Tämä sivu sisältää kaikki tarvitsemasi neuvot ja vinkit virtuaalitapahtumien järjestämiseen. Olemme keränneet nämä tiedot yhteen, tarkoituksena auttaa sinua tekemään informoitu ja perusteltu päätös sopivan alustan ja yhteistyökumppanin valitsemiseen, kun lähdet toteuttamaan seuraavaa virtuaalitapahtumaasi.
Tapahtuman kuin tapahtuman voi järjestää virtuaalisessa muodossa, oli kyse sitten seminaarista, konsertista tai esimerkiksi yrityksen sisäisestä koulutuksesta. Olipa tuleva tapahtumasi näistä mikä tahansa, tai jokin täysin uusi konsepti, vastaa Liveton tapahtuma-alusta sen tarpeisiin.
Sisältö:
Virtuaalitapahtuma on kokonaan verkossa toteutettava tapahtuma ja siinä kävijät kokoontuvat yhteen virtuaaliseen ympäristöön kasvokkain kohtaamisen sijaan. Syitä virtuaalitapahtumien järjestämiseen on monia, kuten osallistumisen helppous ja laajan yleisön tavoittaminen. Ennen virtuaalitapahtuman järjestämistä on tärkeää tutustua aiheeseen laajasti.
Virtuaalitapahtumat ovat yleistyneet ja tämän myötä kehittyneet viime vuosien aikana huimasti. Tapahtumilta vaaditaan jatkossa yhä enemmän, jotta ne vastaavat osallistujien muuttuviin tarpeisiin. Virtuaalitapahtumat ovat tuoneet helpotusta ihmisten arkeen, sillä tapahtumiin matkustamisen poisjäänti on vapauttanut aikaa esimerkiksi perheelle tai muulle vapaa-ajalle, jonka lisäksi virtuaalitapahtumat ovat kustannustehokkaita ja ympäristöystävällisiä. Virtuaalitapahtuma voi olla niin kevyt webinaari kuin laaja yritystapahtuma.
Virtuaalitapahtumissa on äärimmäisen helppoa verkostoitua muiden osallistujien kanssa ja kertoa itsestään, omista palveluista tai vaikkapa vaihtaa kuulumisia vanhojen kollegojen kesken. Virtuaalitapahtumissa kommunikointi tapahtuu pääsääntöisesti eri chat-keskusteluissa, ryhmävideotiloissa sekä yksityisviestien ja yksityisten videopuheluiden välityksellä. Virtuaalitapahtumia voidaan esimerkiksi pelillistää viihtyvyyden lisäämiseksi.
Virtuaalitapahtumat voivat olla myös kaupallisia ja esimerkiksi Liveton kautta saat käyttöösi luotettavat kotimaiset sekä kansainväliset maksutavat. Virtuaalitapahtumalle voidaan luoda oma tapahtumakauppa, missä voit myydä mm. pääsylippuja tapahtumaasi sekä tapahtuman aikana omia tai kumppaneidesi oheistuotteita.
Tapahtuman sisällön suunnittelua ei saa unohtaa myöskään virtuaalitapahtumissa, vaan aikaa suunnitteluun tulee käyttää samalla tavalla kuin livetapahtumiin. Sisältöä voi lähteä suunnittelemaan kohderyhmän ja tapahtuman tavoitteen kautta. Analytiikkatyökalut kertovat virtuaalitapahtumasta, jotta tapahtuman onnistumista on helpompi tutkia. Muun muassa osallistujamäärät ja suosituimmat ajankohdat ovat tärkeitä ja arvokkaita tietoja kerättäväksi. Virtuaalitapahtumaa on helpompi jälkimarkkinoida sekä hyödyntää tallennepohjaisesti, koska tilaa ei tarvitse tyhjentää samalla tavalla kuin esimerkiksi luentosalia. Tapahtumasta kerääntyy dataa eri tavalla kuin fyysisestä tapahtumasta sekä se on helposti vietävissä esimerkiksi CRM:ään tai markkinointijärjestelmiin.
Oleellisena osana virtuaalitapahtumaa on myös sen kuvaustekniikka. Kuvaustekniikka kattaa kaluston ja tarvittavat henkilöstön, kuten ohjaajan. Palvelut on mahdollista myös ulkoistaa alan ammattilaisille, joka onkin varteenotettava vaihtoehto, mikäli välineitä ja tietoa ei suoraan omasta tapahtumatiimistä löydy. Mikäli kaikki tapahtuman puhujat ovat etänä, etäohjaus on erinomainen, mutta samalla edullinen vaihtoehto.
Virtuaalitapahtuma-alusta kerää yhteen tapahtuman osallistujat verkkoon keskustelemaan, katsomaan lähetystä ja paljon muuta. Alustoja on paljon ja ne eroavat toisistaan ominaisuuksiltaan: joillakin alustoilla suoraa lähetystä on vain mahdollista seurata, kun taas joissain on monipuolisia mahdollisuuksia esimerkiksi verkostoitumiseen. Yleisesti tunnettuja alustoja ovat esimerkiksi Zoom ja Microsoft Teams, jotka sopivat hyvin kevyiden virtuaalisten tapaamisten toteuttamiseen. Nämä palvelut eivät kuitenkaan sovellu laajempien tai verkostoitumiseen tähtäävien tapahtumien pitämiseen. Sopivan alustan valintaan vaikuttavat muun muassa tapahtuman luonne ja osallistujamäärä.
