Erilaisissa tapahtumissa talkoolaisille löytyy tehtäviä laidasta laitaan. Ennakkovalmisteluihin sekä tapahtuman purkuun tarvitaan ulkopuolisia auttajia useissa tapahtumissa. Tärkeitä ovat myös tapahtuman aikana auttavat talkoolaiset infossa, rannekkeen vaihdossa tai muissa tarpeellisissa tehtävissä. Esimerkiksi Ilosaarirock kerää tapahtumaansa noin 2 000 vapaaehtoista kokemaan, millaista on olla osa suurta festivaalia.
Vapaaehtoisia motivoidaan kurkistuksella kulisseihin, jolloin he pääsevät näkemään jotain, mitä he eivät perinteisenä kävijänä pääsisi tapahtumassa kokemaan. Talkoolaistoiminnasta annetaan usein vapaa pääsy tapahtumaan niille päiville, kun ei työskentele tapahtumassa. Tämä voi toimia varsinkin nuorien motivaattorina, sillä heillä itsellään ei välttämättä ole varaa ostaa tapahtuman lippuja. Esimerkiksi Pori Jazz tarjoaa talkoolaisilleen jopa mahdollisuuden ostaa normaalihintaisia lippuja hintaan 3,50 euroa. Näiden lippujen ostomäärä riippuu vapaaehtoisena työskenneltyjen päivien määrästä.
Esimerkiksi Ruisrock muistaa talkoolaisiaan erikseen viimeisenä iltana järjestettävillä talkoolaisten omilla bileillä. Monet tapahtumat haluavatkin kiittää heitä auttaneita talkoolaisia kiitosjuhlilla tapahtumien jälkeen. Tällä tavoin he voivat tapahtuman jälkeen tuoda auttajille hyvän fiiliksen ja mahdollistaa sen, että jo kokeneet talkoolaiset tulisivat seuraavana vuonna uudestaankin. Moni alasta kiinnostunut haluaa aloittaa tiensä vapaaehtoisena, sillä se on helpoin tapa päästä osaksi tapahtumaa sekä näyttää omaa osaamistaan.
Usein talkoolaiset ovat hyvin nuoria ja saattavat olla kokeilemassa työelämää ensimmäistä kertaa. Tärkeää on, että talkoolaiset ohjeistetaan hyvin ja perehdytetään tehtäväänsä ennen tapahtumaa. Tällä tavalla voidaan taata myös se, että työntekijä osaa hoitaa vastuutehtävänsä tapahtumassa ja on motivoitunut tekemään töitä yhdessä tiimin kanssa.
Vapaaehtoisia houkutellaan mukaan sillä, että he tulevat olemaan osa tapahtumaa. Esimerkiksi Joensuun Popmuusikot järjestävät kesäisin crew-valmennuksia nuorille, minkä avulla he saavat osaavia nuoria avukseen tapahtumiinsa, kuten Ilosaarirockiin. Festaripörssi on vapaaehtoisten hankintaan soveltunut nettisivu, josta voi hakea tapahtumalle vapaaehtoisia. Sivusto toimii Humakin ja Gestin yhteistyössä tarjoten nuorille tietoa vapaaehtoispaikoista ja yhdistäen heidät tapahtumajärjestäjien kanssa.
Monesti ajatellaan, että helpompaa voisi olla palkata työvoimaa, sillä talkoolaisista syntyy myös kustannuksia. Esimerkiksi ruokailut, kouluttaminen ja muut työntekijöiden edut ovat yleisiä talkoolaisten hankinnassa. Osa festivaalien järjestäjistä pelkää työntekijöiden sitoutumattomuutta. Vuodesta 2018 eteenpäin Nelonen Media Live on luopunut vapaaehtoisten käytöstä näiden sitoutumisongelmien takia. Kuitenkin monelle tapahtuman järjestäjälle nämä talkoolaiset kuuluvat osaksi tapahtumaa. Pidempään toiminut tapahtuma myös osaa jo motivoida talkoolaisia eduillaan ja hyvillä työolosuhteilla.
Ennen talkoolaisten hankintaa on hyvä varmistaa, että tapahtumasi perusasiat ovat kunnossa. Tutustu tapahtuman checklistaan täältä.