Kuten me kaikki tiedämme, tapahtuma-ala on kokenut historiallisen paljon muutoksia kuluneiden vuosien aikana. Miten kaikki nämä muutokset peilautuvat tapahtuman lipunmyyntiin, asiakkaiden luottamukseen ja tarvittavaan asiakaspalvelun tasoon? Muun muassa näihin kysymyksiin perehdytään tässä kirjoituksessa, joten jatka ihmeessä lukemista!
Tapahtumia on jouduttu perumaan valitettavan paljon eri syistä viime vuosien aikana, kuten rajoitusten tai liian vähäisen lipunmyynnin takia. Tästä johtuen osallistujille on muodostunut pelko ja epäilys siitä, että tapahtumaa ei välttämättä järjestetä ollenkaan, ja lipunostoa venytetään pidemmälle lähemmäs tapahtuman ajankohtaan. Tapahtumajärjestäjille tämä ei ole millään tavalla hyvä asia, sillä on vaikeampi arvioida, kuinka monta osallistujaa tapahtumaan on tulossa, budjetti on vaikeampi muodostaa ja kulujen maksaminen voi hankaloitua.
Osallistujien pelko tapahtuman peruuntumisesta on kieltämättä varteenotettava, sillä tapahtuman peruuntuessa osallistuja joutuu vangiksi pahimmassa tilanteessa hyvin pitkäkestoiseen ja vaikeaan palautusrumbaan. Tästä koituu yleensä epäluottamusta ja epävarmuutta osallistujalle; miten ja milloin rahat ostetusta lipusta saadaan takaisin? Tuleeko palautuksesta jotain lisäkustannuksia? Mikä neuvoksi?
Osilla lipunmyynnin toimijoilla lippurahojen palautus voi kestää jopa puoli vuotta tai ylikin. Tämä tarkoittaa tietenkin sitä, että lipun ostajan rahat jäävät täksi ajaksi kiinni yritykselle, eivätkä he pääse itse rahoihin käsiksi. Kuinka moni voi odottaa palautusta näin kauan ilman, että siitä syntyy turhautumista tai epäluottamusta, kenties jopa konkreettista haittaa taloudelle?
Tapahtumajärjestäjä voi monilla keinoilla tehdä oman osansa osallistujan luottamuksen rakentamiseen. Ensinnäkin, kattavalla ja oikeaan aikaan tehdyllä viestinnällä on suuri vaikutus. Heti tapahtuman peruuntuessa on ilmoitettava miten, milloin ja minne rahat palautetaan. Tarvitseeko osallistujien tehdä mitään toimenpiteitä vai palautetaanko rahat automaattisesti? Tuleeko tapahtumalle korvaava päivämäärä? Pitääkö sinne ostaa lippu erikseen?
Kenties vieläkin tärkeämpää on valita sopiva lipunmyynnin kumppani, kenellä palautusajat ovat mahdollisimman nopeat, on helppokäyttöinen tapahtumahallinta tilauksien tarkasteluun sekä luotettavat asiakaspalvelijat, ketkä palvelevat tapahtuman osallistujia ammattitaidolla ja vaadittavalla nopeudella. Esimerkiksi Liveton tapahtumajärjestelmästä hoidat lipunmyynnin ja tapahtumahallinnan tehtävät helposti ja nopeasti. Tapahtuman peruuntuessa rahat palautetaan Liveton toimesta ostajalle viimeistään kuukauden kuluttua, mutta yleensä palautus on luotu jo viikon kuluessa palautuspyynnöstä.
Kaukana ovat ajat, kun asiakaspalvelussa vastattiin viiveettä ja asiat selvisivät yhden puhelinsoiton aikana, vai ovatko? On ymmärrettävää, että tapahtumajärjestäjällä ei ole aikaa vastailla kaikkiin asiakkaiden viesteihin, sillä niitä voi tulla hyvin paljon. Varsinkin, jos tapahtuma joudutaan perumaan. Kun lipunmyyntiin hankitaan luotettava kumppani, jolla on toimiva asiakaspalvelu, säästetään tapahtumajärjestäjän aikaa muihin tehtäviin. On kuitenkin tapahtumajärjestäjän vastuulla tarjota tarvittavat tiedot kumppanille, jotta yleisimpiin kysymyksiin tapahtumasta voidaan vastata. Tapahtumasivut ovat myös tärkeä tiedottamisen väline tapahtuman verkkosivujen lisäksi, joten sinne on tärkeää päivittää ajankohtaisimmat tiedot.
Lippupalautuksia voidaan tehdä myös muistakin syistä, kuin pelkästään tapahtuman peruuntumisen vuoksi. Tapahtumajärjestäjän päätettävissä on, mahdollistetaanko lippujen palautus myös esimerkiksi sairastapauksissa. Näistä yksittäistapauksista vahvistus peruuntumiseen on aina varmistettava tapahtumajärjestäjältä, mutta lippupalvelun kumppanilla on oltava tarvittavat resurssit myös tällaisten yksittäisten palautusten tekemiseen.
Millaista asiakaspalvelua osallistujille tarjotaan?
Onko asiakaspalveluun helppo ottaa yhteyttä? Onko kanavia useampia ja ovatko ne selkeästi esillä?
Mikä on asiakaspalvelun vastausaika keskimäärin?
Miten nopeasti palautus voidaan tehdä tapahtuman perumisesta?
Ovatko yksittäiset palautukset poikkeustilanteissa mahdollisia?
Voitko itse hallinnoida tapahtumaa ja tarvittaessa ottaa liput pois myynnistä?
Voitko itse tarkastella lipunmyynnin raportteja?
Me Livetolla uskomme asiakaspalvelun ja ammattitaidon tärkeyteen myös lipunmyynnissä. Tämä ei suinkaan ole meille pelkkää sanahelinää, vaan saamme jatkuvasti asiakkailtamme ja loppukäyttäjiltä kiitosta erinomaisesta sekä nopeasta asiakaspalvelusta. Lue asiakaskokemuksista lisää täältä!
Monien muiden ominaisuuksien lisäksi tarjoamme ratkaisut muun muassa lipunmyyntiin sekä tapahtumahallintaan. Tutustu kilpailukykyiseen hinnoitteluun täältä tai ole suoraan meihin yhteydessä. Kerromme mielellämme lisää näkemyksistämme onnistuneeseen lipunmyyntiin ja näytämme konkreettisesti, miten ratkaisumme voivat olla teidän organisaatiolle avuksi!