Tapahtumateknologian trendit vuosina 2023-2025

Tapahtumateknologiat ovat kehittyneet vuosien 2020-2022 aikana karkeasti yleistäen miltei enemmän kuin sitä edeltävän 10 vuoden aikana yhteensä. Pakko on välillä paras motivaattori ja vaikkakin pandemia oli meistä monelle kamala takaisku, sen avulla koko toimiala on mennyt valtavasti eteenpäin. Uskallan tämän sanoa, koska Liveto on kuulunut tähän joukkoon ja tiedän kokemuksesta, mistä puhun. Menneestä voidaan oppia paljon ja kaikki tämä viisaus tulisikin nyt valjastaa tulevaisuuden tarpeiden ymmärtämisen ja eteenpäin vievän kehityksen voimavaraksi. Vaikka todennäköisesti tiedätkin, mitä on tapahtunut, otetaan lyhyt katsaus menneeseen ja sen jälkeen pohditaan tulevaa.

Kun livetapahtuman kahvipullat vaihtui oman keittiön antimiin

Kohtaamisten rajoittaminen pakotti tapahtumat siirtymään virtuaali- ja hybriditapahtumien pariin, toisille tämä saattoi olla laihasti jo tuttu juttu, mutta suurimmalle osalle täysin vieras peli. Virtuaali- ja hybriditapahtumia on tehty jo vuosikymmeniä, mutta niistä ei ole varsinaisesti puhuttu tapahtumamuotona, ja nyt nämä uudet genret tulivat monelle annettuna. Tämä tarkoittaa sitä, että pakon edessä tapahtumajärjestäjät joutuivat kiireessä oppimaan ja toteuttamaan uutta. Toteutuksia varten oli muutamia ohjelmistoja ja palveluita valmiina, mutta suurin osa toimialan ratkaisuista nousi pystyyn vuodesta 2020 alkaen.

Palveluiden pystyttämisen tahtia voisi hyvillä mielin kuvailla sanonnalla ”nousi kuin sieniä sateella”, ja tämä loi markkinaan automaattisesti valtavan kilpailun niin asiakkaista kuin tuotteen toimivuudesta. Jos tapahtumateknologioihin ei olisi kaadettu miljardeja euroja sijoitettua ja lainattua pääomaa sekä muuta rahaa, tämä kaikki olisi jäänyt toteutumatta. Kiitos rahoitusmarkkinan hyvästä tilanteesta toimiala pystyi kehittymään räjähdysmäisesti ja sinne nousi sekä vakiintui uudet vakiomuotoiset tapahtumasegmentit:  virtuaali- ja hybriditapahtumat.

Pelkästään virtuaali- ja hybriditapahtumiin keskittyviä palveluita tuli kymmeniä, ellei satoja, tapahtumajärjestäjien käytettäväksi, kun asiaa tarkastelee globaalilla mittarilla. Rajoitusten vaiheittain purkaantuessa 2022 paikkeilla näiden palveluiden ydinliiketoiminnan kysyntä ja tarve markkinalla tippui dramaattisesti – ihmiset saivat vihdoin tavata, joten kuka nyt haluaisi jäädä kotiin striimiä katsomaan? Myös tapahtumajärjestäjät saivat viimein tehdä tapahtumia siinä muodossa missä halusivat, eivätkä enää olleet pakotettuja tekemään niitä muodossa, mikä ei tunnu omalta. Karkeasti voi sanoa, että pelkästään virtuaali- ja hybriditapahtumiin keskittyviä palveluita on jo nyt tippunut pois pelistä ja lisää on vielä luvassa. Mutta mille sitä kysyntää sitten piisaa?

Tapahtumahallinta, lipunmyynti ja muut arkiset työkalut

Ennen pandemiaa tapahtumateknologiat keskittyivät pitkälti johonkin tiettyyn osa-alueeseen kuten tapahtumahallinta (ilmoittautuminen, rekisteröinti), lipunmyynti tai vaikkapa tapahtumasovellus. Työkalujen segmentoinnin lisäksi ohjelmistot olivat pitkälti suunniteltu livetapahtumien toteuttamisen tueksi, joten virtuaali- ja hybriditapahtumien tuki tyypillisesti puuttui miltei kaikista.

Uusi tilanne markkinassa kuitenkin pakotti ohjelmistot kehittämään joko 

a.) tuen näille eri tapahtumamuodoille osaksi olemassa olevia työkaluja, tai 

b.) kehittämään uusia työkaluja osaksi omaan järjestelmäänsä.

Toki on myös osasto, joka

c.) ei reagoinut mitenkään, mutta ei keskitytä nyt näihin tässä kirjoituksessa.

Toimijat ketkä olivat ennen pandemiaa olleet markkinassa mukana jo vaikkapa 10 vuotta, joutuivat kehittymään pakon edessä vähintään tukitoimintojen kehittämisen osalta, mutta suurin osa piti kuitenkin kiinni omasta olemassa olevasta liiketoiminnastaan.

