Tipsit Tuottajille jakso 31 – Miten rakentaa kokonaisvaltainen osallistujakokemus?

Tipsit Tuottajille jaksossa 31 vieraana ovat Jyväskylän Paviljongin tapahtumatuottajat Lotta Nyqvist ja Teppo Laine! Tässä blogissa pääset tutustumaan alan rautaisten ammattilaisten keskustelun muun muassa tapahtumien tulevaisuudesta ja kokonaisvaltaisen osallistujakokemuksen rakentamisesta. Tämän ja myös muut Tipsit Tuottajille -jaksot löydät Spotifysta tai YouTubesta!

Messu-ja tapahtumakeskus Paviljonki

• Keski-Suomen alueen suurin messu-ja
  tapahtumakeskus.
• Paviljonki tarjoaa monenlaisia tilaratkaisuja tapahtumiin, esimerkiksi auditoriotilat, kokoustiloja, hallitiloja, ravintolatiloja, ja jopa ulkotiloja!
• Paviljongilla on pitkä historia erityisesti messujen järjestämiseen, mutta tarjoaa nykyään erinomaiset puitteet myös monenlaisiin, elämyksellisiin tapahtumiin.
• Lotta Nyqvist ja Teppo Laine toimivat Paviljongilla tapahtumatuottajina. Nyqvistin vastuulla on lähinnä erilaiset yritys-ja yhteisötapahtumat.
• Laine puolestaan vastaa laajalla skaalalla erilaisista tapahtumista aina seminaareista iltajuhliin, ja on myös mukana järjestämässä Paviljongin omia tuotantoja, esimerkiksi Pikkujoulu Circusta.
  
  

Messuosaaminen yhdistetään tapahtumatuotantoon

Liveton toimitusjohtaja Antti Korhonen lähtee murtamaan vieraidemme kanssa myyttiä, johon saattaa vielä törmätä. Moni voi edelleen ajatella, että Paviljonki on vain messukeskus, vaikka perinteisten messutapahtumien lisäksi nykyään nostetaan valoon myös tapahtumatuottajien palvelut. Palveluvalikoima laajentuu koko ajan ja valtaviin messuhalleihin pystytään tuomaan nykyään paljonkin elämyksellisyyttä. Tapahtumatuottajat pyrkivät ottamaan kaiken hyödyn irti pitkästä Paviljongin pitkästä messuosaamisesta ja laajentamaan sen suoraan tapahtumatuotantoon.

Korhonen kysyy vierailta Paviljongin tilojen hyödyntämisen mahdollisuuksista. Mikäli on järjestämässä tapahtumaa ja harkitsee Paviljonkia tapahtumatilakseen, millaisella näkökulmalla tuottajia kannattaisi lähestyä? Pitääkö olla valmis tapahtumakonsepti mielessä, vai annetaanko Paviljongilta kenties täysin valmis ‘’avaimet käteen’’-tyylinen ratkaisu?

Nyqvist kertoo, että aivan ensiksi asiakkaan kanssa kartoitetaan tapahtuman tarpeet ja toiveet. Alkukartoituksessa kuunnellaan asiakkaan näkemys tapahtumasta ja Paviljongilta tarjotaan erilaisia sopivia vaihtoehtoja. Huomioon otetaan myös tapahtumakävijän tapahtumakokemus. Joskus tarjolla voi ollakin jokin täysin valmis konsepti, ja joskus taas tapahtuman kulku suunnitellaan tarkasti asiakkaan kanssa. Tuottajat ovat parhaita henkilöitä kertomaan alustavasti asiakkaalle esimerkiksi erilaisista tiloista ja somisteista mitä Paviljonki tarjoaa, ja millainen tila sieltä sopii kyseiseen tapahtumaan parhaiten. Lisäksi heillä on todella kattavat verkostot yhteistyökumppaneita, joita hyödyntää tapahtumiin. 

Elämyksellisyys on noussut entistä tärkeämmäksi

Laine ja Nyqvist ovat yhtä mieltä siitä, että elämyksellisyys on noussut entistä enemmän keskiöön tapahtumissa. Ihmiset ovat nykyään tarkempia siitä, mihin käyttävät aikaansa, joten elämyksien ja kokemuksien tuominen on yksi keino houkutella asiakas paikan päälle. Nyqvist kertoo, että nykyään myös asiapitoisiin tapahtumiin, esimerkiksi konferensseihin ja seminaareihin, haetaan kokonaisvaltaista osallistujakokemusta. 

Toisena nousevana trendinä voi pitää monikanavaisia tapahtumia, Nyqvist lisää. Yhdessä tapahtumassa voi ensin olla esimerkiksi seminaari ja vaikkapa näyttely, ja lopuksi vielä viihteellinen iltajuhla. Tapahtuman irrallisista osista kootaan kokonaisuus, jotta kaikissa näkyy itse konseptin punainen lanka. Täytyy myös ottaa huomioon, että tapahtuman osallistujalle jää mahdollisimman hyvä osallistujakokemus sekä ennen tapahtumaa ja sen aikana, että sen jälkeen.

