Liveton webinaari: Erottaudu kilpailijoista – ota varaslähtö syksyn tapahtumiin

Liveton kevään viimeisessä webinaarissa Marketing Manager Elina Nordlund kertoi kuulijoille, miten he voivat nyt ja kesän aikana valmistautua syksyn tapahtumiin. Webinaarissa jaettiin konkreettisia neuvoja myös syksyn tapahtumatarpeiden tunnistamiseen ja kiireen sekä stressin välttämiseen. Lue tästä blogista tiivistelmä webinaarista tai lataa sen maksuton tallenne!

Webinaarin alussa Nordlund kertoi, miksi Liveton webinaarissa näin aurinkoisena kesäkuun päivänä puhuttiin jo syksystä ja silloin koittavista tapahtumista. Syksy on usein kiireistä ja stressaavaa aikaa melkeinpä kaikissa organisaatiossa, sillä silloin käynnistyy useita eri projekteja. Nordlund toteaa, että monissa organisaatiossa kyllä tunnistetaan tämä kiire, mutta tarvittavia toimenpiteitä ei kuitenkaan tehdä sen ennaltaehkäisemiseksi. Niinpä tässä webinaarissa kerrotaan, mitä voi jo nyt tehdä, jotta syksyllä voidaan säästää aikaa, rahaa ja tietysti hermoja!

Mistä lähteä liikkeelle?

Kaikki alkaa isosta kuvasta! Syksyn suunnittelussa kannattaa lähteä liikkeelle miettimällä syksyn ja loppuvuoden tapahtumatarpeet. Heti ensimmäisenä voi pohtia vastaukset tapahtumajärjestämisen peruskysymyksiin, eli:

• Millaisia tapahtumia organisaatiossa järjestetään? Miksi, miten ja kenelle ne järjestetään?
• Mitä työkaluja tapahtumien järjestämiseen tarvitaan?
• Missä muodossa osallistujat haluavat osallistua tapahtumaan?
• Mitkä ovat käytettävissä olevat resurssit tapahtumaa varten?
  
  

Kokonaiskuvaa on helpompi hahmottaa, kun vastaukset yllä oleviin kysymyksiin mietitään hyvissä ajoin! Nordlund nostaa esiin myös sen, että vaikkakin erilaiset webinaarit ja virtuaalitapahtumat ovat olleet viime vuosina suosittuja, ovat silti livetapahtumat edelleen erinomainen vaihtoehto – isoille organisaatioille myös hybriditapahtumat voivat olla sopivia!

Nordlund muistuttaa, että katse kannattaa syksyn ja loppuvuoden lisäksi olla myös ensi vuodessa, sillä syksyllä pedataan jo ensi vuoden tapahtumia ja niiden tavoitteita. Monissa organisaatioissa järjestetään syksyisin erityisesti webinaareja, lanseeraus- ja asiakastilaisuuksia sekä koulutuksia.

Aikajana tapahtumajärjestämiseen

Tapahtuman järjestämisen aikajanan esittämiseksi Nordlund käyttää esimerkkinä webinaaria, sillä ne ovat monelle syksyllä ajankohtaisia. Nordlund esitteli webinaarissa konkreettisen aikajanan, jonka avulla katsoja voi lähteä suunnittelemaan webinaaria tai muuta syksyn tapahtumaa. Aikajana on jaettu asioihin, joita voi tehdä jo nyt, joita voi tehdä kesän aikana ja viimeisenä asioihin, jotka voi tehdä syksyllä lähempänä tapahtumaa.

Mitä voit tehdä jo nyt

Suunnitteleminen

Suunnitteluun kuuluu esimerkiksi tapahtuman perusteet, resurssien selvittäminen ja raportoinnin suunnittelu. Mitkä ovat tapahtuman KPI:t ja mitä tiedolla tehdään? Myös kaikki sopimukset palveluntarjoajien kanssa on hyvä tarkistaa etukäteen, mikäli niitä on tarpeen esimerkiksi uusia tai vaihtaa. Tarvittavien työkalujen ja lupien hankkiminen kuuluu myös työhön, joka kannattaa tehdä hyvissä ajoin.

