Ohjat omiin käsiin – näin Porvoon Taidetehdas uudisti lipunmyyntinsä

Porvoon sydämessä, historiallisessa tehdasmiljöössä, sijaitsee Taidetehdas – elämyksellinen tapahtumatalo, joka kattaa kokonaisen korttelin. Kulttuuria, viihdettä ja vapaa-ajan palveluita saman katon alla tarjoava talo on yksi Itä-Uudenmaan merkittävimmistä tapahtumapaikoista, alle tunnin ajomatkan päässä Helsingistä. Talon tapahtumatuotannosta vastaa Porvoo Event Factory Oy, ketterä neljän hengen myynti- ja tuotantoyhtiö, joka hoitaa kaiken tapahtuman suunnittelusta toteutukseen. Syksystä 2025 lähtien Event Factory on ottanut käyttöönsä Liveton tapahtumamyynnin ja -hallinnan palvelut.

Tapahtumia laidasta laitaan

Taidetehtaalla järjestetään vuosittain yli 200 tapahtumaa, ja talossa vierailee noin 250 000 kävijää vuodessa. Tapahtumatarjonta kattaa kaiken joulumarkkinoista ja kevätmarkkinoista konsertteihin, musikaaleihin, teatteriesityksiin ja yritystapahtumiin. Viime aikoina ohjelmistoon on tuotu myös matalan kynnyksen, pääsymaksuttomia tapahtumia, joilla käyttöastetta on saatu nostettua entisestään.

Täällä tapahtuu kaiken näköistä vauvasta vaariin, tiivistää tapahtumatuotantovastaava Jarno Saari.

Lipunmyynnin hallinta omiin käsiin

Taidetehdas halusi helpottaa tapahtumajärjestämisen arkea, parantaa lipunmyynnin hallintaa ja karsia ylimääräisiä kustannuksia. Ratkaisu tähän löytyi Livetosta. Yksi arjen konkreettisimmista parannuksista on reaaliaikainen raportointi: myyntiluvut näkyvät järjestelmässä päivittäin, eikä keikkajärjestäjien tarvitse enää odotella viikoittaista sähköpostia saadakseen tiedon myyntimääristä – he voivat katsoa tilanteen itse.

Tapahtumajärjestäjä voi tehdä kaikki muutokset itse hallinnassa vain muutamissa minuuteissa, ja tapahtumatuotantovastaava Jarno Saari toimiikin itse Liveton pääkäyttäjänä. Myös itse Liveton lippukauppa on ollut asiakkaille helppokäyttöinen – kauppa tarjoaa ostamisen ilman kirjautumista sekä laajat maksutavat.

Lipunmyynnin rinnalle on otettu myös oheispalveluiden myynti. Narikkaliput ja muut lisäpalvelut on nyt mahdollista ostaa etukäteen verkossa, mikä tekee tapahtumaan saapumisesta entistä sujuvampaa. Ovella käytössä oleva skannaussovellus puolestaan pitää kirjaa kävijöistä reaaliaikaisesti ja on helppokäyttöinen myös henkilöstölle.

Kiinteällä hinnalla säästöä jopa 35 %

Livetolta löytyi myös kustannustehokas vaihtoehto perinteiselle palvelumaksupohjaiselle hinnoittelulle: kiinteällä kuukausihinnalla tapahtumajärjestäjä voi myydä lippuja ja tuotteita rajattomasti ilman, että kate kärsii. Taidetehdas onkin säästänyt lipunmyynnin kuluissa vuositasolla noin 35 % verrattuna totuttuun palvelumaksupohjaiseen malliin.

Potentiaalia vielä käyttämättä

Kaikkia Liveton ominaisuuksia ei ole vielä otettu täyteen käyttöön. Seuraavina askelina on tarkoitus tutustua tarkemmin ilmoittautumistyökaluihin, passien tulostamiseen sekä seminaari- ja yritystapahtumaominaisuuksiin. Yhteistyö jatkuu, ja uusia ominaisuuksia otetaan haltuun askel kerrallaan.

Haluatko sinäkin tarjouksen lipunmyynnistä kiinteällä hinnalla? Pyydä tarjous täältä!

Kuva: Taidetehdas.fi