Tapahtumajärjestäjien Täpinät

Liveto kävi puhumassa tapahtumamyynnin tulevaisuudesta Tapahtumajärjestäjien Täpinöillä, ja samalla tutustumassa itse tapahtumaan. Tapahtuman järjestää Jyväskylän kaupunki, ja tänä vuonna toteutuksesta oli vastuussa Tapahtumakaupunki Jyväskylän markkinointipäällikkö Jaana Ruponen.

Kysyimme Ruposelta mitkä ovat Tapahtumajärjestäjien Täpinät, ja miksi niitä lähdettiin järjestämään. Täpinät ovat tapahtumajärjestäjille suunnattu verkostoitumis- ja infotilaisuus, joka järjestetään Jyväskylässä kerran vuodessa. Täpinöillä puidaan ajankohtaisia tapahtumiin liittyviä asioita, ja joka vuosi tapahtumalla on jokin teema. Idea tapahtumasta lähti alun perin muutaman tapahtumajärjestäjän toiveesta kokoontua yhteen jakamaan ajatuksia, ja mahdollisuutena löytää uusia yhteistyökumppaneita ja -muotoja alan ihmisten kanssa.

Täpinät järjestettiin tänä vuonna kolmatta kertaa, ja paikalla oli noin 50 tapahtumajärjestäjää. Samaan aikaan järjestettiin Tapahtumaturvallisuuspäivät, jossa alan ammattilaiset jakoivat ajatuksiaan tapahtumista. Tänä vuonna keskityttiin erityisesti turvallisuuskulttuurin kehittämiseen. Tapahtumajärjestäjien Täpinät kertoo Jyväskylän kaupungin halusta kehittää tapahtumakulttuuria ja tuottaa ihmisille parempia elämyksiä. Moni tapahtuman järjestäjä painii erilaisten kysymysten kanssa, joten Täpinöillä pyritään edistämään järjestäjien välistä kommunikointia sekä kokemuksien jakamista.

Keskustelua tärkeistä aiheista

Tänä vuonna Täpinöillä puhuttiin turvallisuuden lisäksi tapahtumien lupa-asioista, Jyväskylän kaupungin uudesta tapahtumakalenterista sekä tapahtumamyynnin tulevaisuudesta. Etenkin tapahtumien lupa-asiat mietityttävät järjestäjiä, ja toiveena oli saada näihin selkeät ohjeet viranomaisilta. Seuraavat kysymykset tulivat usein esiin:

• Mitä lupia tarvitaan tapahtuman järjestämiseen?

• Mistä luvat haetaan?

• Kuinka aikaisin lupia pitää lähteä hakemaan?

Vastauksia näihin kysymyksiin löydät muun muassa Liveton Tapahtuman Pelikirjasta.

Tapahtumamyynnin tulevaisuus oli tapahtumassa yhtenä osa-alueena, ja Liveton Mika oli Täpinöillä kertomassa tästä aiheesta. Puheessaan hän painotti nimenomaan myynnin tärkeyttä tapahtumien menestyksen kannalta: mitä enemmän tapahtumajärjestäjä onnistuu myymään erilaisia tuotteita ennakkoon, sitä helpompi hänen on rakentaa tapahtumaa ja keskittyä siihen missä on paras. Ennakkomyynnistä saadut varat tuovat myös turvaa tapahtumajärjestäjän talouteen, sekä sitouttavat asiakkaan tapahtumaan. Onnistunut ennakkomyynti parantaa myös tapahtuman asiakaskokemusta!

Tärkeimmät huomiot Tapahtumajärjestäjien Täpinöiltä:

• Lupa-asioihin tulee perehtyä kunnolla.

• Turvallisuus on tärkeää, myös tapahtuman asiakaskokemuksen kannalta.

• Tapahtumamyyntiä täytyy ajatella kokonaisuutena ja laajentaa käsitystä siitä, mitä kaikkea voidaan myydä.