Virtuaalitapahtumissa osallistujakokemukseen vaikuttaa erityisesti verkostoituminen ja vuorovaikutuksen mahdollisuus – kun mahdollistat verkostoitumisen osallistujille, ei osallistuminen ole enää passiivista. Kiinnitä siis huomiota verkostoitumisen mahdollisuuksiin alustalla, jota haluat käyttää tapahtumassa.
Vuorovaikutus virtuaalitapahtumassa on helppoa viestien ja puheluiden välillä, mutta osallistujien osallistaminen myös muilla tavoin on suositeltavaa. Olemme Livetolla vastanneet tähän tarpeeseen tarjoamalla mahdollisuuden myös reaaliaikaisille kyselyille ja aktivisuusmittarille, jonka avulla voidaan seurata osallistujien aktiivisuutta alustalla. Osallistujien viihtyvyydestä on tärkeää huolehtia myös virtuaalitapahtumissa!
Virtuaalitapahtuman sisäänpääsy voidaan rajata esimerkiksi lipunostaneille, ilmoittautuneille tai vain kutsutuille henkilöille. Liveton alustalla pääsyoikeuksia voidaan asettaa jopa huonekohtaisesti, ja tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi työpajoihin ja tietyille kohderyhmille tarkoitettuihin lähetyksiin. Käyttäjäryhmät helpottavat verkostoitumista entisestään, kun tapahtuman osallistujia voidaan jakaa erilaisiin ryhmiin tapahtumasta riippuen. Käyttäjäryhmät ja erilaiset pääsyoikeudet tulevat olemaan entistä tärkeämpiä tulevaisuuden tapahtumissa tapahtumakokonaisuuksien kasvaessa, joten huolehdi, että valitsemasi alusta mahdollistaa nämä ominaisuudet!
Tapahtuma-alustasta riippuen sinne voidaan myös tuoda erilaisia tapahtumaa tukevia materiaaleja, kuten puhujien esityksiä, osallistujille ladattavaksi. Lisämateriaalit ja esimerkiksi tapahtumajärjestäjän esittely antavat lisäarvoa osallistujille. Virtuaaliset näyttelyhuoneet tuovat erinomaisen mahdollisuuden esitellä muun muassa kumppaneita tai yrityksen toimintaa erilaisten sisältöjen, kuten tekstien, tiedostojen ja videoiden avulla.
Oikealla alustalla virtuaalitapahtumat voivat vastata kaikkiin osallistujien ja tapahtumajärjestäjien tarpeisiin, pysymällä silti hämmästyttävän helppokäyttöisenä ja suoraviivaisena.
Me Livetolla välitämme aidosti sinusta ja tapahtumastasi – tarjoamme nopean ja asiantuntevan asiakaspalvelun niin sinulle, kuin myös tapahtuman osallistujille. Projektin aikana et jää yksin, vaan osaava asiakkuusvastaava tukee sinua koko matkan ajan. Virtuaalitapahtuman järjestäminen on kanssamme helppoa!
Tutustu Liveton koko prosessiin Hinnoittelu -sivuillamme.
Avaimina onnistuneeseen yhteistyöhön virtuaalitapahtumien, kuten muidenkin tapahtumien parissa, ovat aktiivinen yhteydenpito, joustavuus ja ammattitaito.
Liveton virtuaalitapahtuma-alusta koostuu haluamastasi määrästä erilaisia huoneita, joista jokainen voidaan personoida brändimanuaalin mukaiseksi. Kuvat, värit, fontit ym. – kaikki nämä saadaan osaksi virtuaaliympäristöä. Eri huoneita voi olla yhdestä satoihin, joihin siirtyminen tapahtuu vain napin painalluksen avulla. Tapahtuma-alustan monipuoliset vaihtoehdot huoneiden määrälle, sisällölle ja rakenteelle mahdollistavat tapahtumakohtaiset ratkaisut. Livetolta saat laajan kattauksen erilaisia ominaisuuksia, valitse niistä tapahtumaasi sopivat!
Livetolla on suomenkielinen asiakaspalvelu ja tarjoamme laajat suomenkieliset materiaalit virtuaalitapahtumien järjestämisen tueksi, kuten oppaita ja webinaareja. Liveton Virtuaalitapahtuma-akatemia käy läpi virtuaalitapahtuman suunnittelun ja sen kriittisimmät vaiheet videon muodossa.
Liveton kokonaisvaltaisen alustan avulla hallinnoit kaikkea kerättyä dataa yhdestä paikasta, kuten osallistujatietoja. Tämä on kustannustehokas vaihtoehto monen eri palvelun pallotteleimiselle.
Tärkeimmät työkalut tapahtuman järjestämiseen keskitetysti yhdessä palvelussa, jotta voit keskittyä enemmän ja stressata vähemmän, siksi Liveto.
Aloita seuraavan tapahtuman suunnittelu yhdessä Liveton kanssa!