Käytännön asiat

Nordlund esittelee monta eri käytännön asiaa, jotka tapahtumajärjestäjä voi nyt jo tehdä. Näitä tehtäviä ovat muun muassa vastuuhenkilöiden määritteleminen, tapahtuman ajankohdan päättäminen, esiintyjien lukottaminen sekä markkinoinnin aloittaminen. Tapahtumasivu on hyvä julkaista ajoissa perustietojen kanssa, ja mikäli tapahtumaan on lipunmyynti tai ilmoittautuminen, kannattaa myös se julkaista ajoissa! Käytännön asioita voi myös olla tehtävien valmistelu syksylle, esimerkiksi viestipohjien ja tiedotteiden hahmottaminen valmiiksi.

Mitä voit tehdä kesän aikana

Nordlund muistuttaa, että kesällä on tärkeää rentoutua ja nauttia, mutta silti on lomien välissä myös suositeltavaa edistää syksyn tapahtumia eteenpäin!

Suunnitteleminen

Tapahtuman ohjelmarungon suunnittelu ja erilaisten osallistamistyökalujen ideointi ovat mahtavia esimerkkejä siitä, millaista suunnittelutyötä tapahtumaa varten voidaan kesällä tehdä. Kesän ajaksi ei suinkaan kannata ottaa liikaa tehtävää, sillä lomien vuoksi asioita on vaikeampi edistää. Nordlund nostaa kuitenkin esiin sen, että kesä on hyvää aikaa ideoinnille ja kehittämiselle.

Käytännön asiat

Kesällä on tärkeää huolehtia, että projekti ei pääse tipahtamaan, vaan viestejä ja päivityksiä lähetetään tapahtuman parissa työskentelevien kesken. Mikäli tapahtumaan tarvitaan esimerkiksi webinaarialusta, on sen rakentaminen hyvä käytännön tehtävä kesälle.

Mitä voit tehdä syksyllä / lähempänä tapahtumaa

Suunnitteleminen

Tapahtuman jälkeinen prosessi, sisältäen esimerkiksi markkinoinnin ja kontaktien keräämisen, on tärkeää suunnitella kunnolla! Kuitenkin, jos tapahtumaan on valmistauduttu hyvissä ajoin ja suurin työ on jo tehty, voidaan syksyllä keskittyä lähinnä yksityiskohtien hiomiseen ja tapahtumapäivään valmistautumiseen.

Käytännön asiat

Viimeisiin käytännön asioihin ennen tapahtuma kuuluu esimerkiksi markkinoinnin viimeistely, kenraaliharjoitukset sekä tietenkin kaikki mahdolliset ad hoc -tehtävät. Nordlund kuitenkin muistuttaa, että tapahtuman järjestämisessä tulee aina mutkia vastaan ja yllättäviä käänteitä ilmenee, ei väliä miten hyvin on valmistautunut!

Liveton top 5 vinkit syksyn tapahtumiin

1. Huomioi kokonaisuus: älä tuijota vain yhtä tapahtumaa vaan huomioi koko organisaatio!
2. Kysy osallistujilta: miten he haluavat osallistua tapahtumaan?
3. Suunnittelun ja aikataulun tärkeyttä ei saa unohtaa: noudata suunniteltua aikajanaa!
4. Tutki huolellisesti: mitä työkaluja tapahtumia varten on käytössä ja ovatko ne kaikki tarpeellisia?
5. Tapahtuman sisältö on tärkein: erilaisten avaimet käteen -ratkaisujen avulla voit keskittyä enemmän tapahtuman sisältöön ja luottaa ammattilaisten apuun esimerkiksi tekniikan kanssa!

Haluatko nähdä webinaarin kokonaisuudessaan ja tutustua tarkemmin siinä esitettävään aikajanaan? Lataa maksuton tallenne asiantuntijawebinaarista, niin pääset sukeltamaan aiheeseen!

Meiltä Livetolta löytyy tietenkin myös konkreettinen apu syksyn webinaareihin, nimittäin mahtava webinaaripaketti! Webinaaripaketti on avaimet käteen -ratkaisu, jonka ansiosta voit täysillä keskittyä webinaarin sisältöön – me huolehdimme muusta. Lue lisää webinaaripaketista täältä tai varaa maksuton esittely, jossa tapahtuma-asiantuntijamme esittelee ratkaisun ja sen kullanarvoiset hyödyt!