Kuinka järjestää kansainvälinen virtuaalitapahtuma?

Kansainvälisen virtuaalitapahtuman järjestämisessä tulee ottaa huomioon virtuaalitapahtuman järjestämisen lisäksi monia muitakin asioita. Tähän blogitekstiin on koottu webinaarin "Kuinka järjestää kansainvälinen virtuaalitapahtuma?" vieraana olleen Aslak de Silvan tärkeimpiä vinkkejä tapahtumajärjestäjille. De Silva toimii Nordic Business Forumin toimitusjohtajana ja hän kertoo, että he ovat järjestäneet vuonna 2020 jo yli 10 webinaaria sekä lisäksi isompia virtuaalitapahtumia.

Puolen vuoden kehitys

Poikkeusolojen muutettua tapahtuma-alaa, pysäyttäen sen lähes kokonaan, oli Nordic Business Forumin keksittävä uusia keinoja kontaktoida asiakkaitaan. De Silvan mukaan oli "pakko" muuttaa toimintatapoja ja siirtää tapahtumien järjestäminen verkkoon.

Asiakkaat ovat yrityksen punainen lanka ja muuttuneen tilanteen edessä oli pohdittava, kuinka asiakkaat saavat sen, mitä he tarvitsevat – eli tietoa. Viikottaiset webinaarit toteutettiin aloittaen kameraohjauksesta ja vain kuukausien päästä siirryttiin jo ikkuna-ohjaukseen sekä elävään kuvaan. Osaava tekninen studio, tarkka totetutuksen aikatauluttaminen sekä livestudiot ympäri maailmaa tuovat verkkotapahtumaan ammattimaisuutta, tunnelmaa ja eloa sekä pitävät yllä katsojan mielenkiintoa. Katsojat vertaavat näkemäänsä ja kokemaansa siihen, mihin ovat livetapahtumissa tottuneet.

Tällä hetkellä Nordic Business Forumin tuotantostudio on Oslossa Norjassa, ja heillä on tapahtumissa liveyleisöä rajoitusten sallima määrä. Myös sosiaalisen median kanaviin tuotetaan monipuolista sisältöä niin tapahtumaa ennen kuin sen aikanakin. Näiden keinojen avulla luodaan etäyleisöllekin fiilistä tapahtumasta. Lisäksi heillä on monikielinen asiakaspalvelu sekä Jyväskylässä että Oslossa, jotta katsojia voidaan palvella tapahtuman aikanakin tehokkaasti.

Lähtökohtaisesti tapahtumia tehdään aina asiakkaita varten, jolloin kannattaa olla läsnä siellä, missä asiakkaatkin ovat. Virtuaalitapahtuman osallistujia voi esimerkiksi pyytää lähettämään kysymyksiä etukäteen tai antaa mahdollisuuden esittää niitä tapahtuman aikana.

Muistilista virtuaalitapahtumien järjestämiseen

De Silva listaa tärkeimpiä asioita, jotka on otettava huomioon virtuaalitapahtumia järjestettäessä:

• Asiakaslähtöisyys ja asiakkaiden odotukset – mitä tehdään ja kenelle tehdään
• Visio tapahtumasta ja suunnitelma toteutuksesta ovat kaksi täysin eri asiaa
• Sisällön laatu ja lisäarvon tuottaminen asiakkaille
• Interaktiivisuus tapahtuman aikana sekä sen jälkeen – verkostoitumisen monet mahdollisuudet
• Mahdollisten riskien ja uhkien läpikäynti sekä toimintasuunnitelman laatiminen niiden varalle

Miten markkinoida virtuaalitapahtumaa?

Ilman markkinointia asiakkaat eivät löydä tapahtumien luo. Tässä De Silvan vinkit virtuaalitapahtumien markkinointiin:

• Lähetä asiakkaille ja liideille sähköpostimainontaa tapahtumastasi
• Ohjaa asiakkaat esimerkiksi somekanavistasi tapahtumailmoittautumiseen
• Hyödynnä somessa hashtageja, joilla tapahtumasi ja yrityksesi löydetään
• Herätä mielenkiinto tuotannon Behind the Scenes -videolla
• Monikanavaisuus: ole siellä, missä kohderyhmäsikin
• Markkinoi tarpeeksi aikaisin
• Toisto, toisto ja toisto
• Kutsu ihmisiä osallistumaan henkilökohtaisilla somekanavillasi, jolloin voit saada uudelleenjakoja ja siten lisää näkyvyyttä
• Soita ja kerro tapahtumastasi
• Hyödynnä FOMO -strategiaa: ihminen en halua missata sitä, mitä muut kokevat ja näkevät
  
  

Tutustu Liveton virtuaalitapahtuma-alustaan!