Asiakaskokemus ratkaisee tapahtumasi tulevaisuuden – miten se rakennetaan ammattitapahtumissa?

Liveton toukokuun 2025 webinaarivieraana oli Viherympäristöliiton toiminnanjohtaja Taavi Forssell. Viherympäristöliitto kokoaa yhteen koko viher- ja puutarha-alan kentän: suunnittelijat, rakentajat, hoitajat, opettajat ja maisema-arkkitehdit. Liitto toimii kymmenen jäsenyhdistyksen katto-organisaationa ja tapahtumat ovat keskeinen osa sen toimintaa. Viherympäristöliittoon voit tutustua tarkemmin heidän verkkosivuillaan. Webinaarissa Forssell ja Antti Korhonen keskustelivat erityisesti Viherpäivien järjestämisestä sekä asiakaskokemuksen rakentamisesta ammattilaistapahtumissa. Webinaarin tallenteen voit ladata sivuiltamme, mutta tärkeimmät nostot on tiivistetty tähän kirjoitukseen.

Viherpäivät – alan kohtaamispaikka vuodesta 1980

Viherympäristöliiton tapahtumakalenteri on monipuolinen: mukana on erikokoisia ja eri formaateissa toteutettuja tapahtumia tarpeen mukaan. Webinaarit ja webinaarisarjat tavoittavat kymmeniä tai jopa satoja osallistujia. Tavoitteena on osaamisen kehittäminen, ajankohtaisten teemojen esiin tuominen ja uusien oppaiden jalkauttaminen käytäntöön. Päätapahtumana loistaa kuitenkin Viherpäivät – vuodesta 1980 järjestetty kolmipäiväinen alan suurtapahtuma, joka kokoaa vuosittain tuhansia osallistujia. Ohjelmassa pureudutaan viherympäristöalan ajankohtaisiin kysymyksiin, kuullaan huippupuhujia ja verkostoidutaan laajasti. Viherpäivien ydin on yhdistelmä uusia ideoita, oman osaamisen kehittämistä ja mieleenpainuvaa asiakaskokemusta, joka saa ihmiset palaamaan – ja suosittelemaan tapahtumaa muille. Viherpäivien sisältöön, ohjelmaan ja muuhun voit tutustua tapahtuman sivuilla. 

Fiilis ratkaisee osallistujakokemuksen

Viherpäivillä asiakkaita on monia: tapahtumakävijät, näytteilleasettajat, yhteistyökumppanit ja tuotannossa mukana oleva operatiivinen henkilöstö. Jokaisen kokemuksella on merkitystä, ja siihen halutaan vaikuttaa positiivisesti. Esimerkiksi näytteilleasettajat odottavat kontakteja, näkyvyyttä ja konkreettisia liidejä – tapahtuma on heille investointi. Heitä kuunnellaan tarkasti, ja heidän palautteensa otetaan kehitystyön tueksi. Kävijät taas tulevat hakemaan uutta tietoa, kehittämään osaamistaan ja tapaamaan kollegoita. Ohjelman suunnittelussa otetaan huomioon erilaiset tarpeet – mutta tärkeintä on silti tapahtuman tunnelma. Vaikka "fiilistä" on vaikea mitata, sillä on ratkaiseva merkitys tapahtuman onnistumisessa.

Teknologia tukee asiakaskokemusta monin tavoin: liidiskannerit, tallenteet, selkeä viestintä ja toimiva infrastruktuuri luovat pohjan sujuvalle osallistumiselle. Näytteilleasettajille onnistunut tapahtuma tarkoittaa selkeää aikataulua, hyvää tavoitettavuutta ja aitoa kohtaamista muiden kanssa.

Suunnitelmallisuus on menestyksen perusta

Viherpäivien tuotanto ei tapahdu hetkessä. Tapahtumapäällikkö Heidi Ovasko tiimeineen on jo käytännön valmisteluissa vuoden 2026 tapahtumaa varten, ja vuoden 2027 suunnittelu on alkanut. Jopa vuoden 2028 tapahtumapaikka on jo lyöty lukkoon. Tarkka vuosikello, huolellinen suunnittelu ja realistinen aikataulutus vähentävät stressiä, tuovat laatua ja mahdollistavat keskittymisen olennaiseen – osallistujien kokemukseen. Vaikka tapahtuman ydinryhmä koostuu vain viidestä henkilöstä, mukana on suuri joukko yhteistyökumppaneita ja toteuttajia. Tiimin monipuoliset näkökulmat varmistavat, että kokonaisuus rakentuu huolella. Tulos näkyy myös palautteessa: 98 % vastaajista suosittelee tapahtumaa.

Viherpäivien opit tapahtumajärjestäjille

✅ Kuuntele asiakasta – ja muista, että asiakkaita on useita.
✅ Panosta suunnitelmallisuuteen – se on stressittömän tuotannon ja laadukkaan kokemuksen perusta.
✅ Tunnista kävijäryhmien tarpeet – ohjelma, verkostoituminen ja fiilis ratkaisevat.
✅ Hyödynnä teknologiaa viisaasti – älä vaikeuta, vaan helpota osallistumista.
✅ Varmista hyvä tunnelma – fiilistä ei voi ostaa, mutta sen voi rakentaa.

Tutustu myös ratkaisuihimme messuille, järjestöille ja yhdistyksille sekä venueille. Tututustu myös lipunmyynnin työkaluumme tai muihin messuille ja ammattitapahtumille tärkeisiin ratkaisuihin kuten tapahtumahallintaan, tapahtumasovellukseen, kulunvalvontaan tai kassajärjestelmään.