Kuinka järjestää iso tapahtuma hybridinä usean kaupungin välillä?

Pandemiarajoitukset ovat viimein poistumassa, ja virtuaalitapahtumat ovat kenties siirtymässä syrjään livetapahtumien tieltä. Yhä useammassa yrityksessä työskentelee henkilöitä ympäri maailmaa, joten tarve hybriditapahtumille kasvaa koko ajan. Liveton webinaarissa oli vieraana Destian viestintäpäällikkö Johanna Harjula, joka kertoi, miten he järjestivät ison tapahtuman onnistuneesti hybridinä. Tämä blogikirjoitus on kirjoitettu Liveton webinaarin pohjalta.

Destia tunnetaan ennen kaikkea teiden kunnossapidosta, mutta kyseessä on uudistuva yritys, jossa tehdään paljon muutakin. Destia suunnittelee ja rakentaa muun muassa sähköverkkoja, tuulivoimaloita ja siltoja. Hiljattain Destialla tehtiin omistajanvaihdos, ja sen myötä Destia on nykyään osa kansainvälistä Colas-konsernia.

Henkilöstöjuhla Day One

Destian hybriditapahtuma oli henkilöstöjuhla Day One, joka haluttiin järjestää juhlistaen uutta aikaa Destialla, joka alkoi omistajanvaihdoksen myötä. Tapahtuma päätettiin järjestää hybriditapahtumana niin pandemian vuoksi, kuin myös siksi, että Destian työntekijöitä on ympäri Suomea. Tapahtumasta haluttiin tehdä yhteisöllinen, johon kaikilla Destialaisilla olisi mahdollisuus osallistua.

Päätapahtuma oli Helsingissä, mutta mukana oli myös 13 muuta tapahtumapaikkakuntaa, Ivalon ollessa näistä pohjoisin. Lähetys myös striimattiin Helsingistä ja Oulusta kaikille tapahtumapaikkakunnille. Osallistujia oli yhteensä 700 henkilöä – näistä noin 500 oli livenä ja 200 etänä.

Tapahtuman ohjelma saatiin rakennettua luontevasti siten, että sekä livetapahtumissa ja virtuaalitapahtumassa olivat eri juontajat. Etänä oleville osallistujille oli näin koko ajan ohjelmaa, esimerkiksi paikan päällä järjestettyjen ruokailujen aikana. Ohjelma järjestettiin minuuttiaikataululla, jotta mukaan saatiin haluttua vuorovaikutteisuutta. Tätä saatiin mukaan esimerkiksi sillä, että eri paikkakunnilta kerättiin kysymyksiä kaikille yhteiseen tietovisaan.

Vinkkejä suuren hybriditapahtuman järjestämiseen

Harjula vinkkaa viisi asiaa, jotka kannattaa muistaa suurta hybriditapahtumaa järjestäessä:

1. Varaa riittävästi aikaa ja varallisuutta tapahtuman järjestämiseen, sillä suuri tapahtuma on mittava monessa suhteessa, ja yllätyksiltä vältytään harvoin.
2. Tee tapahtumasta elämys osallistujille panostamalla ohjelmaan.
3. Luo yhteisöllisyyttä ottamalla huomioon kaikki tapahtuman osallistujat, niin paikan päällä, kuin myös etänä olevat.
4. Luo vuorovaikutteisuutta eri paikkojen välille esimerkiksi yhteisten tietovisojen ja chattien avulla.
5. Käytä apuna hyvää tapahtumatoimistoa, jotta kaikki menee suunnitelmien mukaisesti.

Lue myös aiempi blogikirjoituksemme aiheesta ‘Etäohjaaminen ja sen hyödyntäminen virtuaali- ja hybriditapahtumissa’.