Näin järjestät onnistuneesti yrityksen ja yhdistyksen sisäisen virtuaalitapahtuman

Yhä useamman yrityksen ja yhdistyksen siirtyessä suosimaan etätyötä sekä työntekijöiden siirtyessä kauemmas toimistolta, nousee yritysten sisäiset tapahtumat merkittäväksi tekijäksi yrityskulttuurin säilyttämisessä. Nämä tapahtumat ovat oiva tapa sitouttaa työntekijöitä sekä selkeyttää yhteisiä tavoitteita ja toimintamalleja, ja luoda yhteishenkeä. Mutta miten yrityksen sisäiset tapahtumat voidaan toteuttaa onnistuneesti virtuaalisesti, ja mihin kaikkeen muuhun niitä voidaan soveltaa? Tämä blogiteksti on kirjoitettu Liveton webinaarin pohjalta, jossa vierailemassa oli Markkinointikollentiivin Sanna-Kaisa Koivisto.

MarkkinointiKollektiivi on järjestänyt yli 140 virtuaalitilaisuutta

MarkkinointiKollektiivi on Suomen suurin markkinoinnin alan ihmisten yhteisö, ja Facebookissa on mukana jo lähes 20 000 jäsentä. MarkkinointiKollektiivin tavoitteena on osaamisen jakaminen ja yhdessä oppiminen – näihin tähdätään erilaisten tapahtumien avulla. Kollektiivi ja sen asiantuntijat auttavat myös alan rekrytoinneissa. Sanna-Kaisa Koivisto toimii MarkkinointiKollektiivissa tuottajana ja osakkaana, tämän lisäksi hän on toiminut Liveton apukätenä muun muassa markkinoinnin rekryissä.

MarkkinointiKollektiivi on pandemian aikana vienyt kaikki tapahtumansa verkkoon, ja maaliskuun 2020 jälkeen he ovat järjestäneet virtuaalisesti yli 140 tilaisuutta. Kollektiivi järjestää erilaisia koulutuksia tietyistä teemoista, ja esimerkiksi tammikuun 2022 SOME -aiheiseen virtuaalitapahtumaan osallistui yli 700 henkilöä. Koulutusten lisäksi järjestetään joka tiistai MK Aamukahviseura, jossa alasta kiinnostuneet henkilöt kerääntyvät yhteen 30 minuutiksi. Keskusteluhenkinen Aamukahviseura on pyörinyt jo kahden vuoden ajan, ja paikalla on yleensä satoja henkilöitä vaihtamassa ajatuksia.

Millaisia sisäisiä tapahtumia voidaan järjestää?

Yritysten ja yhdistysten sisäiset virtuaalitapahtumat voivat olla sisällöltään ja muodoltaan lähes millaisia vain. Yleisimpiä tarpeita ovat kuitenkin seuraavat:

1. Infotilaisuudet
   
   Tapahtumat, jossa käydään läpi yrityksen tai yhdistyksen sisäistä viestintää. Tämä voi olla tarpeen myös silloin, kun tietoa tarvitsee tiivistää tai halutaan varmistaa, että tieto on yhdenmukaista kaikilla. Infotilaisuuksia on hyvä pitää myös silloin, kun aihe herättää paljon kysyttävää tai keskustelua.
   
   
2. Koulutukset
   
   Erilaiset koulutukset uusista asioista tai toimintamalleista. Koulutuksia voidaan järjestää myös esimerkiksi sidosryhmille.
   
   
3. Yhteisöllisyyttä lisäävät tilaisuudet
   
   Pandemian aikana yritykset ovat järjestäneet esimerkiksi pikkujouluja virtuaalisesti. Markkinointikollektiivin Aamukahviseurat ovat hyvä esimerkki siitä, millaisia yhteisöllisyyttä kehittäviä ja keskustelunomaisia tilaisuuksia voidaan järjestää.
   
   
4. Koulutuskirjastot
   
   Hieman uudempi ajatus ja idea on järjestää virtuaalialustalle koulutusympäristö, joka on auki pidemmän ajan, esimerkiksi vuoden. Alustalle voidaan kerätä yhteen erilaisia koulutusmateriaaleja, joita voi käydä itsenäisesti katsomassa, silloin kun itselle sopii.
   
   

Miksi järjestää sisäinen virtuaalitapahtuma?

Koiviston mukaan virtuaalialustat ovat kehittyneet valtavasti eteenpäin ja antavat nykyään paljon enemmän mahdollisuuksia, kuten esimerkiksi Teams, josta monella on jo ”ähky”. Virtuaalitapahtumia ei kannata kuitenkaan järjestää silloin, kun saman asian voi hoitaa vaikka yhdellä sähköpostilla, vaan silloin kun halutaan sitouttaa ja herättää tunteita. Virtuaalitapahtumia kannattaa järjestää, koska:

• Osallistujien saaminen mukaan kaikkialta Suomesta ja maailmalta on helpompaa. Koiviston mukaan MarkkinointiKollektiivi on saanut tapahtumiin enemmän osallistujia, kun he ovat alkaneet järjestää tapahtumia virtuaalisesti.

• Monipuolisten puhujien hankkiminen on myös helpompaa, sillä puhujan ei tarvitse tulla paikan päälle.

• Virtuaalitapahtumat mahdollistavat myös vertaistuen saamisen ja yhteisöllisyyden luomisen.

• Tapahtuma antaa tasavertaisen mahdollisuuden sille, kuka pääsee ääneen – kaikilla on mahdollisuus puhua, kirjoittaa tai äänestää.

• Virtuaalialusta tarjoaa työkaluja kävijöiden osallistamiseen: chatit, poll -kyselyt, viestit ja yksityispuhelut.

• Virtuaalitapahtuman järjestämiseen menee yleensä paljon resursseja, mutta niin myös fyysisen, eli livetapahtuman järjestämiseen. Joskus yksinkertaisen virtuaalitapahtuman järjestäminen tulee paljon edullisemmaksi, kun esimerkiksi ruoka- ja matkakulut jäävät pois.

Sanna-Kaisa Koiviston vinkit virtuaalitapahtuman järjestämiseen

1. Perusasiat kuntoon
   
   Virtuaalitapahtumia järjestäessä on tärkeää panostaa hyvään suunnitteluun ja ajankäyttöön. Osallistujien ajankäyttö on tänä päivänä suuressa roolissa ja sitä tarkastellaan kriittisesti – miksi käyttäisin aikaa tähän tapahtumaan? Tapahtuman aikataulu on hyvä olla myös selkeästi esillä osallistujalle.
   
   
2. Teema ja sisältö
   
   Sisältö on tärkein tässäkin tilanteessa. Yhteisön jäsenten mukaan parasta on keskittää tapahtuma tietyn teeman ympärille.
   
   
3. Teknisiin ongelmiin varautuminen
   
   Joka tapahtumasta löytyy aina jotain teknisiä ongelmia, mutta tärkeintä on varautua niihin. Puhujille ja osallistujille tulee olla selkeät ohjeet sekä mahdollisesti kenraalit. Osallistujan polku tulee suunnitella ja ohjeistaa myös huolella.

Haluatko oppia lisää? Lataa itsellesi opas sisäisiin ja ulkoisiin hybriditapahtumiin ja niiden järjestämiseen.