Tapahtumatuottajalla on usein monta rautaa tulessa ja järjestäjän täytyykin muun muassa budjetoida, aikatauluttaa ja selvittää lupa-asioita. Tapahtuman muistilista on hyvä keino varmistaa, että tietyt asiat on tehty ennen tapahtuman julkaisua.
Tässä blogitekstissä paneudutaan asioihin, joita on hyvä ottaa huomioon, ennen kuin tapahtuma on kaikkien ihmisten huulilla. Tämä checklist on vain pintaraapaisu, mutta antaa käsityksen siitä, minkä asioiden tulisi olla prioriteettilistan kärjessä tapahtumaa valmistellessa.
Kuten kaikessa liiketoiminnassa, tulee tapahtuman visio ja tavoite olla kohdillaan ennen kuin mitään lähdetään toteuttamaan. Suunnittelussa lähdetään liikkeelle peruskysymyksistä:
Tapahtumaa tehdessä voi tulla tehtyä päätöksiä ilman, että miettii sen vaikutusta kokonaisbudjettiin. Jokainen tapahtuma tarvitsee ehdottomasti budjetin, sillä mututuntumalla tekeminen ei anna haluttua lopputulosta ja voi aiheuttaa jopa erinäisiä ongelmia. Kokonaisbudjetin lisäksi olisi hyvä luoda budjetti myös esimerkiksi markkinoinnille, tapahtumapaikan kustannuksille, yhteistyökumppaneille, artisteille sekä muille suurille menoerille. Lisäksi muun muassa erilaiset palaverit ja matkat vievät sekä aikaa että rahaa, joten ne kannattaa huomioida jo suunnittelussa. Suunnittelussa apuna voi käyttää Tapahtumajärjestäjän budjettipohjaa.
Tapahtuman lupa-asiat voivat viedä yllättävänkin kauan aikaa, joten luvat tulee hakea ajoissa. Joidenkin lupien myöntämisessä voi kestää useampi kuukausi varsinkin silloin, kun on kyseessä suosituin loma-aika. Lisätietoa lupa-asioista saat Tapahtuman Pelikirjasta sekä Tapahtumajärjestäjän lupapaketista.
Tapahtumajärjestäjän tulee lyödä lukkoon päivämäärät sekä suunnitella muun muassa viestintä, asiakaspalvelu, markkinointi sekä mahdollinen lipunmyynti. Markkinoinnin suunnittelun apuna kannattaa käyttää ostopersoonia, joiden pohjalta voi suunnitella miten, missä ja kenelle tapahtumaa markkinoidaan.
Jos tapahtuman projektiryhmän toimintaa ja viestintää ei ole suunniteltu ensimmäisissä tapaamisissa, on se tehtävä niin pian kuin mahdollista. Myös tapahtumakävijälle suunnattuun viestintään tulee kiinnittää huomiota, jotta mahdolliselle asiakkaalle muodostuu yhtenäinen kuva tapahtumasta. Lue lisää Tapahtumaviestinnästä täältä.
Suunnitellessa tapahtumaa on mietittävä, kuka vastaa tapahtuman asiakkaiden kysymyksistä tapahtuman julkistuksen jälkeen ja miten asiakaspalvelua toteutetaan. Vinkkejä asiakaspalveluun löydät Uuden tapahtumajärjestäjän oppaasta.
Myös lipunmyynti vaatii oman suunnitelmansa. ”Laitetaan liput vaan myyntiin ja katsotaan mitä tapahtuu” ei tuota yleensä haluttua lopputulosta. Lipunmyynti kannattaa suunnitella dynaamisesti, sillä se vauhdittaa lipunmyyntiä sekä lisää tapahtuman kiinnostavuutta. Lisää aiheesta löydät täältä.
Syvenny vielä aiheeseen lukemalla Uuden tapahtumajärjestäjän käsikirja!