Näin rekrytoit ja ohjaat tapahtuman vapaaehtoisia – Liveton vinkit onnistumiseen

Tapahtumien järjestämisessä usein tärkeässä osassa ovat vapaaehtoiset työntekijät. Vapaaehtoisia käytetään monenlaisissa, eritasoisissa tehtävissä tapahtuman luonteesta riippuen. Tässä blogissa kerromme, miten rekrytoit ja ohjaat tapahtuman vapaaehtoisia, tapahtumia järjestäessä. Miten vapaaehtoisten rekrytointiprosessi tulisi toteuttaa onnistuneesti ja millaisia asioita tulee ottaa huomioon heitä ohjatessa?

Viisi vinkkiä vapaaehtoisten rekrytointiin

Usein vapaaehtoistyöntekijät yhdistetään pelkästään suuriin livetapahtumiin. Harva tulee kuitenkin ajatelleeksi, että vapaaehtoisia voisi hyvin käyttää myös virtuaalitapahtumissa, etenkin suuremmissa sellaisissa. Vapaaehtoisista voi olla apua niin sanotusti ‘’kulissien takana’’, eli esimerkiksi striimaus-ja kuvauspaikan valmisteluissa, tai vaikkapa chat-moderoinnissa. Tapahtumaa suunniteltaessa onkin hyvä suhteuttaa mm. tapahtuman sisältö, työmäärä,kesto ja osallistujamäärä ja pohtia vapaaehtoisten tarve sen mukaan.

1. Vie itsesi ja tapahtumasi mahdollisten vapaaehtoisten luo jo ennen virallista hakuprosessia ja luo mieleenjäävä vaikutus. Esimerkiksi jos tapahtumasi kohderyhmänä ovat opiskelijat tai nuoret aikuiset, olisiko mahdollista mennä eri kampuksille ständeilemään ja näin luoda kiinnostusta tapahtumaa kohtaan? Kun virallinen vapaaehtoishaku alkaa, he tietävät jo mistä on kyse, ja ehkä kynnys hakea mukaan madaltuu.
   
   
2. Mieti tapahtumasi kohderyhmää ja sidosryhmiä. Voisitko hyödyntää niitä jotenkin rekrytointiprosessissa? Esimerkiksi Nordic Business Forumin vapaaehtoiset koostuvat suurimmaksi osaksi liiketalouden opiskelijoista, jotka saavat pestistään mm. opintosuorituksia. Lue lisää tapahtumasta blogistamme. Älä unohda hyödyntää myös jo olemassa olevia kontaktejasi!
   
   
3. Pohdi, kuinka pitkä rekrytointiaika olisi sopiva juuri sinun tapahtumallesi. Jos vapaaehtoisia tarvitaan noin alle 50 henkilöä, kannattaa rekrytoinnille varata aikaa noin 2 viikkoa. Suurissa massatapahtumissa taas rekrytointi on pidettävä todella hyvissä ajoin, joten silloin haku kannattaa pitää auki tapauskohtaisesti pidempään, ehkä jopa reilun kuukauden. Muista myös markkinoida hakua eri kanavissasi! 
   
   
4. Tee hakulomakkeesta houkutteleva! Älä täytä lomaketta liian monilla kysymyksillä, vaan panosta muutamaan hyvään, josta saat kaikki tärkeimmät tiedot hakijasta. Käytä lomakkeessa brändisi mukaista kieltä. Hakulomakkeessa voi myös heti alkuun tuoda esille tärkeät päivämäärät ja mitä vapaaehtoisille tarjotaan kiitokseksi työpanoksesta.
   
   
5. Jos haluat, voit ennen virallista hakua pitää ensin suljetun haun. Suljetulla haulla tarkoitetaan sitä, että käydään ensin omat verkostot ja tuttavat läpi, ja kysytään, olisiko heillä kiinnostusta tapahtuman vapaaehtoistyöhön. Suljetulla haulla voi saada aikaan mukavan alun vapaaehtoisten listaukseen, tai sitten tuttavasi saattavat jakaa tiedon hausta myös omille tutuilleen, mikä on omalla tavallaan sekin pelkkää promoa tapahtumallesi.

Selkeä ja suunniteltu ohjaaminen helpottaa tapahtumapäivän kulkua

Tee vapaaehtoisten työskentelyprosessi selkeäksi myös itsellesi ennen tapahtumaa. Suunnittele tapahtumasi työpisteet huolellisesti ja sijoita vapaaehtoiset niiden mukaan. Montako ihmistä tarvitset kullekin työpisteelle ja kuinka pitkäksi ajaksi? Suunnittele myös perehdytys huolellisesti. Mieti, mitkä asiat vapaaehtoisten on hyvä tietää tapahtumasta ja selitä heidän työtehtävänsä selkeästi. Panosta myös selkeään työvuorolistaan, jos vapaaehtoisia ja työtehtäviä on useampia!

