Tapahtumajärjestäjä haluaa olla rekisterinpitäjä

Boss Korhosella on asiaa -sarjassa tuodaan esiin olennaisia ja tärkeitä asioita tapahtumajärjestäjille. Jokaisessa jaksossa käsitellään eri aihetta, joka esitellään lyhyesti ja mahdollisimman selkeästi. Sarjan kuudennessa jaksossa käsitellään aiheita asiakasrekisterit ja GDPR sekä sitä, miksi tapahtumajärjestäjän pitäisi olla ajan tasalla ja kiinnostunut näistä aiheista. Videon pääset katsomaan alta.

Mikä on GDPR?

GDPR tulee sanoista General Data Protection Regulation ja se tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä sääntelevää lakia. Tietosuojalakia muutettiin ja alettiin soveltaa kaikissa EU-maissa keväällä 2018. Lain muuttamisen takana oli tavoitteet paremmasta tietosuojasta sekä EU-maiden yhtenevä linjaus tietosuojansääntelyssä. Tarkoitus oli myös vastata paremmin digitalisaatioon ja globalisaatioon liittyviin tietosuojakysymyksiin ja edistää digitaalisten sisämarkkinoiden kehittymistä. 

Tapahtumajärjestäjä rekisterinpitäjänä

Olennaisimmat käsitteet tapahtumajärjestäjälle ovat rekisterinpitäjä ja datan prosessoija. Pohtiessa eri lipunmyyntiratkaisuja kannattaa miettiä, kuka on rekisterinpitäjä, eli kuka omistaa datan.

Esimerkiksi jos käyttää palvelua X, jossa palveluntarjoaja on rekisterinpitäjä, niin silloin kaikki tapahtumasta generoitunut asiakasdata on palveluntarjoajan omistuksessa. Jos taas palveluntarjoaja on prosessoija ja tapahtumajärjestäjä rekisterinpitäjä, kaikki tapahtumasta generoitunut asiakasdata on tapahtumajärjestäjän omaisuutta.

Tapahtumajärjestäjän kannattaa aina pyrkiä itse olemaan rekisterinpitäjänä, koska asiakasdataa keräämällä saa mahdollisuuden oppia ja rikastaa tietämystä tapahtuman tulevaisuutta varten sekä hyödyntää tietoa myös markkinoinnissa. 

 Datan keräämisen avulla pääset seuraamaan ja tutkimaan asiakkaiden kautta esimerkiksi seuraavia asioita:

• Sitoutumisia

• Aktiivisuutta

• Myyntiä

• Kävijöiden määrää

• Sosiaalisen median tavoittavuutta

• Myytyjen lippujen määrää

• Uusia liidejä

Käytäntö Livetolla

Livetolla toimimme itse käsittelijöinä ja tapahtumajärjestäjä rekisterinpitäjänä, jotta järjestäjä pystyy kehittämään tapahtumaansa ja hyödyntämään paremmin tietoa tulevaisuudessa, riippumatta siitä, käyttääkö järjestäjä palveluamme jatkossa.

Olemme luoneet Datan hyödyntäminen tapahtumissa- oppaan, jonka pääsee lataamaan ilmaiseksi sivuiltamme. Oppaassa käydään esimerkkien avulla läpi ilmoittautumistyökalun käyttöä, liidien keräystä, automaation hyödyntämistä ja datan analysointia, sekä annetaan paljon hyödyllisiä tipsejä datan keräämisestä ja sen hyödyistä. Oppaan pääset lataamaan tästä.