Muistilista virtuaalitapahtuman kuvaustekniikkaan

Kirjoitimme tammikuussa blogitekstin, missä kävimme läpi, mitä kaikkea virtuaalitapahtuman järjestäjän on hyvä muistaa tapahtumaa suunnitellessaan. Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on taas sukeltaa virtuaalitapahtumien kuvaustekniseen puoleen. Virtuaalitapahtuma voi olla kevyt webinaari esimerkiksi Zoomissa tai sitten suuri studiossa kuvattava monikameratuotanto, joka lähetetään virtuaalitapahtuma-alustan kautta jopa tuhansille katsojille. Virtuaalitapahtuma voi olla myös 3D -virtuaaliympäristössä tapahtuva kokonaisuus, jossa ihmiset liikkuvat avatarien eli ”hahmojen” avulla paikasta toiseen. Tässä kirjoituksessa keskitymme kuitenkin hieman yleisimpiin ja perinteisimpiin virtuaalitapahtumiin.

Mitä teknisiä asioita pitää huomioida virtuaalitapahtumaa järjestettäessä?

Virtuaalitapahtumaa järjestäessä täytyy aluksi miettiä näitä kysymyksiä: mitä järjestät, kenelle järjestät, millä resursseilla järjestät ja kenen kanssa järjestät? Muista määrittää myös budjetti, koska virtuaalitapahtuman järjestämiseen voi upota huomattaviakin määriä euroja. Kaikki riippuu virtuaalitapahtuman toteutuksesta, kestosta ja siitä haluatko yksinkertaisen tapahtuman Zoomissa vai hieman suuremman kokonaisuuden, joka kuvataan esimerkiksi studiossa.

Kevyen toteutuksen muistilista

Zoom, Microsoft Teams tai Google Meet ovat loistavia työkaluja kevyen tapahtuman, seminaarin tai vaikka kokouksen järjestämiseen. Me Livetolla suosittelemme Zoomia, koska sen avulla voit viedä tapaamisen esimerkiksi Vimeoon, YouTubeen tai vaikka Facebookiin, ja muodostaa tätä kautta suoran lähetyksen, jota mahdollinen yleisö voi helpommin seurata. Kirjoitimme erillisen blogikirjoituksen Zoomin Live -ominaisuuksista.

Kun käytät yllä mainittuja alustoja omaan tapahtumaasi, muista käydä alustojen toiminnot läpi kaikkien puhujien kanssa ennen tapahtumaa. Vaikka alustat ovat yksinkertaisia käyttää, on mahdollista, että tapahtumaan puhumaan tuleva esiintyjä ei ole koskaan niitä käyttänyt. Kenraaliharjoitus kannattaa pitää viimeistään edellisenä päivänä, jolloin voit rauhassa katsoa kaikki toiminnot puhujien/osallistujien kanssa läpi. Kannattaa pitää myös huoli siitä, että esiintyjät kytkevät koneeseensa kiinteän langallisen laajakaista -yhteyden tai vähintään voimakkaan wifi -yhteyden. Oman puhelimen kautta jaettavaa wifi -yhteyttä emme suosittele.

Jos esiintyjät puhuvat ja käyttävät kameraa, niin kannattaa miettiä, voisivatko he mahdollisesti hyödyntää ulkoista mikrofonia sekä kameraa. Selkeä kuva ja ääni parantavat katsojakokemusta huomattavasti ja tekevät tapahtumasta heti laadukkaamman näköisen. Puhujien kannattaa valaista kasvonsa selkeästi ja pyrkiä istumaan niin, ettei taakse jää esimerkiksi ikkunaa. Taustaa kannattaa muutenkin miettiä, koska esiintyjän takana oleva valkoinen seinä on todella tylsän näköinen.

Presentaatiot ja muut esitykset kannattaa esittää kokonaiselta ruudulta eikä niin, että esityksen taustalla näkyy esimerkiksi osa esiintyjän työpöydästä. Visuaalisuus, äänenlaatu sekä sisältö ovat tärkeimpiä tekijöitä, kun puhutaan onnistuneesta katsojakokemuksesta. Jos haluat tapahtumaasi muutakin kuin Zoomissa tapahtuvaa sisältöä, kannattaa miettiä etäohjaajan mukaan ottamista. Etäohjaajan avulla tapahtuma voidaan edelleen pitää kevyenä, mutta itse lähetyksestä voidaan saada ammattimaisemman näköinen kokonaisuus esimerkiksi erilaisilla grafiikoilla, videoilla tai vaikka musiikilla.

