Hei sinä tapahtumista kiinnostunut! Me haluamme muistuttaa sinua viestinnän tärkeydestä. Viestintä on yksi tärkeimmistä osista tapahtumaa, sillä jos tapahtumasi viestintä ei tavoita ketään, on tekemäsi työ ollut aivan turhaa. Jos viestintä menee pahasti mönkään, istut tapahtumassasi yksin; tämä on varmasti skenaario, jota yksikään tapahtumajärjestäjä ei halua kokea.
Kartoita kohderyhmäsi, näin osaat kohdistaa viestintäsi juuri heille.
Hahmottele millainen on tapahtumasi luonne, sillä se kertoo viestinnän sävyn.
Tee markkinointisuunnitelma, tämä helpottaa kokonaiskuvan luomista.
Tapahtuman asiakaskokemus ja viestintä alkavat siitä hetkestä, kun asiakas näkee tapahtumasi ensimmäistä kertaa esimerkiksi Facebookissa, tai päätyy kotisivuillesi. Tästä asiakkaan matka vasta alkaa, ja sinun tehtäväsi on koukuttaa asiakas tarjoamallasi sisällöllä. Jos olet miettinyt kohderyhmäsi valmiiksi, sinun on helppo tuottaa tietynlaista sisältöä tapahtumasta kiinnostuneille. Kohdennettu sisältö puree paljon paremmin kuin ajatus ”markkinoidaan kaikille kaikkea”.
Seuraa tekemäsi viestinnän analytiikkaa. Näin saat tietää sitouttaako viestintä ihmisiä. Analytiikalla voit mitata miten viestintä onnistuu, ja viime kädessä näet sen tapahtuman osallistujien määrästä. Tarkkaile analytiikkaa koko ajan, sillä jos viestisi ei tavoita kuluttajia tai kiinnosta heitä, ehdit vielä tekemään pieniä muutoksia viestintääsi.
Jos tapahtumaan pitää ilmoittautua, millainen viesti asiakkaille lähtee?
Milloin ja miten asiakkaita muistutetaan tapahtumasta?
Tiedota selkeästi käytännön asioista.
Varsinkin ennen ilmaistapahtumaa sinun on hyvä muistuttaa asiakkaita tapahtuman lähestymisestä. Muistuttelulla ja varmistuksella voit vähentää no show -prosenttia. Muista ennen tapahtumaa tehdyn viestinnän olevan suurta ennakkotyötä siihen, että kiinnostuneet asiakkaat löytävät tapahtumasi.
Ennen tapahtuman alkua asiakkaalla saattaa olla useita kysymyksiä mielessä, kuten miten tapahtumaan saavutaan, onko paikan päällä parkkipaikkoja, mikä on päivän ohjelma ja mitä tavaroita voin ottaa mukaani? Kerro asiakkaille kaikki oleellinen tieto ainakin nettisivuilla ja Facebookissa.
Tapahtumaviestintä on laaja käsite ja tässä blogitekstissä päästiin käsittelemään vain muutamaa osa-aluetta. Sen takia suosittelenkin sinua siirtymään Tapahtumaviestintä-oppaan pariin, jossa aihetta on käsitelty laajemmin. Oppaasta löydät lisää tietoa ostopersoonista, kriisiviestinnästä sekä viestinnästä tapahtuman aikana.