Jopa kaikkein kokeneimmat tapahtumajärjestäjät kohtaavat haasteita virtuaalitapahtuman järjestämisessä – miten tarjota yhtä hyvä asiakaskokemus kuin livetapahtumassa? Suurin osa virtuaalitapahtuman osallistujista istuu kotisohvallaan tai työpöytänsä ääressä, ja heitä ympäröi moni erilainen häiriötekijä, kuten esimerkiksi puhelin ja sosiaalinen media. Jos virtuaalitapahtuma ei ole tarpeeksi kiinnostava, on asiakkaan helppo poistua tapahtumasta ja alkaa tehdä jotain muuta. Tapahtumajärjestäjän haasteena onkin se, miten säilyttää asiakkaan mielenkiinto sekä miten sitouttaa asiakas virtuaalitapahtuman aikana.
Ensimmäiseksi kannattaa laittaa perusasiat kuntoon, ja varmistaa että tapahtuman sisältö on informatiivista, hyvin suunniteltua ja jäsenneltyä. Virtuaalitapahtuman mahdollisiin esityksiin kannattaa sisällyttää dataa, videoita sekä tärkeimpiä pääpointteja ja käytännön esimerkkejä, jotka herättävät katsojan mielenkiinnon. Mieti, mitä tapahtumasi kohderyhmä haluaa kuulla tai tietää? Jos sisältö ei tuota asiakkaalle lisäarvoa, niin silloin on myös vaikeaa säilyttää henkilön mielenkiinto tapahtumaa kohtaan.
Vinkki: Kerro asiakkaille heti alussa virtuaalitapahtuman sisältö sekä tapahtuman aikataulu. Näin asiakkaat pystyvät seuraamaan tapahtuman kulkua askel askeleelta, ja motivoit samalla heitä jatkamaan polkua eteenpäin. Muista jättää pieniä taukoja keskustelemiselle sekä verkostoitumiseen. Voit lukea lisää vinkkejä verkostoitumiseen täältä.
Philip J. Guo -tutkimus videotuotannosta ja yleisön sitoutumisesta paljasti, että yleisön huomio heikkenee noin 6–9 minuutin videoluennon jälkeen. Käytännössä se tarkoittaa, että jos järjestää webinaarin, striimin tai virtuaalitapahtuman, joka perustuu puhujan monologiin, niin tapahtuman osallistujat menettävät huomionsa 6-9 minuutin kuluttua ja siirtävät huomionsa johonkin muuhun kiinnostavampaan. Tämä vuoksi on erittäin tärkeää aktivoida virtuaalitapahtuman osallistujia esimerkiksi interaktiivisten työkalujen avulla. Osallistujia voi aktivoida esimerkiksi:
Q&A -kysymysosiolla
Reaaliaikaisella palautteella
Kyselyillä
Chatilla
Vinkki: Alusta alkaen on tärkeä luoda virtuaalitapahtumaan helposti lähestyttävä ja keskustelunomainen fiilis, joka kannustaa katsojia ottamaan osaa keskusteluun. Yksinkertainen tapa on esittää yleisiä kysymyksiä, joihin kaikki osaisivat vastata. Tämä ei ole kuitenkaan tehokkain ratkaisu, vaan puhujan kannattaisi esittää yllättäviä ja mielenkiintoisia kysymyksiä, joilla osallistujan mielenkiinto heräisi. Puhujien tulee arvostaa myös osallistujien kommentteja ja ottaa ne osaksi keskustelua. Virtuaalitapahtumaan on mahdollista ottaa myös pelit ja kilpailuhenkisyys mukaan. Lähtisitkö sinä mukaan keskusteluun, jos parhaalle kysymykselle, oivallukselle tai kommentille olisi luvassa hyvä palkinto?
Paras livetapahtumien puhuja ei ole välttämättä hyvä puhuja virtuaalitapahtumaan, sillä tiedon esittämistapa on tällöin erilainen. Kannattaa etsiä puhuja, joka on todistanut taitonsa jo muissa virtuaalituotannoissa. Keskustele myös puhujien kanssa siitä, miten tehdä tapahtumasta inspiroivampi ja mieleenpainuvampi, ja miten yllä mainittuja vuorovaikutuksen työkaluja voidaan käyttää onnistuneesti. Improvisointi ei yleensä toimi, joten tarkista jokaisen puhujan kanssa, että heillä on valmiina asiantuntevat materiaalit. Samat vinkit toimivat myös B2B-tapahtumien ulkopuolella, eli esimerkiksi artistin valinnassa.
Vinkki: Mieti tarkkaan millainen puhuja tai artisti herättäisi mielenkiintoa tapahtumasi kohderyhmässä. Muista: mikä sinua kiinnostaa, ei välttämättä kiinnosta muita. Virtuaalitapahtuman esiintyjä on isossa roolissa tapahtumassa, joten niiden valinta pitää olla osa tapahtuman brändiä ja kokonaisuutta.
Virtuaalitapahtuma-alustan valinnassa tulee kiinnittää huomiota muun muassa:
Liveton alusta tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun virtuaalitapahtumien järjestämiseen. Alusta toimii suomenkielellä, suomalaisilla maksutavoilla sekä on helppokäyttöinen. Voit myös aktivoida osallistujia erilaisten työkalujen avulla. Pyydä maksuton demo, niin kerromme lisää!