Tapahtuma-ala muuttuu ja kehittyy jatkuvasti, joka tarkoittaa, että uusien innovatiivisten ja onnistuneiden tapahtumakonseptien kilpailu keskenään kovenee. Tämän vuoksi tapahtumajärjestäjänä sinun tulee tuntea kävijäkuntasi läpikotaisin ja ymmärtää, mitä nämä ihmiset haluavat kokea ennen, aikana ja jälkeen tapahtumasi – oli kyseessä sitten live-, hybridi- tai virtuaalitoteutus. On erittäin tärkeää erottaa tapahtumasi muista tapahtumista ylivoimaisella tapahtumakokemuksella. Tapahtuman tarjonnan tulee kohdata täydellisesti tapahtuman tavoitteet sekä kävijöiden odotukset.
Kävijäpolun suunnittelu alkaa kävijäprofiilien luonnilla. Kävijäprofiilit kuvaavat kohdeyleisösi tärkeimpiä sekä yleisimpiä kävijöitä. Kävijäprofiilien luonti auttaa määrittämään sinulle parhaat mahdollisuudet löytää yhteistä rajapintaa asiakkaidesi kanssa ja varmistaa tapahtumaviestinnän soveltuvan kävijöiden tarpeisiin. Ota tavoitteeksesi kartoittaa 3-5 totuudenmukaista kävijäprofiilia.
Ketkä ovat tapahtumasi potentiaaliset ja todelliset kävijät?
Millaisia ovat potentiaaliset kävijät tapahtumassasi (ikä, elämäntilanne, kiinnostuksen kohteet, asuinpaikkakunta, ammatti…)?
Mitkä asiat saavat nämä kävijät tekemään päätöksiä?
Miksi he osallistuvat tapahtumaasi? Miksi eivät?
Miten saat sitoutettua heidät tapahtumaasi
Mitkä ovat asiakaspolkusi kohtaamispisteet kävijöiden kanssa?
Mitä tarpeita ja vaatimuksia kävijöillä on tapahtumasi suhteen
Mitä huolia tai haasteita kävijöillä on koskien erilaisia tapahtumia/tapahtumasi suhteen?
Kun kävijäprofiilit on määritelty, on aika visualisoida kävijäpolku ja sen mahdolliset kohtaamispisteet kävijän ja tapahtumasi välillä. Kävijäpolku koostuu yleensä viidestä avainvaiheesta:
Ensimmäinen vaihe kävijäpolulla on hetki, jolloin kävijä ensimmäisen kerran kohtaa tapahtumasi esimerkiksi markkinoinnin ja PR:n kautta. Mieti seuraavia asioita:
Ensikohtaamisen jälkeen potentiaalinen tapahtumakävijäsi on saanut jo jotakin informaatiota siitä, mitä tapahtumasi pitää sisällään, ja on aika motivoida heidät ostamaan lippu tapahtumaasi. Harkintavaiheessa tehtäväsi on vähitellen nostaa kiinnostusta tapahtumaan osallistumiseen.
Sitouttamisvaiheessa potentiaalisesta kävijästä tulee kävijä ja hän tekee päätöksen ostaa lipun tai rekisteröityä tapahtumaan. Käyttäjäkokemuksella on iso rooli kävijän sitouttamisessa. Tee ilmoittautumis- ja ostoprosessista mahdollisimman yksinkertaista, intuitiivista ja nopeaa.
Kokemus perustuu itse tapahtumaan ja rakentuu sen aikana. Kokemus muodostuu kuitenkin useista eri tekijöistä ja saattaa jakautua useampaan välivaiheeseen.
Tapahtuma on ohi, mutta se ei tarkoita töiden päättymistä. Tapahtuman jälkeen tulee varmistaa, että kävijät tulevat takaisin ensi kerralla ystävien ja kollegoidensa kanssa. Hyödynnä palautekyselyä kerätäksesi kokemuksia tapahtumastasi ja selvittääksesi, mikä meni hyvin ja mitä voisi tehdä paremmin tulevaisuudessa.
Suunnitellessa kävijäsi kulkemaa polkua, valitse itsellesi paras malli visualisoidaksesi kävijäpolkusi. Varmista, että voit esittää kävijäpolkusi sen avulla mahdollisimman selkeästi. Käytä valmista pohjaa tai luo oma kävijäpolkukarttasi!
Alla muutama englanninkielinen esimerkki joita voit käyttää mallina tai sellaisenaan:
Lähde: SlideUpLift
Lähde: Association Analytics
Lähde: Uxpressia
Kävijäpolkukarttaa ei tarvitse yrittää tiivistää tai turhaan silottaa. Sen on hyvä sisältää yksityiskohtia ja ajatuksia, jotka auttavat rakentamaan mahdollisimman miellyttävän polun kävijöillesi. Älä myöskään pelkää virheitä matkan varrella; on hyvin todennäköistä, asiat eivät mene niin kuin on suunniteltu - etenkin jos järjestät tapahtumaa ensimmäistä kertaa. Jatka kehittämistä jokaisen tapahtuman jälkeen, ja ajan kanssa tutustut asiakaskuntaasi paremmin ja samalla myös kävijäpolkusi selkeytyy. Tapahtumasi dokumentointi myös suunnittelun osalta on tärkeää, jotta voit tarkastella kehittämispisteitä seuraavaa tapahtumaasi varten tehokkaammin.