Etäohjaaminen ja sen hyödyntäminen virtuaali- ja hybriditapahtumissa

Oletko koskaan harkinnut etäohjauksen hyödyntämistä virtuaali- tai hybriditapahtumassa? Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi, mitä etäohjaus tarkoittaa ja mitä se mahdollistaa.

Mitä on etäohjaus ja millaisiin tapahtumiin se sopii?

Etäohjauksen tarkoituksena on luoda lähetys, joka näyttää tavanomaiselta striimiltä, mutta sen tuottamisessa ei hyödynnetä kallista tekniikkaa tai studiotiloja. Etäohjaaja voi fyysisesti olla missä vain, kunhan hänen tietokoneensa on kytketty nopeaan internet-yhteyteen. Etäohjattuun lähetykseen voidaan ajaa toiveiden mukaista sisältöä, kuten videoita tai kuvia samalla tavalla, kuin studiossa kuvattuun lähetykseen.

Suurin ero ”perinteiseen” lähetykseen on se, että kaikki esiintyjät, puhujat, vieraat ja puheenjohtajat otetaan lähetykseen mukaan hyödyntämällä Zoomia, Teamsia tai jotakin muuta videoneuvottelutyökalua. Tämä mahdollistaa sen, että kaikki lähetyksessä esiintyvät henkilöt voivat olla fyysisesti missä tahansa, eikä heidän tarvitse matkustaa lähetystä varten lainkaan. Lähetys edellyttää, että myös esiintyjät ovat kytkeneet tietokoneensa nopeaan ja vakaaseen internet-yhteyteen. Etäohjattu lähetys on loistava vaihtoehto kaikille tapahtumajärjestäjille, jotka haluavat tapahtumaansa kevyen ja hieman edullisemman ratkaisun lähetyksen toteuttamiseen, tinkimättä liikaa laadusta.

Miten lähteä suunnittelemaan etäohjattavaa lähetystä?

Kuten kaikissa muissakin suorissa lähetyksissä, myös etäohjaamalla toteutetussa lähetyksessä tarkka käsikirjoitus sekä aikataulutus ovat hyvin tärkeissä rooleissa. Etenkin eri puheenvuorojen väliin kannattaa varata muutaman minuutin mittainen tauko, sillä etäpuhujan täytyy itse jakaa presentaationsa – eli valmistautuminen voi joskus viedä aikaa. Meillä Livetolla on ollut käytäntönä, että kaikkien esiintyjien kanssa pidetään kenraaliharjoitukset muutama päivä ennen lähetystä, jotta turhilta teknisiltä ongelmilta vältyttäisiin.

Kun suunnittelet lähetyksen sisältöä, kannattaa lähetyksen alkuun, tauoille sekä loppuun tehdä planssit, joissa voi ajankohdasta riippuen lukea esimerkiksi: ”Ohjelma alkaa klo X" tai "Kahvitauko, palaamme pian”. Tämä luo lähetykseen ammattimaisen ulkoasun ja antaa tiedon lähetyksen aikataulusta, jos joku katsoja liittyy mukaan lähetykseen kesken tauon. Myös teknisten ongelmien varuilta on suositeltavaa tehdä planssi, jossa lukee ”Teknisiä ongelmia, palaamme pian”. Näin ohjaaja voi rauhassa ratkoa mahdolliset ongelmat ilman, että lähetyksessä näkyy tai kuuluu mitään ylimääräistä.

Pitkien tapahtumapäivien aikana suositellaan pidettäväksi kahvitaukoja sekä noin tunnin mittaista lounastaukoa. Näin ohjaaja sekä osallistujat pääsevät jaloittelemaan ohjelmien välillä. Tapahtumajärjestäjä sekä puhujat voivat olla Zoomissa tai Teamsissa koko tapahtuman ajan. Näin etäohjaaja pystyy kommunikoimaan heille myös esimerkiksi taukojen aikana.

Etäohjatun lähetyksen muistilista:

• Tarkka käsikirjoitus on sujuvan lähetyksen a ja o.
• Muista kenraaliharjoitus. Kokeneetkin puhujat hyötyvät kenraaliharjoituksesta eli kutsu kaikki esiintyjät paikalle.
• Luota ohjaajaan. Ohjaaja on ammattilainen ja pitää huolen, että juuri sinun lähetyksesi onnistuu ongelmitta.
• Kysele paljon. Etäohjaus on monelle uusi termi, eli kysy kaikesta mikä mietityttää.
• Muista suunnitella lähetyksen graafinen ilme. Pelkkä musta ruutu lähetyksen tauoilla ei ole ammattimaista.
• Lähetyksissä esiintyvien henkilöiden kannattaa panostaa ääneen sekä kuvaan. Ulkoinen mikrofoni sekä kamera parantavat esitystä huomattavasti.
• Etäohjaus on kevyt, edullinen ja vaivaton tapa tehdä lähetyksiä niin virtuaali- kuin hybriditapahtuman tueksi.

Lue myös blogikirjoituksemme Muistilista virtuaalitapahtuman kuvaustekniikkaan.