Psykologinen turvallisuus yrityksen sisäisissä tapahtumissa

Psykologinen turvallisuus on varmasti monelle tuttu termi työpaikalta, mutta huomioidaanko sitä vielä tarpeeksi yritysten tapahtumissa ja tilaisuuksissa? Tapahtumien psykologinen turvallisuus on erittäin tärkeä ja ajankohtainen aihe, sillä pelkästä fyysisestä turvallisuudesta huolehtiminen ei riitä. Tässä blogissa käsitellään psykologista turvallisuutta ja miten sitä voidaan lähteä rakentamaan yrityksen tai organisaation sisäisissä tapahtumissa.

Mitä tarkoittaa psykologinen turvallisuus?

Psykologinen turvallisuus on erittäin tärkeä osa tapahtumaa, sillä sen avulla luodaan ilmapiiri, jossa osallistujat kokevat olonsa mukavaksi ja hyväksytyksi. Psykologinen turvallisuus on tietenkin tärkeää kaikenlaisissa tapahtumissa, ei vain yrityksen sisäisissä tapahtumissa. Etenkin suurissa yleisötilaisuuksissa, kuten festivaaleilla, on tärkeää huomioida psykologinen turvallisuus jo riskikartoituksesta lähtien. Tässä blogitekstissä keskitytään kuitenkin yrityksen tai organisaation sisäisiin tapahtumiin, sillä näissä aiheeseen ei kiinnitetä välttämättä yhtä paljon huomioita.

Psykologinen turvallisuus määritellään työpaikoilla usein ilmapiiriksi, jossa henkilö kokee pystyvänsä esittämään uusia ideoita ja kysymyksiä turvallisesti ilman pelkoa negatiivisista seurauksista. Jotta psykologisesti turvallinen ilmapiiri voidaan saavuttaa työpaikan tapahtumissa, kuten koulutuksissa, webinaareissa tai juhlissa, tulee turvallisen ilmapiirin vallita työpaikassa myös muulloin. Ensimmäisenä tulee siis lähteä liikkeelle siitä, että rakentaa työpaikalle psykologisesti turvallisen ilmapiirin ja kulttuurin.

Psykologinen turvallisuus ja tapahtumat

Kun tapahtuman ilmapiiri on psykologisesti turvallinen, tuntee osallistuja olonsa tärkeäksi ja hänen on helppo ottaa osaa tapahtumaan. Osallistaminen onkin tärkeä osa psykologista turvallisuutta, jotta osallistujalle ei tule tapahtumassa ulkopuolinen olo. Osallistujia tulee kannustaa palautteen ja kehitysideoiden antamiseen sekä tapahtuman aikana että sen jälkeen.

Yrityksen sisäisissä tapahtumissa jokainen osallistuja on otettava huomioon, mikä voi olla haastavaa erityisesti silloin, kun osallistujia on paljon. Esimerkiksi uusia työntekijöitä ei pidä unohtaa yrityksen juhlatilaisuudessa – ratkaisuksi heidät voi sijoittaa istumaan illallisella henkilön viereen, joka voi toimia juttukaverina ja tukena tapahtuman ajan. Lisäksi on tärkeää antaa kaikille osallistujille tarpeeksi tietoa tapahtumasta etukäteen, jotta he tietävät mitä odottaa tapahtumalta ja olo omasta osallistumisesta on varmempi. Tapahtumaviestintä on tärkeä osa tapahtuman psykologista turvallisuutta ja sitä varten kannattaa ajoissa hankkia sopiva tapahtumajärjestelmä.

Vinkki: Tiesitkö, että Tapahtumasovellus on erinomainen tapa viestiä nopeasti ja reaaliajassa kaikille tapahtuman osallistujille? Lue lisää Liveton Tapahtumasovelluksesta täältä!

Tapahtumat voivat toimia myös keinona parantaa yrityksen psykologista turvallisuutta. Tällaisten tapahtumien keskiössä ovat erilaiset aktiviteetit, jotka ryhmäyttävät työporukkaa, avaavat keskustelua ja rakentavat luotettavaa sekä turvallista ilmapiiriä. Osallistujien on kuitenkin annettava itse päättää, haluavatko he osallistua aktiviteetteihin – ketään ei saa painostaa mukaan! Tapahtumat voivat liittyä työhön tai olla kevyempiä tilaisuuksia, kuten työhyvinvointi-iltoja. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi workshop -henkiset koulutukset, onnistumisia juhlistavat gaalat sekä lounastilaisuudet.

Liveton top 5 vinkkiä, joista lähteä liikkeelle

1. Tutki psykologista turvallisuutta ja mikäli aihe on sinulle täysin uusi, konsultoi tarvittaessa aiheen ammattilaisia tai keskustele muiden tapahtumajärjestäjien kanssa siitä, miten he ovat ratkaisseet asian omissa tapahtumissaan.
2. Määritä vastuuhenkilö tai -henkilöitä, joiden tehtävänä on edistää tapahtuman psykologista turvallisuutta.
3. Varaa tarvittava määrä resursseja, kuten aikaa ja budjettia. Tarvitaanko esimerkiksi tapahtuman suunnitteluun mukaan lisää henkilöitä ja löytyykö käytössä olevasta tapahtumajärjestelmästä kaikki tarvittavat ominaisuudet muun muassa viestintään? 
4. Tiedota asiasta! Tuo tapahtumasi keinot huolehtia psykologisesta turvallisuudesta osaksi viestintää hyvissä ajoin. Esimerkiksi, jos tapahtumassa on paikalla henkilö kenelle osallistujat voivat puhua ahdistuksesta tai muista ikävistä ajatuksista, tiedota mistä hänet tapahtumassa löytää ja mihin kellonaikaan.
5. Ohjeista kaikkia tapahtuman työntekijöitä siitä, miten heidän tulee toimia tapahtuman psykologisen turvallisuuden saavuttamiseksi. Kaikkien työntekijöiden tulee olla tietoisia prosesseista ja toimintatavoista sekä osata kohdata osallistujat sopivalla tavalla.

Kun tapahtuma on psykologisesti turvallinen, vaikuttaa se positiivisesti myös osallistujakokemukseen. Olonsa turvalliseksi tunteva osallistuja on todennäköisemmin aktiivinen ja myös vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Kaikki tämä tietenkin vaikuttaa positiivisesti myös yrityksen brändiin, työnantajamielikuvaan sekä tapahtumien osallistujamäärään!

Oletko järjestämässä tapahtumaa ja kaipaat perustietoa järjestämisen tueksi? Apua löydät Liveton Uuden tapahtumajärjestäjän käsikirjasta. Muuta lisämateriaalia tapahtumajärjestämiseen löytyy runsaasti Liveton blogista, oppaista ja webinaaritallenteista.

Tapahtumajärjestämiseen tarvitset myös siihen sopivat työkalut. Liveton tapahtumajärjestelmästä löydät varmasti tarvitsemasi onnistuneen tapahtuman järjestämiseen, lue lisää meistä verkkosivuiltamme tai laita meille viestiä, niin kerromme lisää!