Ovatko tapahtumasi luvat kunnossa?

Tapahtumaa järjestäessä sinun tulee olla tietoinen luvista, ilmoituksista sekä muista järjestelyistä, joita tapahtumasi tarvitsee. Tapahtuman luvat ovat kokonaan tapahtuman järjestäjän vastuulla. Lupa-asioissa on tärkeää olla ajoissa liikkeellä, sillä hakemuksen käsittelyyn voi mennä jopa useita kuukausia. Tarvittavat luvat muuttuvat aina tapahtuman koon ja luonteen mukaan. Varsinkin suurten tapahtumien kannattaa toteuttaa alusta asti yhteistyötä viranomaisten kanssa, sillä heiltä saa aina neuvoja liittyen lupa-asioihin.

Tapahtuman järjestämisen yleisimmät luvat

Ulkotapahtuma vaati aina maankäyttöluvan siltä taholta kenen tilaa tai maa-aluetta ollaan käyttämässä. Kaupunkikohtaisesti määräytyvät ne tahot, joilta lupia tulee hakea. Ilmoitus yleisötilaisuudesta on toinen hyvin yleinen lupa, joka tulee hakea oman alueen poliisilaitokselta.

Tapahtumalta vaaditaan myös turvallisuus- ja pelastussuunnitelma sen takia, että tiedetään tapahtuman riskit ja niiltä osataan välttyä, sekä osataan toimia riskitilanteessa. Hyvä muistisääntö on, että yli 200 ihmisen tapahtumasta tulee tehdä myös pelastussuunnitelma. Kun tapahtuman ihmismäärä alkaa nousta tähän 200 henkilön luokkaan, riskien määrä lisääntyy huomattavasti ja varmasti tapahtumajärjestäjänä haluat, että asiakas tuntee olonsa turvalliseksi koko tapahtuman ajan.

Muut luvat ovat hyvin riippuvaisia siitä mitä tapahtumasi sisältää, esimerkiksi kaikista poikkeavista järjestelyistä on ilmoitettava vastuussa olevalle viranomaiselle. Sinun tulee tapahtumatuottajana huolehtia esimerkiksi jätteiden kuljetuksesta, sekä meluhaittojen ilmoittamisesta. Lue lisää tapahtuman lupa-asioista Tapahtuman Pelikirjasta.

Jotkut kaupungit ovat helpottaneet sekä selkeyttäneet lupien hakemista kokoamalla hakulomakkeita samaan paikkaan. Esimerkiksi Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan, kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan, pelastuslaitoksen sekä Helsingin Sataman luvat voidaan hakea samasta paikasta, osoitteesta asiointi.hel.fi.

Muista tämä lupa-asioissa

Lupa-asiat kannattaa huomioida jo ihan tapahtuman alkuvaiheilla, kun lähdetään laatimaan budjettia. Lupa- ja ilmoitusasioihin kuluu rahaa ja summat voivat olla isoja, esimerkiksi anniskeluluvissa, joiden hinta kohoaa useampaan sataan euroon. 

Kiinnitä huomio tapahtuman järjestämisessä näihin asioihin:

• Tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta.
• Ole ajoissa liikkeellä.
• Budjetoi lupahakemukset.

Ensi kertaa tapahtuma järjestävälle nämä luvat voivat tuntua suurelta mysteeriltä, minkä takia halusimmekin kasata ne yhteen paikkaan helpottamaan lupien hakemista ja hahmottamista. Lupapakettiimme on kerättynä kaikki oleelliset luvat, joihin sinun kannattaa tutustua ennen tapahtumaasi.

Lataa Lupapaketti tästä.