Vapaaehtoisten ohjaamista ei suinkaan tule jättää tapahtumapäivään, vaan se kannattaa aloittaa suunnitellusti hetimmiten rekrytointiprosessin ja valinnan jälkeen. Heille tulee viestiä säännöllisesti ja selkeästi aina tapahtumapäivään saakka, ja heti alussa on myös hyvä tehdä selväksi kuka on heidän ‘’vastuuhenkilönsä’, eli kehen he voivat olla yhteydessä, jos epäselvyyksiä ilmenee. Perehdytyspäivä voi olla päätettynä jo rekrytointivaiheessa, jolloin se ilmoitetaan jo hakulomakkeessa. Jos näin ei ole, kannattaa perehdytyspäivän ajankohta ja aikataulu sopia valittujen vapaaehtoisten kanssa hetimmiten. 

Kun tapahtumapäivä koittaa, voi ilmassa olla jännitystä, kireyttä ja kiireen tuntua. Sen takia on aina parempi, jos kaikille on jo selvää mitä tapahtuu, missä täytyy olla ja mihin aikaan, joten tapahtumapaikka, työpisteet ja työvuorolista kannattaa käydä yhdessä läpi jo ennen pääpäivää. Pidä vapaaehtoisiin myös yhteyttä päivän aikana ja sopikaa yhdessä viestintäkäytännöistä. 

Vapaaehtoisten ohjaamisen checklist

• Perehdytä vapaaehtoiset tapahtumapaikkaan ja työpisteisiin huolellisesti jo ennen tapahtumaa. Varmista useasti, onhan kaikki selvää ja kehota kysymään rohkeasti, jos jokin mietityttää.
• Kommunikoi vapaaehtoisten kanssa myös tapahtuman aikana. Vapaaehtoisilla täytyy olla tapahtuman aikana mahdollisuus kysyä tai varmistaa asioita, ja heiltä voi samalla myös kysyä, miten eri työpisteillä menee.
• Suunnittele vapaaehtoisten työvuorojen lisäksi myös tauot ja tauottajat! Esimerkiksi järjestyksen valvojat voivat välillä tauottaa lippujen skannaajia. Muistuttele taukojen pitämisestä ja varaa työntekijöille oma, rauhallinen taukotila. Kaikkien on tärkeää saada tauottaa työpäiväänsä rauhassa.
• Ylläpidä hyvää, rentoa ilmapiiriä. Muista, että osa vapaaehtoisista saattaa olla ensimmäistä kertaa tapahtumassa töissä, joten tilanne voi alkuun tuntua jännittävältä. Tsemppaa vapaaehtoisia päivän mittaan ja jaa parhaat vinkit tapahtumapäivästä selviämiseen. 
• Kysy vapaaehtoisilta palautetta tapahtuman jälkeen! Heille voi laatia esimerkiksi palautekyselyn, jossa kysytään esimerkiksi miten he kokivat vapaaehtoistyön tässä tapahtumassa, missä onnistuttiin ja olisiko kenties jotain parannettavaa. Lue lisää palautekyselyn tärkeydestä tapahtumissa täältä.
  
  

Vapaaehtoisten tuomaa työpanosta täytyy ennen kaikkea arvostaa, joten mikäli rahallinen korvaus ei ole mahdollinen, pyri kiittämään heitä runsaasti muilla keinoin. Usein vapaaehtoisille tarjotaan tapahtumassa ruuat ja kahvit, todistus vapaaehtoistyöstä, sekä jonkinlainen karonkka tai illanvietto tarjoiluineen jälkeenpäin. Esimerkiksi musiikkifestivaaleilla vapaaehtoisilla on myös mahdollisuus päästä näkemään keikkoja ja ohjelmaa maksutta. Hyödyissä korostetaan usein myös työkokemusta, verkostoja ja ihmisiin tutustumista. 

Muista, että mitä parempi kuva tapahtumassa vapaaehtoisille jää, sitä todennäköisemmin he myös suosittelevat sitä muille, tai tulevat jopa itse uudestaan!

Oletko järjestämässä live-, virtuaali- tai hybriditapahtumaa? Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää Liveton tarjoamista ratkaisuista!