Tapahtuman peruuntuminen – mitä seuraavaksi?

Posted by Julia on Feb 25, 2019 12:32:45 PM

Tapahtuman peruuntuminen

Valitettavasti kaikki ei mene aina suunnitelmien mukaan ja joskus, onneksi hyvin harvoin, tapahtuma joudutaan perumaan. Tapahtuman peruuntuminen on suuri menetys niin tapahtumajärjestäjälle kuin asiakkaalle.

Tapahtuma voi peruuntua järjestäjästä riippumattomista syistä. Esimerkiksi tapahtuman esiintyjä on saattanut sairastua tai kiertue peruuntua. Myös sääolosuhteiden vuoksi on jouduttu perumaan tapahtumia, josta hyvä esimerkki on vuoden 2010 Sonisphere.

Mikäli tapahtuma ei ole tavoittanut kohdeyleisöään ja saanut tarpeeksi huomiota, voi ennakkomyynti jäädä vähäiseksi. Tällöin järjestäjä joutuu mahdollisesti tekemään ikävän ratkaisun ja tiedottamaan peruuntumisesta.  

Miten tiedottaa tapahtuman peruuntumisesta?

Tapahtuman peruuntumisesta tulee heti tiedottaa asiakkaita sekä myös tapahtuman kumppaneita. Sosiaalisen median valta on tänä päivänä suuri, mutta peruuntumisesta tulee viestiä myös mahdollisissa muissa kanavissa kuten verkkosivuilla ja uutiskirjeessä. Sosiaalisessa mediassa tieto kulkee nopeasti, sillä esimerkiksi kuluttavat, jotka ovat osallistuneet Facebook-tapahtumaan, saavat peruutuksesta ilmoituksen heti. Sähköpostilla viestiminen on henkilökohtaisempaa kun taas verkkosivuilta etsitään ensimmäisenä tietoa mahdollisista muutoksista. 

Tapahtuman lipunmyyntikumppani voi osallistua myös tapahtuman peruuntumisen tiedottamiseen. Lipun ostaneille voidaan lähettää sähköpostitiedote perustuen lipunmyynnin järjestelmän yhteystietoihin.

Ennakkolippujen palautus

Normaalisti lipunmyynnin kumppanit eivät tarjoa vaihto- tai palautusoikeutta jo ostettuihin ennakkolippuihin. Tapahtuman peruuntuessa kuluttajille tulee kuitenkin palauttaa lipun hinta mahdollisimman nopeasti. Alan yleinen käytäntö on se, että asiakkaalle palautetaan lipun hinta ilman palvelumaksua. Jos tapahtumajärjestäjä haluaa palauttaa koko lipun hinnan asiakkaalle, veloitetaan palvelumaksujen osuus tapahtumajärjestäjältä. Asiakkaalle voi tarjota mahdollisuuden käyttää lippu jossakin muussa tapahtumassa tai jopa seuraavana vuonna.

Tärkeintä palautusprosessissa on se, että asiakkaalle lähtevä viesti on selkeä

  • Miten saan rahani takaisin?
  • Miten palautusprosessi toimii?
  • Tuleeko minun ottaa yhteyttä vai otetaanko minuun yhteyttä?
  • Saanko koko lipun hinnan takaisin?
  • Jos lipun voi käyttää johonkin muuhun tapahtumaan, miten se toimii?

Mitä tehdä seuraavalla kerralla toisin?

 Jotta seuraava tapahtuma sujuisi ongelmitta, on hyvä keskittyä ensimmäiseksi tapahtuman perusteisiin ja ongelmatilanteiden ratkaisemiseen. Mitä enemmän tapahtumaan myydään lippuja ennakkoon, sitä varmemmat ovat tapahtuman tulot. Myöskään ilman yhtenäistä tapahtumaviestintää ei synny onnistunutta tapahtumaa. Lisää vinkkejä tapahtuman järjestämiseen löydät Liveton materiaaleista

Topics: tapahtuman järjestäminen, tapahtuman perusteet, tapahtuman peruuntuminen, Peruutettu tapahtuman

Tapahtuma-alan paras blogi Suomessa

Ajatuksia tapahtumista ja tapahtumien vierestä

Liveton blogissa käsitellään viikottain mielenkiintoisia tapahtuma-alan trendejä, uutisia sekä aiheita, joista on hyötyä tapahtuman järjestämisessä. Liveton missio on auttaa tapahtumia menestymään, joten nämä blogitekstit ovat tehty sinua varten ! Tervetuloa blogiin.

 

Haluatko tietää enemmän tapahtuman järjestämisestä?

Siirry Tapahtuman Pelikirjaan

Tilaa Liveton uutiskirje sähköpostiisi!

Blogit hakusanojen mukaan

See all