<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=513124235848573&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Miksi virtuaalitapahtuman järjestäminen kannattaa?

virtuaalitapahtuma -blogin kuvaTänäpäivänä, kun fyysisesti järjestettävät tapahtumat eivät ole enää itsestäänselvyys nousee virtuaalitapahtumien arvo ja merkitys esiin! Onneksi teknologian avulla tapahtumat voidaan nykyään toteuttaa näppärästi verkon välityksellä, jolloin tapahtumasta pääsee nauttimaan vaikkapa suoraan omalta kotisohvalta. Lisäksi virtuaalitapahtumat tuovat paljon uusia ulottuvuuksia ja vaihtoehtoja perinteisen tapahtuman rinnalle.

Mikä on virtuaalitapahtuma?

Virtuaalitapahtuma on kokonaan verkossa järjestettävä tapahtuma, jossa yhtä lailla kuin muissakin tapahtumissa, on tavoitteena luoda osallistujalle elämyksellinen kokemus. Yleisimmin virtuaalitapahtumat ovat joko webinaareja, konferensseja tai verkkokursseja, mutta nykymaailmassa on jo nähty myös konsertteja ja muita tapahtumia virtuaalisesti. Kuka siis tietää, mitä tulevaisuudessa virtuaalitapahtumat voivat vielä pitää sisällään.

Virtuaalitapahtuma voidaan toteuttaa esimerkiksi virtuaalialustan, striimauksen eli suoratoiston tai muiden työkalujen avulla. Tapoja on siis monia, mutta huomioon on hyvä kuitenkin ottaa muutamia tärkeitä tekijöitä, kuten äänen ja videon laatu, alustan kapasiteetti sekä tekninen tuki. Lisäksi kun kyseessä on virtuaalisesti järjestetty tapahtuma, on hyvien verkkoyhteyksien oltava edellytys, tai muuten osallistujakokemus tulee kokemaan kolauksen.

 

Virtuaalitapahtuman mahdollisuudet

Virtuaalitapahtumassa myös vuorovaikutus ja osallistujakokemus nousevat esille tärkeässä roolissa. Tapahtuman ajatuksena on saada osallistujia kommunikoimaan keskenään virtuaalisessa ympäristössä, esimeriksi chat-ominaisuuden avulla sekä hyödyntää virtuaalitapahtuman tuomat muut mahdollisuudet. Virtuaalitapahtumien mahdollisuudet ovat myös laajemmat, kuin perinteisissä tapahtumissa, sillä virtuaalisesti järjestetyn tapahtuman avulla voidaan tavoittaa suurempi joukko osallistujia, kuin paikan päällä olevassa tapahtumassa. Virtuaalitapahtumaan voidaan myydä samalla tavalla lippuja, kuin perinteiseenkin tapahtumaan, jolloin huolehditaan myös myynnin kasvusta. Hyvänä vinkkinä, on esimerkiksi kokeilla tapahtumaa ensin maksuttomana ja saavuttaa sen avulla uusia potentiaalisia asiakkaita.

Useat yritykset ovatkin jo ottaneet askeleen lähemmäs nykyaikaa ja hyvänä esimerkkinä edelläkävijämäisestä toiminnasta on tapahtumien virtuaalinen alusta Brella. Brellan alustan avulla virtuaalitapahtumassa onnistuu niin virtuaaliset tapaamiset, kuin striimausten isännöiminenkin. Brellan sivuilta pääset tutkimaan aiheesta lisää.

 

Mitä tulee muistaa?

Kun järjestetään virtuaalitapahtumia, täytyy muistaa huomioida lähes kaikki samat tekijät mitä perinteisessäkin tapahtumassa. Tapahtuman sisällöllä on erittäin suuri merkitys, sillä sisällöllä vastataan kohderyhmän tarpeisiin. Toisin sanoen siis määritellään, miksi tapahtuma halutaan toteuttaa. Suunnitellessa tapahtumaa, on tärkeä siis asettaa itsensä niin sanotusti osallistujan kenkiin ja täten pohtia, millainen kokemus halutaan tarjota, miltä se näyttää osallistujan näkökulmasta ja miten tapahtuma palvelee heitä. Tapahtumalle on hyvä myös luoda rakenne tai runko, jonka mukaan eteneminen on sujuvaa. Viimeisimpänä vaan ei suinkaan vähäisimpänä, tulee huomioida viestinnän tärkeys. Kuten perinteisissä, niin virtuaalitapahtumissakin, on viestintä olennaisessa roolissa hyvän osallistujakokemuksen luomiseksi. Tärkeää onkin viestiä jo ennen tapahtumaa, sen aikana ja myös tapahtuman jälkeen.

 

Liveton näkemys virtuaalitapahtumista

Livetollakin on oivallettu virtuaalitapahtumien suosio ja vauhdikkaassa nousujohteessa ovatkin olleet suositut Liveton järjestämät maksuttomat webinaarit. Webinaarit ovat oivallinen keino oppimiselle, jotka mahdollistavat osallistumisen etäältä. Webinaarien hyvä valttikortti on myös se, että niiden päätyttyä on mahdollista lähettää sähköposteihin vielä tallenne webinaariin osallistuneille.

Liveton toimistusjohtaja Antti Korhonen on listannut 10 syytä järjestää virtuaalitapahtuma:

  1. Koska ihmiset ovat nyt varautuneempia perinteisten tapahtumien suhteen
  2. Osallistuminen on vaivatonta ja helppoa
  3. Säästää aikaa sekä myös luontoa
  4. Skaalautuu kauniisti - tapahtumiin voi osallistua mistäpäin maailmaa tahansa
  5. Puhujien pyytäminen virtuaalitapahtumiin on helpompaa  
  6. Tarjoaa mahdollisuuden verkostoitua uusien kontaktien kanssa
  7. Mahdollistaa yhteistyökumppaneille uusia tapoja luoda merkityksellisiä kohtaamisia, näkyvyyttä sekä vaikuttaa haluttuun kohdeyleisöön uudessa ympäristössä
  8. Koska toteuttamisen opettelu on järkevää tehdä ajoissa - koskaan ei tiedä mitä voi tapahtua
  9. Ymmärrys virtuaalitapahtumista mahdollistaa jatkossa myös kyvyn toteuttaa Hybriditapahtumia
  10. Koska Virtuaalitapahtumien järjestäminen on modernia ja trendikästä

 

Mikäli sinua kiinnostaa kuulla lisää virtuaalitapahtuman järjestämisestä, käy tutustumassa How to organize a virtual event and make money on it –blogitekstiin, Striimin kaupallistaminen -oppaaseen tai ota suoraan yhteyttä Livetoon, niin me autamme sinua tapahtumasi järjestämisessä! Lisäksi muista tilata Liveton YouTube -kanava, jotta pysyt ajantasalla tapahtuma-alaa koskevista uutisista ja vinkeistä! 

Tilaa Liveton YouTube-kanava