Virtuaalialusta opetus- ja valmennuskäytössä

Liveton vuoden 2021 ensimmäisessä webinaarissa syvennyttiin virtuaalitapahtumiin opetus- ja valmennus näkökulmasta, kun Jyväskylän ammattikorkeakoulun Katja Pihkasalo tuli keskustelemaan aiheesta yhdessä Liveton Antti Korhosen kanssa. Pihkasalo on ollut järjestämässä erilaisia JAMK:in tapahtumia ja hän työskentelee niin tapahtumien koordinoimisessa kuin myös niiden tuottamisen parissa.

Virtuaalitapahtuman järjestäminen

Pihkasalon mukaan virtuaalitapahtumat ovat helposti lähestyttäviä ja kaikki pystyvät niissä toimimaan, vaikka se tuntuisikin aluksi vieraalta. Virtuaalitapahtuma-alustat ovat monelle täysin uusi kokemus, mutta Pihkasalon mukaan hyvä ohjeistus ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana esimerkiksi chatissa helpottavat osallistujan kokemusta. Toimiva virtuaalitapahtuma-alusta auttaa myös huomattavasti onnistuneen tapahtuman järjestämisessä.

Vaikkakin tapahtumajärjestäjältä löytyisi osaava tiimi taustaltaan, ei tuottajan palkkaaminen mukaan suunnitteluun ole Pihkasalon mukaan lainkaan huono idea. Tuottajalle ei tarvitse luovuttaa koko tapahtuman suunnittelua, vaan hän voi ottaa vastuulleen vain jonkin tietyn osan tapahtumasta, kuten käsikirjoituksen tai konseptoinnin. Tuottaja voidaan palkata myös huolehtimaan esimerkiksi tapahtuman tekniikasta. Kuten myös monilla muilla aloilla, myös koulutusalalla työskentelevät henkilöt ovat usein hyvin kiireellisiä, joten tuottajan ottaminen mukaan poistaa osan kiireestä ja stressistä. Pihkasalon vinkkinä tapahtuman järjestämiseen on eteneminen pala kerrallaan – tapahtumaa kannattaa rakentaa pidemmällä aikavälillä pienemmissä osissa!

Webinaarissa keskusteltiin myös nuorille ja opiskelijoille, noin 18–21-vuotiaille suunnatuista tapahtumista. Kun kohderyhmänä ovat opiskelijat, täytyy tapahtuman sisältöön kiinnittää aivan erityistä huomiota. Tällöin pitää esimerkiksi pohtia, voiko tapahtuman sisällyttää heidän koulupäiväänsä, sekä miettiä opiskelijoiden päivärytmiä aikataulua suunniteltaessa. Markkinointia kannattaa suunnata paitsi opiskelijoille, myös heidän opinto-ohjaajilleen.

Miten virtuaalitapahtumasta saadaan kiinnostava?

Pihkasalo kertoi juontajan merkityksestä virtuaalitapahtumassa kahden hyvin erilaisen toteutuksen näkökulmasta. JAMK:in Hakijan päivä –tapahtumassa oli eri koulutusalan huoneita, missä osallistujat saivat informaatiota tietystä koulutusalasta. Tapahtumassa oli myös erillisenä ständejä, missä tiedotettiin kaikkia opiskelijoita koskevista asioista. Juontajan tehtävänä tässä tapahtumassa oli tiedottaa näistä eri ständeistä ja kehottaa osallistujia vierailemaan niissä. Juontaja myös esitteli itsensä useaan kertaan ja toivotti osallistujat tervetulleiksi, eli tapahtuman tunnelmaan pääsi mukaan, vaikka liittyisi kesken tapahtuman. Aikuiskoulutus tapahtumassa ei ollut varsinaista juontajaa, vaan tapahtuman päälähetys oli tietoiskumainen ja huoneissa oli keskustelumahdollisuus. Pihkasalon mukaan molemmat tapahtumat ja niiden tyylit olivat pidettyjä.

Virtuaalitapahtuma tuo omat haasteensa, ja yksi niistä on sen kiinnostavuuden ylläpitäminen. Tässä Pihkasalon mukaan tärkeänä voidaan pitää juuri juontajan roolia ja osallistujien aktivointia. Välitön läsnäolo ja tapahtuman sisällön rytmittäminen pitävät yllä tapahtuman kiinnostavuutta. Hän painottaa myös osallistujien omaa aktiivisuutta: kysymyksien esittäminen ja oman kameran päällä pitäminen vaikuttavat merkittävästi tapahtuman ilmapiiriin. Osallistujien ei tarvitse pelätä, vaan osallistua rohkeasti!

Pihkasalon vinkit virtuaalitapahtuman osallistujalle:

• Kysy kysymyksiä.
• Pidä kamerasi päällä.
• Ole läsnä hetkessä.
• Kuuntele juontajan neuvoja siitä, minne huoneeseen kannattaa mennä.

Millaiset ovat virtuaalitapahtumien tulevaisuuden näkymät?

Virtuaalitapahtumien tulevaisuutta pohdittaessa Pihkasalo tuumasi, että tekniikka kehittyy koko ajan ja näin myös tapahtumat sen mukana. Palautteen antaminen virtuaalitapahtumista on tärkeää, koska niiden avulla kehittyminen jatkuu ja tapahtumista saadaan entistä parempia.

Koulutusalalle virtuaalitapahtumat ovat tulleet jäädäkseen, sillä Pihkasalon mielestä esimerkiksi etätyöskentely jättää turhat siirtymät pois. Toiselle paikkakunnalle matkustaminen koulutuksen tai seminaarin vuoksi voi viedä paljonkin aikaa, vaikka se onnistuisi helposti myös kotoa käsin tietokoneen äärellä. Pihkasalo toi esiin myös ekologisuuden, sillä virtuaalitapahtumia varten ei tarvitse matkustaa, ja tämä säästää myös luontoa.

Pääset katsomaan webinaarin kokonaisuudessaan täältä. Tutustu myös Liveton webinaariin sopivan virtuaalitapahtuma-alustan valinnasta täältä!