Kevyen toteutuksen muistilista:

• Valitse tarpeisiisi sopiva alusta ja tutki mitä ominaisuuksia se sisältää
• Hanki hyvä internetyhteys (mieluiten langallinen yhteys)
• Tarkista että ääni on selkeä (mieluiten ulkoinen mikrofoni)
• Valmista että kuva on selkeä (mieluiten ulkoinen kamera/webkamera)
• Valaise puhujan kasvot, vältä tylsää taustaa
• Käsikirjoita tapahtuma minuutin tarkkuudella
• Suunnittele, harjoittele ja ennakoi
• Hyödynnä etäohjausta, jos haluat lähetyksestä ammattimaisemman

Studiossa toteutettu suurempi kokonaisuus

Virtuaalitapahtumien livelähetyksistä pyritään yleensä saamaan visuaalisesti näyttäviä ja tähän on paljon erilaisia ratkaisuja. Me Livetolla suosittelemmekin, että panostat virtuaalitapahtuman visuaalisuuteen varsinkin, jos kyseessä on maksullinen tapahtuma. Valmiiden studioiden avulla virtuaalitapahtumista pystytään räätälöimään näyttäviä kokonaisuuksia juuri sinun toiveidesi mukaisesti. Useat virtuaalitapahtumat ovatkin jo täysin verrattavissa laadukkaisiin tv-lähetyksiin. Tämän tyylisiä kokonaisuuksia suunnitellessa kannattaa huomioida tapahtuman budjetti ja se mitä halutaan saavuttaa. Kuinka monta eri kuvakulmaa haluat, montako mikrofonia tarvitaan, tuleeko taustalle lediseiniä, visuaaleja, värivaloja ja halutaanko lähetykseen lisätä esimerkiksi grafiikoita tai vaikka musiikkia? Nämä kaikki vaikuttavat suuresti myös kuvaustuotannon hintaan.

Liikkeelle kannattaa lähteä vähintään kahden kameran toteutuksesta, koska tämä parantaa tapahtuman visuaalisuutta jo huomattavasti, kun kuvakulmaa voidaan vaihtaa livelähetyksessä. Suurissa tuotannoissa sinulla on yleensä kuvauksen tekninen yhteistyökumppani tukena eli kaikkea ei tarvitse eikä pidä tehdä yksin. Jos vuokraat studiotilan itse, muista varmistaa, että siellä on tarpeeksi tilaa, hyvä internetyhteys, esteetön saapuminen, kohtuullinen valaistus ja huonekaluja, joiden avulla voit sisustaa tilaa. Kuvauskalusto vie yllättävän paljon tilaa, joten varmista kuvauksen tekniseltä kumppanilta, kuinka paljon tilaa he tarvitsevat. 

Suuren toteutuksen muistilista:

• Etsi itsellesi sopiva kuvaustekniikan kumppani
• Määritä tarpeesi heti suunnitteluvaiheessa, ja pyri siihen, että tekniikan tarjoaja on mukana alusta lähtien:

-Käytetäänkö valmista studiotilaa vai rakennetaanko studio esimerkiksi yrityksen tiloihin?
-Kuinka monta kameraa tarvitaan (vähintään 2kpl)?
-Kuinka monta puhujaa/esiintyjää on paikan päällä (mikit)? Istuvatko vai seisovatko henkilöt?
-Tuleeko puhujia/esiintyjiä etäyhteydellä? Miten tämä tapahtuu?
-Onko esiintyjillä esitysmateriaalia?
-Tuleeko puhujia/esiintyjiä ennen esimerkiksi "nimikyltit" lähetyksen kuvaan?
-Tuleeko esitysten väliin mainoksia (kuvia/videoita)?
-Tuleeko striimistä tallenne? Tarvitseeko tallennetta editoida? Missä tallenne on nähtävillä?-Mikä on tapahtuman alustava aikataulu?

• Luota tekniikasta vastuussa olevaan yhteistyökumppaniin ja heidän ammattitaitoonsa
• Sopikaa tekniikan kanssa mahdollisesta varasuunnitelmasta, jos jokin menee pieleen
• Hanki hyvä internetyhteys (yleensä studioissa valmiina)
• Käsikirjoita tapahtuma minuutin tarkkuudella
• Suunnittele, harjoittele ja ennakoi
• Pidä huoli visuaalisuudesta – suunnittele studion sisustus ajatuksella
• Tarkista että studioon on esteetön pääsy ja siellä on tarpeeksi tilaa
• Valmenna esiintyjät reilusti ennen tapahtumaa

Käy katsomassa myös maksuton Webinaari virtuaalitapahtuman alustan valinnasta täältä.