Tässä blogitekstissä on ohjeita ja vinkkejä virtuaalitapahtumaan osallistuvalle kumppanille. Ohjeiden avulla saat rakennettua tehokkaan ja kiinnostavan virtuaalisen kumppanihuoneen sekä osaat hyödyntää tapahtuma-alustan viestintätyökaluja ja muita ominaisuuksia. 

Miten hyödyntää tapahtuma-alustan ominaisuuksia?

Kumppanit voivat osallistua virtuaalitapahtumaan eri tavoin – toisella voi olla vain logonäkyvyys, kun taas toisella voi olla oma virtuaalinen huone ja mainoksia esimerkiksi tapahtuman suorassa lähetyksessä. Monessa tapahtumassa kumppani voi itse päättää, kuinka paljon haluaa panostaa tapahtumaan osallistumiseen ja haluavatko he esimerkiksi rakentaa virtuaalisen huoneen itse. Joissakin tapahtumissa voi olla valmiita paketteja, jotka määrittävät kumppanihuoneen sisältöjen määrän sekä muun näkyvyyden. Saatavilla olevat vaihtoehdot ja ominaisuudet, kuten verkostoitumisen työkalut, vaihtelevat virtuaalitapahtuma-alustasta riippuen.

Kumppanin huoneessa voi olla oma chat-kanava, jota kumppani voi hyödyntää vuorovaikutukseen osallistujien kanssa sekä tiedon jakamiseen. Chatissa voi esimerkiksi esittää kysymyksiä, tervehtiä vierailijoita, jakaa ajankohtaisen tutkimuksen tai linkin arvontaan. Chat on erinomainen tapa nostaa esiin ajankohtaisia asioita ja ohjata huoneen kävijöitä kumppanin omille verkkosivuille. Keskustelun voi myös ohjata chat-kanavalta yksityisviestikeskusteluun tai -videopuheluun, mikäli osallistujalla on esimerkiksi paljon kysymyksiä tai henkilökohtaista asiaa. Yksityisviestikeskustelussa tai -videopuhelussa oman palvelun esittely, myyminen ja verkostoituminen on henkilökohtaisempaa, kuin yleisessä chat-keskustelussa.

Virtuaalitapahtuma-alustalla henkilöt voivat lähettää toisilleen tapaamiskutsuja tietylle päivälle ja kellonajalle. Kutsun vastaanottaja voi itse päättää, hyväksyykö vai hylkääkö hän kutsun. Niin tapahtuman osallistujat, kuin myös kumppanit voivat lähettää toisilleen kutsuja tapaamiseen. Kumppanin edustajat voivat asettaa itselleen omasta profiilistaan ajan, jolloin he ovat valmiita tapaamisiin. Näistä vapaista tapaamisajoista voi kumppani tiedottaa myös oman huoneensa teksteissä tai chatissa.

Kumppanihuoneeseen on mahdollista laittaa ryhmäkeskustelutila, jossa kumppanin edustaja sekä useampi osallistuja voivat olla yhteydessä kameran ja mikin välityksellä. Kumppani voi hyödyntää tilaa esimerkiksi työpaikka tai tuote-esittelyn pitämiseen tai olla vain virtuaalisesti tavattavissa tapahtuman ajan. Lataa täältä verkostoitumiseen liittyvä webinaaritallenne!

Liveton tapahtuma-alusta tarjoaa kumppaneille seuraavat verkostoitumistyökalut:

• Chat
• Yksityisviestit- ja videopuhelut
• Tapaamiskutsut
• Ryhmäkeskustelutilat

Miten kumppanihuone kannattaa rakentaa?

