Nyt on aika uudistaa tapahtuman visuaalinen ilme – vinkit miten ja miksi!

Voisiko nyt olla sopiva hetki päivittää ja nostaa tapahtumasi visuaalinen ilme uudelle tasolle? Oletko ikinä miettinyt, miten suuri vaikutus visuaalisella ilmeellä on esimerkiksi osallistujakokemukseen ja yhteistyökumppaneidesi mielipiteeseen tapahtumastasi? Tässä blogissa pohditaan visuaalisen ilmeen tärkeyttä, miten ja missä tapahtuman brändi voi näkyä sekä jaetaan vinkit onnistumiseen!

Miksi visuaalinen ilme on tärkeä?

Onnistunut tapahtuman visuaalinen ilme on hyvin tärkeä tapahtuman menestyksen, mieleenpainuvuuden ja tunnistettavuuden sekä tietenkin osallistujakokemuksen kannalta. Niin yritykset kuin yksityishenkilötkin panostavat tänä päivänä yhä enemmän visuaaliseen ulosantiin esimerkiksi sosiaalisessa mediassa ja kaikki tämä on nostanut myös ihmisten odotuksia. Jos esimerkiksi tapahtuman verkkosivuja ei ole brändätty eikä rakennettu selkeäksi, eivät ne saa napattua tai pidettyä mielenkiintoa yllä, eikä tämä tue osallistujan siirtymistä ilmoittautumiseen tai lipunostoon. Kaikella, myös visuaalisella ilmeellä, on siis vaikutus tapahtuman onnistumiseen!

Visuaalisella ilmeellä napataan usein ihmisen mielenkiinto esimerkiksi mainosten tai sosiaalisen median avulla. Hyvä visuaalinen ilme mukailee tapahtuman brändiä ja arvoja, eikä myöskään tunnu irralliselta tapahtuman tavoitteista tai aiheesta. Onnistunut ja tunteita herättävä visuaalinen ilme houkuttelee paitsi osallistujia, myös yhteistyökumppaneita. Se auttaa myös tapahtumajärjestäjiä valitsemaan kumppaneita – onko kumppani sellainen, että se sopii tapahtuman sisältöön ja brändiin? Miten nämä kaksi brändiä voidaan yhdistää onnistuneeksi visuaaliseksi kokonaisuudeksi? Vaikuttava visuaalinen ilme voi hyvinkin toimia viimeisenä päätökseen vaikuttavana tekijänä kun kumppani valitsee, mihin tapahtumaan halutaan käyttää budjettia.

Tapahtuman sanoman uskottavuus on myös yksi asia, johon tapahtuman visuaalinen ilme vaikuttaa – onhan näköaisti ihmisille hyvin tärkeä ja se vaikuttaa kokonaismielikuvaan suuresti. Jos visuaalinen ilme on täysin ristiriidassa tapahtuman luonteen kanssa, syntyy tästä myös ristiriita osallistujien ja kumppaneiden mielessä. Tämä ei suinkaan tarkoita sitä, että visuaalisessa ilmeessä ei voisi olla mitään yllätyksellisyyttä tai uutta! Esimerkiksi B2B kongressitapahtuman visuaalisen ilmeen ei aina ole oltava vakava ja hillityillä väreillä luotu, vaan lupa leikitellä väreillä, leikkauksilla ja fonteilla kuuluu kaikille tapahtumille.

Monille tapahtuman visuaalisesta ilmeestä tulee varmasti ensimmäisenä mieleen markkinointi tai viestintä, sillä visuaalisuus on näissä suuressa osassa. Olemme koonneet blogikirjoitukseen Liveton 10 vinkkiä onnistuneeseen tapahtumaviestintään, pääset lukemaan sen täältä!

Miten visuaalinen ilme näkyy tapahtumassa?

Visuaalinen ilme voi näkyä tapahtumasta ja sen toteutusmuodosta riippuen useassa paikassa, kuten:

• Tapahtumaviestinnässä: sisältäen kutsut, vahvistusviestit ja ohjeet
• Webinaari- tai virtuaalitapahtuma-alustalla: parhaassa tapauksessa koko alusta on brändätty täysin halutun ilmeen mukaiseksi
• Tapahtumasovelluksessa
• Tapahtumasivuilla
• Sosiaalisessa mediassa
• Markkinoinnissa ja mainoksissa
• Tapahtumakaupassa
• Lipuissa ja ilmoittautumislomakkeilla
• Kaulapasseissa
• Striimeissä
• Tapahtumapaikan rekvisiitassa, värimaailmassa ja muissa elementeissä
• Tapahtumapaikan screeneillä
• Juontajien tai esittelijöiden tyylissä, kuten vaatteissa ja asusteissa.