Vaikka myös asiapitoisiin tapahtumiin haetaan kokemuksellisuutta, eivät perinteiset kokoustapahtumat ole kuitenkaan kuolleet täysin sukupuuttoon. Esimerkiksi yhdistyksen tai järjestön kokouksia, joihin tarvitaan vaikkapa tila ja kahvitus, voidaan hyvin järjestää Paviljongissa, eikä asiakkaalle myydä sellaista mitä ei tarvitse, kommentoi Laine.

Joissain tapauksissa tapahtumajärjestäjällä on niin paljon kokemusta tai niin selkeä visio tapahtumasta, että Paviljongilta saatetaan vuokrata pelkästään tilat, eikä lainkaan tuottajapalveluita tarvita. Tämä on täysin mahdollista, sillä kokonaista konseptia visualisointeineen ei ole pakollista ostaa. Tilavarauksissa Paviljongilta tulee kuitenkin minimihenkilöstö mukaan jos asiakas tarvitsee apua nimenomaan tiloissa toimimiseen tai liikkumiseen. Käytännön asiat saadaan parhaiten rullaamaan Paviljongin oman henkilöstön kanssa, sillä esimerkiksi suurissa hallitiloissa voi kokenutkin tapahtumajärjestäjä pysähtyä miettimään vaikkapa valokatkaisijoiden sijaintia.

Hybridi on tapahtumien tulevaisuus, myös tapahtuman sisällössä

Korhonen kysyy, miten Nyqvist ja Laine näkevät ammattilaistapahtumien tulevaisuuden. Millaisille tapahtumille tulevaisuudessa on tarvetta ja mille ei? Laine ja Nyqvist jakavat yhteisen näkemyksen siinä, että tällä hetkellä ihmiset ovat eniten innoissaan live-kokoontumisista, vaikka virtuaalitapahtumat ovatkin hyviä. Kuitenkin esimerkiksi ammattiseminaareissa on koettu hyväksi matkustamisen poistuminen, ja aiemmin mainittu oman ajan optimointi korostuu myös siinä. Todennäköisesti hybridimuoto tulee olemaan tulevaisuuden suunta.

Korhonen nostaa esille hybridimahdollisuuden osallistujan kannalta, mutta onko sitä harkittu myös esiintyjissä? Jos esimerkiksi paneelikeskustelussa olisi puhujia mukana myös hybridinä, mahdollistaisi tämä myös kansainväliset esiintyjät. Onko mahdollista, että tämänkaltainen hybridisisältö voisi kasvaa lähiaikoina?

Nyqvistin mukaan hybridimalli tulee kasvamaan ehdottomasti lähivuosina, myös sisällöissä. Tämänkaltaisia toteutuksia onkin jo toteutettu Paviljongilla. Laine lisää, että esiintyjien kannalta voi olla turhaa matkustaa tapahtumaan pitkiä matkoja esimerkiksi lyhyehkön puheenvuoron takia, joten hybridimalli toimii myös niissä loistavasti.

Tällä hetkellä on laajasti näkyvissä, että tapahtumiin osallistumisella on jopa voimaannuttava vaikutus. Etäosallistuminen saatetaan kokea tällä hetkellä jopa kuormittavana verrattuna live-tilanteisiin. Laine kertoo, että esimerkin Sector Rally Finland tapahtumasta. Siinä itse tapahtumaa, eli ralleja, seurataan ruudulta, mutta kokemus oli usealle paljon kokonaisvaltaisempi, kun Paviljongille oltiin mahdollistettu lounge-tilat missä pystyi seuraamaan ralleja etänä, mutta silti yhdessä samassa tilassa. Sama pätee myös asiapitoisiin tapahtumiin - vaikka asiasisältö olisi täysin sama, saa tunnelmasta silti eri tavalla irti, jos osallistuu paikan päällä ja tapaa ihmisiä, eikä vain seuraa lähetystä etänä kotisohvalta. Nyqvist huomauttaa, että tällä hetkellä ihmisillä on selkeä tarve kohdata ja jää nähtäväksi, kuinka kauan tämä innostus kantaa.

‘’Hybriditapahtumiin pystytään tuomaan samalla tuotannon määrällä lisäarvoa eri tavoin’’ - Teppo Laine.

TOP3-vinkit tapahtumien järjestämiseen Paviljongissa

• Ota yhteyttä rohkeasti jo heti tuotantosi alkuvaiheessa! Aina kannattaa olla mieluummin ajoissa kuin selkeästi myöhässä, ja on hyvä katsoa jo heti alussa mitä Paviljonki voisi sinulle tarjota.
• Koko tapahtumakonseptin ei tarvitse olla vielä valmiina, kun otat yhteyttä. Paviljongin tapahtumatuottajien kanssa voi suunnitella konseptia yhdessä, ja aina saa kysyä jos jokin mietityttää.
• Asiakkaalle on aina eduksi, jos kaikki palvelut saa samasta paikasta, ja tämä onneksi pätee Paviljongilla! Ei tarvitse hakea erikseen esimerkiksi tuottajapalveluita ja tilaa, vaan kaikki tapahtuma-alan palvelut löytyvät Paviljongilta, unohtamatta laajaa verkostoa yhteistyökumppaneita.

Jos olet järjestämässä messutapahtumaa, tutustu Liveton Jatkettu messukokemus -oppaaseen täältä! Voit myös tilata kahdesti kuussa ilmestyvän Tipsit Tuottajille-uutiskirjeemme tästä, niin saat tietää myös muista Liveton uusista materiaaleista!