Tipsit Tuottajille jakso 25 – Hybriditapahtumat / Shift Business Festival

Liveton Tipsit Tuottajille sarja sai jatkoa, kun turkulaisen Shift Business festivaalin Sini Toivonen saapui keskustelemaan hybriditapahtumista. Shift Business Festivalia on järjestetty vuodesta 2016 ja Toivanen on ollut mukana luomassa tapahtumaa alusta asti. Kuuntele mielenkiintoinen keskustelu Spotifysta tai lue sen tiivistelmä alta!

Mitä Hybriditapahtumat tarkoittavat sinulle, Sini Toivonen?

Shift Business Festival on yrityskasvutapahtuma, johon on haluttu festivaalimaisia piirteitä: elämyksellisyys ja osallistaminen ovat avainasemassa. Nämä elementit olivat tärkeä saada mukaan myös virtuaalimaailmaan – tämän vuoksi Shift Business Festival oli yksi harvoista, jotka hyödynsivät vuonna 2020 tapahtumassaan 3D-virtualitapahtuma-alustaa. Toivoselle hybriditapahtuma tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että osallistuja pystyy valitsemaan haluamansa osallistumismuodon: hän voi tulla paikan päälle tai osallistua etänä virtuaalitapahtuma-alustan kautta. 

Toivonen pohtii, että esimerkiksi lisääntyneen etätyön vuoksi osallistujat eivät välttämättä halua matkustaa yhtä paljon kuin ennen, mutta he haluavat silti osallistua tapahtumaan ja nähdä laadukasta sisältöä. Hybriditapahtumat mahdollistavat osallistujien lisäksi myös puhujien liittämisen mukaan etäyhteyksillä. Myös virtuaalinen puheenvuoro voi olla katsojalle vaikuttava kokemus. Etäyhteydellä voidaan saada tapahtumaan mukaan ammattilaisia ympäri maailmaa sekä säästää myös kustannuksissa, sillä puhujaa ei tarvitse esimerkiksi lennättää tapahtumapaikalle lyhyen puheenvuoron takia. 

Hybriditapahtumia voi tehdä moneen tarkoitukseen

Milloin hybriditapahtuman järjestämistä kannattaa harkita? Toivonen painottaa, että hybriditapahtuma vaatii järjestäjältä panostusta molempiin puoliin: niin virtuaaliseen kuin fyysiseen. Toivonen ja hänen tiiminsä pohtivat tällä hetkellä millainen vuoden 2022 Shift Business Festival hybriditapahtuma tulee olemaan: kenties kevyempi ratkaisu vai monipuolinen virtuaalielämys kuten tänä vuonna? 

Toivosen mukaan on tärkeää, että tapahtumaa on järjestämässä henkilöitä, joilla on kokemusta hybriditapahtumien järjestämisestä. Esimerkiksi tekniikan kanssa kohdatut ongelmat hyväksyttiin alussa, kun tapahtumia alkoi siirtyä virtuaalipuolelle, mutta nyt osallistujat eivät enää siedä amatöörimaisia toteutuksia. Mikäli tapahtumajärjestäjältä ei itseltä löydy kokemusta hybriditapahtumista, on suositeltavaa, että mukaan otetaan kumppani, jonka ammattitaidolla ja tiedolla päästään hyvään lopputulokseen. 

Hybriditapahtuman voi järjestää kevyellä toteutuksella tai laajalla virtuaalitapahtuma-alustalla, joka ottaa osallistujat aktiivisesti mukaan tapahtumaan. Toivonen muistuttaa, että tapahtumajärjestäjän tulee miettiä tarkkaan budjettia ja paljon tapahtumaan on valmis satsaamaan. Virtuaalielämystä ei tarvitse tarjota kaikille, vaan sen voi mahdollistaa esimerkiksi vain puhujille. Yksinkertaisimmillaan hybriditapahtuman voi järjestää tuomalla tapahtumapaikalle kameran ja striimaamalla lähetyksen alustalle tai tallenteeksi.

Toivonen suosittelee ottamaan rohkeasti tapahtuma-alustan käyttöön hybriditapahtuman virtuaalipuolen toteuttamiseen. Tapahtuma-alustalle voidaan viedä samoja elementtejä, kuin mitä löytyy fyysisestä tapahtumasta: verkostoitumismahdollisuuksia, kommunikointia chattien kautta sekä esimerkiksi tapahtuman kumppaneiden esittelyjä. Hybriditapahtumat kehittyvät jatkuvasti ja erilaiset matchmaking –ominaisuudet tulevat tekemään osallistujien yhdistämisestä fyysisen tapahtumapaikan sekä virtuaalitapahtuma-alustan välillä yhä helpompaa, vieden näin hybriditapahtumat uudelle tasolle. 

Hybriditapahtumat pidentävät tapahtuman elinkaarta, josta on erityistä hyötyä tapahtuman kumppaneille. Tapahtuma-alusta voidaan avata jo hyvissä ajoin ennen fyysisen tapahtuman alkamista ja tutustua kumppaneihin sekä verkostoitua. Alusta voi jäädä auki myös virallisen tapahtuma-ajan jälkeen ja osallistuja voi esimerkiksi sopia kumppanin edustajan kanssa tapaamisia.

Toivosen oljenkorret hybriditapahtumista

• Tapahtumamuodon kyseenalaistaminen – mikäli hybriditapahtumaan ollaan valmiita panostamaan, tulee miettiä budjetti ja mitä tapahtumalta halutaan. 
• Mikä on kohderyhmä – tarjotaanko hybridimuoto esimerkiksi vain puhujille vai myös osallistujille? 
• Asiakkaiden huomiointi – asiakkaat tulevat myös jatkossa haluamaan mahdollisuuden osallistua tapahtumaan etänä. 
• Yksin ei tarvitse pärjätä – ammattilaisia kannattaa ottaa mukaan tapahtumajärjestäjän tueksi.