Vinkki: Kokonaisvaltainen tapahtumajärjestelmä helpottaa yhtenäisen visuaalisen ilmeen rakentamista, sillä kaikki tarvittavat työkalut löytyvät samasta järjestelmästä. Lue lisää täältä!

Kuten yllä olevasta listasta huomataan, on visuaalinen ilme nähtävissä jokaisessa osallistujapolun kohdassa tapahtuman varrella. On tärkeää, että visuaalinen ilme pysyy yhtenäisenä koko polun ajan, eli esimerkiksi brändivärit, fontit ja tone of voice, eli se miten tapahtuma puhuu ja mikä on sen äänensävy, pysyvät samana.

Vastaava lista yllä olevasta kohdista kannattaa miettiä huolella, sillä kokonaisuus muodostuu jokaisen kohdan huomioinnilla. Tapahtuman pääkanavat on myös syytä pohtia – mikä juuri tämän tapahtuman kohdalla on tärkeä kanava, jonka kautta viestitään tapahtuman visuaalista ilmettä? Mihin taas riittää pienempi budjetti ja yksinkertaisempi toteutus? Muista huomioida tapahtuman kohderyhmät ja mieti, missä heidät tavoittaa parhaiten ja panosta kyseisen kanavan ilmeeseen. Kenties monelle tapahtumalle tärkeä elementti, eli tapahtumasivu, on yksi tärkeimmistä?

Onko tapahtumasivu sinulle jo tuttu? Tapahtumasivun kautta voi ilmoittautua tapahtumaan, ostaa lippuja tai siirtyä virtuaalialustalle. Yksi tärkeimmistä tapahtumasivun tehtävistä on tiedottaa tapahtumasta ja antaa ohjeita osallistumiseen. Lue lisää Liveton monipuolisesta tapahtumasivusta sekä vinkit sen personointiin täältä!

Liveton top 5 vinkkiä vaikuttavaan visuaaliseen ilmeeseen

1. Yhtenäisyys! Valitse tapahtumajärjestelmä, jonka avulla voit muokata visuaalisen ilmeen samanlaiseksi jokaisessa asiakaspolun kosketuskohdassa ja mahdollisimman moni asia on personoitavissa.
2. Tuo rohkeasti esille tapahtumasi tai organisaatiosi brändiä, sillä sen avulla erottaudut muista. Käytä hyödyksi organisaation jo valmista graafista ohjeistusta, sillä siihen on yleensä kirjattu, mikä erottaa brändin muista. Kun tiedät perusteet, voit myös miettiä, missä voisi olla rohkea ja käyttää luovuutta.
3. Hyödynnä ammattilaisten osaamista ja tarvittaessa ulkoista työtehtäviä. Apua saa muun muassa graafisilta suunnittelijoilta tai tapahtumatoimistoilta.
4. Hyödynnä valmiita mallipohjia! Löytyykö valitsemastasi tapahtumajärjestelmästä valmiita pohjia esimerkiksi webinaarialustalle tai kutsuviesteihin? Hyödynnä pohjia vaihtamalla sinne oman tapahtumasi tiedot ja brändi-ilme, niin säästät paljon aikaa, jota muuten olisi kulunut pohjien suunnitteluun.
5. Suunnittele huolellisesti, miten voit liittää kumppanit mukaan tapahtuman visuaaliseen ilmeeseen. Kumppanit eivät saa erottua huonolla tavalla tapahtuman muusta visuaalisesta ilmeestä, sillä muuten ne eivät tunnu luontevalta osalta tapahtumaa.

Oletko järjestämässä tapahtumaa? Siinä tapauksessa haluat varmasti kuulla Liveton tapahtumajärjestelmästä, sillä se kattaa kaikki tarvitsemasi työkalut onnistuneeseen tapahtumaan. Lue lisää meistä verkkosivuiltamme tai ole suoraan meihin yhteydessä, niin pidetään mukava puolituntinen puhuen tapahtumasi tarpeista!