Miksi valita virtuaalitapahtuma vuonna 2021?

Tapahtumajärjestäjän työ on tutkimusten mukaan maailman viidenneksi stressaavinta, sillä onnistuneen tapahtuman järjestäminen vaatii useiden eri osa-alueiden hallitsemista samanaikaisesti. Lukuisten muuttuvien tekijöiden hallinnointi sekä tiukat aikataulut vaativat rautaista ammattitaitoa.

Kukaan ei tiedä, missä muodossa tapahtumia on mahdollista tai rajoitusten puitteissa sallittua järjestää vuonna 2021. Virtuaalitapahtumia on onnistuneesti järjestetty jo useiden kuukausien ajan ympäri maailmaa, ja samalla alustat sekä virtuaalitapahtumien ympärillä toimivat palvelut kehittyvät hurjaa vauhtia. Tällä hetkellä virtuaalitapahtuma on ainoa tapahtuman muoto, jonka voi turvallisesti ja varmasti järjestää. Livetapahtuman järjestämiseen liittyvä suunnittelutyö, siihen käytetty aika ja raha nollautuvat täysin, mikäli rajoitukset estävät livetapahtuman järjestämisen. Virtuaalitapahtuman valitseminen siis minimoi turhan työn riskiä.

Liveton Antti ”Boss” Korhonen kertoo, että nyt on suurta viisautta lähteä suunnittelemaan tapahtumia ensisijaisesti virtuaaliseen muotoon, jotta minimoidaan riski turhan työn tekemiselle. Siihen on lisäksi helppo laajentaa livepuoli mukaan (=hybridikokonaisuus). Lisää hybriditapahtuman mahdollisuuksista esimerkiksi webinaarissamme. Modulaarisuuden avulla voidaan varmistaa myös kumppaneille heidän kumppanuutensa toteutuminen vähintään virtuaalitapahtumassa sekä optionaalisesti lisäksi livetapahtumassa.

Tapahtuma järjestämisen aikatauluttaminen

Tapahtumatuottajalla tulee olla riittävästi aikaa eri osa-alueiden suunnitteluun ja toteuttamiseen. Normaalitilanteessa ison tapahtuman tuottamiseen tulee varata noin 9–12:n kuukauden ja suurtapahtumista puhuttaessa jopa yli 16:n kuukauden aikajänne. Tämä aikajänne muodostuu esimerkiksi kumppaneiden kontaktoinnista, kumppanipakettien suunnittelusta ja myynnistä, sisällön suunnittelusta, puhujien tai muiden esiintyjien ja alinhankintakumppaneiden buukkaamisesta sekä markkinoinnin suunnittelusta. Kun koko tuotantoryhmä ymmärtää tilanteen, ei tehdä turhia investointeja tai oteta turhia riskejä. Näin luodaan myös myynnille edellytykset onnistua.

Virtuaalitapahtuma saadaan lähes tilanteessa kuin tilanteessa aina järjestettyä, jolloin sisällön suunnittelu ja lukottaminen on huomattavasti helpompaa, kun tiedetään, missä muodossa ja millaisilla välineillä sekä resursseilla tapahtuma järjestetään. Puhujille sekä muille esiintyjille voidaan varmuudella luvata toteutuva esiintymiskeikka ja kumppaneille voidaan luvata asiakaskohtaamisia ja näkyvyyttä.

Virtuaalitapahtumien järjestämiseen tarvittavat palvelut, alustat, välineet sekä tuotantoryhmät ovat tällä hetkellä hyvin työllistettyjä. On syytä siis aloittaa alihankkiminen ajoissa, jotta ainekset tapahtuman onnistumiselle ovat olemassa. Siinä missä livetapahtuma lähes poikkeuksetta vaatii suuren taloudellisen riskin sisältäviä etupainoitteisia investointeja, virtuaalitapahtumassa tällaisia riskejä ei ole.

Strateginen suunnittelu

Useat tapahtumajärjestäjät suunnittelevat tällä hetkellä tapahtumiaan niin sanotulla “kolmen polun strategialla”, jotka ovat eri toteutusmuotoja erilaisiin tilanteisiin. Ensimmäinen polku on suunnitella täysin livenä toteutettavaa tapahtumaa, eli niin sanottu “normaalitilanne”. Toinen polku on suunnitella hybriditapahtumaa, jos olisi mahdollista ottaa livenä paikalle pienempi määrä osallistujia ja suurempi yleisö osallistuisi tapahtumaan virtuaalisesti. Kolmas polku taas on tilanteisiin, joissa livetapahtumia ei voida järjestää eli tapahtuma toteutetaan täysin virtuaalisena.

Yllä kuvattu strateginen suunnittelu helpottaa esimerkiksi kumppanipakettien myyntiä. Strategisen suunnittelun tuloksena voidaan myyntisopimusten sisältö laatia siten, että nämä “polut” sekä niiden tuomat ja niistä riippuvat muuttujat otetaan sopimuksessa huomioon. Järjestäjä voidaan esimerkiksi oikeuttaa muutamaan tapahtuman toteutusmuotoa, huomioiden tietysti kumppaneiden edut. Avainsana tässäkin on ajoissa suunnittelu, jolloin kumppanipaketit voidaan suunnitella jokaista kolmea “polkua” vastaavaksi, ja siten vaalia kumppanuussuhteita sekä välttää pettymyksiä.

Boss Korhosen TOP 5 tärpit: “Miksi virtuaali?”

• Turhan työn riskit minimoituvat
• Modulaarinen lähestyminen mahdollistaa tuotantotyön aloittamisen riittävän ajoissa
• Kumppanimyynnillä edellytykset onnistua
• Mahdollistaa sisällön suunnittelun ja lukottamisen
• Vältetään livetapahtuman etupainoitteiset taloudelliset riskit
  
  

Virtuaalitapahtumien järjestämisessä auttaa Liveton Virtuaalitapahtuma-akatemia. Blogistamme löydät myös kirjoituksen onnistuneen yritystapahtuman järjestämisestä sekä Tipsit Tuottajille -sarjamme videot blogiteksteiksi kirjoitettuina.