Huoneessa kannattaa olla:

• Tekstiä, kuvia ja videoita
• Logo ja muita tunnistettavia elementtejä
• Yhteystiedot, linkki verkkosivuille ja lisätietoihin
• Mielenkiintoista ja tapahtumaan liittyvää materiaalia
• Aktivoivia elementtejä

Kumppanihuoneessa on hyvä olla vähintään tekstiä, jokin kuva sekä yhteystiedot. Tekstin kannattaa olla houkutteleva, informatiivinen sekä pituudeltaan sellainen, että sen malttaa helposti lukea kesken tapahtuman. Tekstissä voi esitellä lyhyesti esimerkiksi organisaation toimintaa, arvoja ja palveluita. Lisäksi olennaista on laittaa esille yhteystiedot kysymyksiä ja lisätietoja varten sekä linkki verkkosivuille. Mikäli kumppanin edustajia on paikalla virtuaalitapahtumassa, siitä on hyvä mainita tekstissä sekä ohjeistaa yhteydenottoon.

Kuvilla voi havainnollistaa organisaation arvoja tai esitellä esimerkiksi tuotteita. Kuviin on hyvä sisällyttää logo tai muita tunnistettavia elementtejä omasta brändimanuaalista. Kuvilla voidaan tuoda esille myös organisaation henkilöstöä ja esimerkiksi virtuaalihuoneessa paikalla olevat henkilöt. Kuvien lisäksi videot ovat tehokkaita, sillä niillä voi kertoa organisaatiosta, henkilöstöstä, palvelusta tai muista olennaisista asioista. Videoiden kohdalla kannattaa muistaa, että lyhyet videot ovat kaikista tehokkaimpia. Jos haluaa esitellä enemmän ja pidemmin jotakin asiaa, siihen tehokas keino on pdf-muodossa alustalle viety esitys, jonka osallistuja voi lukea tapahtumassa tai ladata itselleen.

Arvonta, peli tai muu osallistujia aktivoiva sisältö on hyvä miettiä huolella etukäteen ja ottaa se huomioon huonetta rakentaessa. Niiden avulla voidaan saada huoneeseen kävijöitä, jotka eivät muuten siellä vierailisi. Lisää tietoa ja vinkkejä osallistujien aktivointiin voit lukea täältä.

Jos virtuaalialustan kummpanihuoneista halutaan saada dataa sinne upotettujen linkkien klikkausten määrästä, voidaan linkkeihin asettaa seurantakoodi. Seurantakoodi saadaan kumppanin omista markkinoinnin työkaluista, kuten Hubspotista tai Facebookista, jolloin seurantakoodin avulla voidaan seurata liikennettä, kuten linkkien klikkauksien määrää.

Huoneen rakentamisessa on hyvä ottaa huomioon sisältöjen järjestys. Katseen vangitseva kuva tai video, mielenkiintoinen väite tai tieto arvonnasta saavat osallistujan yleensä jatkamaan huoneen tutkimista. Lisäksi materiaalit kannattaa sijoittaa tärkeimmästä vähemmän tärkeään, sekä pitää määrä maltillisena. Hyvin rakennetussa huoneessa näkyy brändi muun muassa värityksissä ja kuvissa.

Liveton top 10 vinkit kumppanille:

1. Tee huoneesta selkeä ja helposti luettava.
2. Hyödynnä kuvia ja videoita.
3. Anna brändin näkyä huoneessa.
4. Varmista, että huoneessa on jokin houkutin osallistujille.
5. Ole aktiivinen tapahtumassa.
6. Hyödynnä käytössäsi olevia viestintäkanavia luovasti.
7. Käytä tapahtuman yleistä chat-kanavaa osallistujien tiedottamiseen.
8. Hyödynnä laajasti tapahtuma-alustan tarjoamia verkostoitumistyökaluja.
9. Muista markkinoida osallistumistanne ennen tapahtumaa.
10. Kutsu omia asiakkaita tai kumppaneita aktiivisesti mukaan tapahtumaan.

Oletko itse järjestämässä virtuaali- tai hybriditapahtumaa ja kiinnostuit Liveton virtuaalialustasta? Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan lisää: