Tehtiin kaikkemme, miksi tapahtuma ei menestynyt?

Liian usein tapahtumat eivät pääse myyntitavoitteisiin ja asiakkaille jää huono maku, kun tapahtumassa ei ollutkaan tarpeeksi porukkaa. Tämä tilanne on tapahtumajärjestäjän pahin painajainen. Välttämättä tähtiartistinkaan buukkaaminen ei tuo toivottua kävijämäärää tapahtumaan, joten mikä tällöin avuksi? Ratkaisu on ilmeinen – moni sen tietää mutta harva järjestäjä sitä toteuttaa: tapahtuman suunnitelmallinen myynti ja markkinointi.

Tapahtuman suunnitelmallinen myynti

”Kun ottaa tapahtumaan kasan tähtiartisteja niin se on takuuvarma hitti.” Näin ei ole, sillä tapahtumat eivät myy itseään. Tapahtuman myynti pitää aloittaa jo kauan ennen ensimmäisen lipun ostoa. Tapahtuman myynnin suunnittelu alkaakin aina kysymyksellä, miksi? Kun tiedetään, miksi jokin kampanja, dynaaminen hinnoittelu tai myyntitempaus tehdään, seuraavaksi vastataan kysymyksiin:

• Kenelle myynti kohdennetaan?

• Miten se tehdään?

• Millä aikataululla se toteutetaan?

Näissä kysymyksissä on hyvä hyödyntää aikaisempien vuosien asiakasdataa, jota on mahdollista saada esimerkiksi lipunmyyntikumppanilta. Jos tapahtuma järjestetään ensimmäistä kertaa, niin silloin isossa roolissa on ostopersoonan määrittäminen.

Itse myynnin toteutus ja seuranta tulee tapahtua suunnitelman mukaisesti ja aikatalutetusti, sillä tällöin pystytään keräämään dataa, mitä voidaan hyödyntää markkinointiin ja mahdollisiin tuleviin tapahtumiin. Esimerkiksi tuottiko tehty lipunmyyntikampanja halutun tuloksen vai onko tulevia kampanjoita syytä muokata? 

Tapahtuman markkinointi

Markkinointi on asia, jota moni järjestäjä tekee vasemmalla kädellä. Mainokset ja postaukset tehdään sosiaaliseen mediaan miettimättä sen enempää niiden tarkoitusta. Usein tapahtumajärjestäjät luulevat olevansa Facebook-markkinoinnin osaajia, mutta eivät ole ikinä edes käyttäneet Facebook Ads Manager -työkalua. Tapahtuman markkinointiin tulee perehtyä syvällisesti tai antaa vastuu ammattilaisille.

Mikäli markkinointi ei ole suunnitelmallista ja sitä ei seurata, on sen tehoa mahdoton määrittää, jolloin heitetään taas rahaa hukkaan.  Myöskin oikein kohdennettu markkinointi säästää järjestäjän hermoja ja rahaa, jolloin myös siitä saatu data on aitoa ja hyödynnettävissä. Jotta markkinointia pystyy kohdentamaan, tulee ensiksi määrittää tapahtuman ostopersoonat. Markkinoinnin kohdentamiseen ja seuraamiseen on hyvä käyttää siihen tarkoitettuja työkaluja, esimerkiksi:

• Hubspot

• Facebook Ads Manager

• Google Ads.

Tapahtuman Pelikirja

Vaikka tässä blogissa läpi käydyt asiat ovat monelle itsestäänselvyyksiä, silti harva toteuttaa niitä onnistuneesti. Tämä johtuu yleensä tapahtumajärjestäjän kiireisestä aikataulusta.

Tapahtuman Pelikirja on Liveton konsepti, jossa tapahtumajärjestäjä saa Liveton tiimin avukseen tapahtuman myynnin suunnitteluun ja toteutukseen. Pelikirjassa luodaan yhdessä Liveton ammattilaisten kanssa askelmerkit onnistuneeseen tapahtumamyyntiin!

Haluatko tietää lisää? Pyydä tarjous!