Tapahtumateknologioiden tulevaisuus ja tapahtumajärjestäjien tarpeet

 Edellä kuvatusta voidaan karkeasti nähdä kaksi asiaa:

1.)   Toimialalle nousi tiettyihin tapahtumamuotoihin keskittyneitä palveluita valtavasti lyhyessä ajassa ja markkinatilanteen muuttuessa kaikille ei riittänyt enää bisnestä

2.)   Toimialalla jo olleet palvelut joutuivat kehittymään paljon lyhyessä ajassa kyetäkseen tarjoamaan palveluita muuttuneeseen tilanteeseen. Osalle riitti tarjota vain välttämätön, osa kehitti paljon uutta osaksi omaa kivijalkaansa.

Tätä analogiaa jos katsotaan holistisesti isossa kuvassa voidaan nähdä se, että tapahtumajärjestäjille on tullut yhden tapahtumamuodon sijaan kolme eri muotoa mistä valita, ja todennäköisesti kaikkiin näihin tarpeisiin on ajansaatossa ja vuosien varrella valittu eri ohjelmistoja ja palveluita käytettäväksi. Osa tapahtumajärjestäjistä pitäytyy todennäköisesti myös tulevaisuudessa vain livetapahtumissa, mutta voittajia tulevat olemaan ne, ketkä osaavat ketterästi hyödyntää näitä kaikkia kolmea. Miksikö? Kerron siitä seuraavassa kappaleessa. Käytännössä tämä ohjelmistojen hankintasykli on vienyt monet yritykset, yhdistykset, koulut ym. siihen tilanteeseen, että omalta työpöydältä löytyy useita eri ohjelmistoja, jotka eivät välttämättä keskustele kovinkaan hyvin keskenään, tapahtumatiedot ovat hajautuneet eri paikkoihin sekä työskentely on hidastunut ja ohjelmistojen vuosikulut yhteensä verrattain paljon.

Mitäpä sanoisit, jos yhdistelisimme hieman pisteitä edellä kuvatusta. Kuinka todennäköistä on, että markkinaan muodostuu palveluita, jotka pystyvät tarjoamaan enemmän työkaluja yhdestä paikasta, helpottaen samalla tapahtumajärjestäjän työtä sekä tätä kautta auttavat luomaan parempia osallistujakokemuksia eri muotoisiin tapahtumiin? Olisiko tapahtumajärjestäjän työ helpompaa, jos ei tarvitsisi hyppiä eri ohjelmistojen välillä ja taustaprosesseja voitaisiin aidosti automatisoida esimerkiksi CRM- ja viestintäjärjestelmien osalta?

Onko käyttäytyminen muuttunut pysyvästi ja miten siihen tulisi reagoida?

Tapahtumien keskiössä tulisi aina olla loppuasiakas, eli osallistuja, koska heitä vartenhan niitä tapahtumia lopulta tehdään. Miten sinun mielestä ihmisten käyttäytyminen on muuttunut vuosien 2020-2022 aikana? Jos katson asiaa subjektiivisesti omasta näkökulmastani, ihmisten käyttäytyminen on muuttunut pysyvästi, eikä vanhaan ole enää paluuta. Ihmiset ovat meidän kaikkien onneksi päässeet maistamaan etäosallistumisen mahdollisuuksia — ajansäästöä arjessa, pienempiä tapahtumapäästöjä sekä helpompaa osallistumista. Ihmiset tarvitsevat kohtaamisia, läsnäoloa, hymyä sekä halauksia, mutta kaikelle on paikkansa.

On tapahtumia ja tilaisuuksia, joissa etäosallistuminen voi olla jopa tehokkaampi muoto vaikuttaa osallistujiin. Jos annamme osallistujalle mahdollisuuden valita missä muodossa he tapahtuman sisältöä haluavat kuluttaa, tällä on positiivinen vaikutus tapahtuman läsnäoloprosenttiin. Tapahtumien osallistujille on muodostunut entistä kirkkaammat henkilökohtaiset valinta- ja arviointikriteerit sen osalta, miten ja missä muodossa he ovat kiinnostuneita osallistumaan. Kuinka hyvin sinä tiedostat nämä omien kohderyhmiesi osalta?

Entäs ne trendit 2023-2025?

Jos tänne asti olet lukenut huomaat etten anna asiaan yksiselitteistä vastausta. Lähestyn asiaa kuluttajakäyttäytymisen kautta sekä sen narratiivin, joka meidän jokaisen tulisi ymmärtää. Mitenkä ihmisten käyttäytyminen on tosiasiallisesti muuttunut viime vuosina ja minkälaiset työkalut tapahtumajärjestäjille tulisi näihin vastaamiseen olla jatkossa? 

Onko parempi käyttää useita eri palveluita ja järjestelmiä erilaisiin tarpeisiin vai koittaa hakea keskitettyä hyötyä sekä tätä kautta viemällä enemmän munia yhteen koriin kehittää samalla omaa toimintaansa? Tässä tekstissä oli oma näkemykseni myös siitä mihin kaikki toimialan ohjelmistot tulevat tähtäämään ennemmin tai myöhemmin.

Mikäli haluat tietää lisää tapahtumateknologioiden tulevaisuudesta, kokonaisvaltaisesta tapahtumajärjestelmästä, tutustu Liveton uunituoreeseen oppaaseen! 8 syytä hankkia kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä -opas antaa sinulle ensimmäisten joukossa tiedon, mitä nämä järjestelmät tarkoittavat ja miksi sinun tulee kiinnostua niistä. Lataa opas tai ole suoraan meihin yhteydessä, niin keskustellaan lisää tapahtumateknologioista ja niiden tulevaisuudesta!