset, jotta erilaiset ilmoitukset eivät keskeytä istuntoa eivätkä kuulijat edes nopeasti tarkista sometilejään.
- Mykistä mikrofoni – Jos virtuaalikohtaaminen, kuten etäkokous, on kooltaan suuri, ylimääräiset äänet aiheuttavat usein pelkästään häiriötä. Pienemmissä tapauksissa aidot äänet, kuten naurahdukset ovat jopa tervetulleita.
- Käynnistä kamera – kehonkieli on merkittävä osa kanssakäymistä ja videokuvan avulla osallistujat voivat jakaa enemmän tuntemuksiaan ja reaktioitaan.
- Kissat ovat tervetulleita näppäimistölle – Cyriel kannustaa osallistuja olemaan aitoja itsejään, eikä häpeämään esimerkiksi ympäristöään, josta osallistuvat istuntoon.
- Housut eivät ole pakolliset – kunhan et ole nousemassa ylös!
Ylläolevan listan avulla Cyriel tahtoo rikkoa jään itsensä ja yleisön välillä. Listan kohdat eivät ehkä ole kaikista tavanomaisimpia, mutta käydessään ne läpi ennen istuntoa Cyrielin tavoitteena on rentouttaa yleisö. Avoimella keskustelulla hän kannustaa osallistuja viihtymään ja vuorovaikuttamaan.
Tehokas keino vuorovaikutuksen lisäämiseksi on hyödyntää kyselyitä. Jos yleisölle ei ole luonnollista jakaa mielipiteitä oma-aloitteisesti, kyselyt ovat tehokas tapa avata heidän suunsa.
Mitä haasteita online-istunnot kohtaavat?
Cyriel allekirjoittaa, että kaikille osallistujille virtuaaliset toteutusmuodot eivät ole yhtä helppoja kuin perinteiset fyysiset tapahtumat. Syyt voivat olla peräisin tekniikasta, kuten heikoista yhteyksistä tai epävarmuutta omista taidoista käyttää alustaa. Jos alusta on osallistujalle täysin uusi, avainasemassa ovat helppo käytettävyys ja ymmärrys, kuinka mikäkin toimii. Tapahtumaa tai tapaamista järjestäessä on ensisijaisen tärkeää jakaa selkeät käyttöohjeet osallistujille.
Teknisten haasteiden lisäksi kohdataan myös niin sanottuja osallistujalähtöisiä ongelmia. Osallistujien alttius jutella ja ylittää itsensä virtuaalikohtaamisessa voidaan lukea jossain määrin haasteeksi. Small talk kahvikupin äärellä ja keskustelunaloitus fyysisissä tapahtumissa voi olla itsestään selvää, mutta virtuaalisesti asiat ovat toisin. Verkostoitumista virtuaaliympäristössä pidetään suuremman kynnyksen takana, kuin fyysisissä.
Myös osallistujien väsymys ja tunne siitä, että he ovat sidottuja istumaan ruudun edessä lukeutuvat haasteisiin. Liian joustamaton aikataulu ei anna tilaa hengähdyshetkille tai omien ajatusten läpikäynnille. Välttääkseen tylsistyttämästä ja puuduttamasta osallistujia, Cyriel kannustaa osallistamaan kuulijoita mahdollisimman paljon, jotta heidän mielenkiintonsa kestäisi koko istunnon lävitse.
Vinkkejä, kuinka välttää tylsistyminen
- Tarkista yleisösi tunnelma! Kysy yleisöltäsi, kuinka heillä menee istunnon alku-, keski- kuin myös loppuvaiheilla. Esimerkiksi webinaareissa, joissa puhuja ei näe osallistujia, voidaan kannustaa osallistujia vastaamaan kysymykseen chatissa tai kyselytyökalun kautta.
- Käytä keskusteluhuoneita! Pienemmissä kolmen tai neljän hengen ryhmissä juttelu on helpompaa. Esimerkiksi etätapaamisissa osallistujat on myös helpompaa jakaa pienempiin ryhmiin, kuin fyysinen ihmisjoukko.
- Voitko hyödyntää jotain muuta materiaalia diaesitysten lisäksi? Eri näyttöjakojen välillä vaihtelu ei herätä kenenkään kiinnostusta samalla tavalla, kuin oikea toiminta.
Onnistuneen virtuaalikohtaamisen järjestäminen ja viihdyttävän kokemuksen rakentaminen etäyleisölle voi vaatia enemmän ja erilaista suunnittelua, kuin fyysinen kohtaaminen. Lopulta kaikki perustuu vain uskaltamiseen kokeilla uusia asioita ja oman polun löytämiseen: jos et koskaan testaa ideoitasi, et voi tietoo ovatko ne toimivia. Cyrielin mukaan pääasia on, että olet luova ja aktivoiva. Lisää Cyrielin vinkkejä ja hänen jakamiaan työkaluja saat katsomalla webinaarimme.
Jos sinua kiinnostaa osallistua Cyriel Kortlevenin koulutukseen, jossa hän jakaa 21,5 metodia tehostaa osallistumista sekä lisätä vuorovaikutusta ja iloa virtuaalikohtaamisissa, löydät hänen kurssinsa ja lisätietoja täältä.
