Liveton webinaari: Mikä on kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta?

Mitä kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta tarkoittaa ja mitä apua se tuo tapahtumajärjestäjille? Tähän aiheeseen perehdyttiin Liveton asiantuntijawebinaarissa, kun Liveton Sami Salmenkivi avasi aihetta konkreettisten esimerkkien avulla. Tämä blogipostaus on kirjoitettu webinaarin pohjalta ja voit myös ladata maksuttoman tallenteen "Mikä on kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta ja miksi tapahtumajärjestäjien tulisi ottaa se käyttöön?" -webinaarista täältä.

Miten tapahtumat ja niiden tarpeet ovat muuttuneet?

Ennen kokonaisvaltaiseen tapahtuma-alustaan perehtymistä on tarkasteltava tapahtuma-alaa ja sitä, miten se on muuttunut viime vuosien aikana. Ennen Covid-19-pandemiaa tapahtumia järjestettiin pääsääntöisesti livenä, mutta Covid-19 aikana tapahtumia järjestettiin paljon verkossa, eli virtuaalitapahtumina. Nyt suurimpien rajoitusten poistuttua tapahtumia järjestetään live- ja virtuaalitapahtumien lisäksi myös hybriditapahtumina.

Tapahtuma-alan nykytilanteesta Salmenkivi kertoo saaneensa vaihtelevia mielipiteitä tapahtumajärjestäjiltä; jotkut ovat olleet tyytyväisiä livetapahtumiin ja niiden tuloksiin, mutta taas toiset järjestäjät ovat kohdanneet ilmiön, jossa osallistujat eivät enää halua osallistua paikan päällä vaan ottavat tapahtumaan mieluiten osaa verkossa. Tästä on seurannut no-showta, eivätkä tapahtumajärjestäjät ole enää varmoja, missä muodossa tapahtuma kannattaisi järjestää.

Webinaarissa Salmenkivi käytti esimerkkinä tapahtumajärjestäjää, joka on lähdössä järjestämään tapahtumaa tänä päivänä. Tällä järjestäjällä on paljon kysymyksiä tapahtuman järjestämisestä ja siihen tarvittavista palveluista. Tyypillisesti tapahtumajärjestäjän on hyödynnettävä montaa eri palvelua yhden tapahtuman tuottamiseen ja pahimmassa tilanteessa tämä näyttäytyy sekavana myös tapahtuman osallistujalle. Salmenkiven mukaan tämä on yksi niistä syistä, minkä vuoksi kokonaisvaltaista tapahtuma-alustaa on lähdetty toteuttamaan.

Tapahtumajärjestäjän haasteet nykypäivänä

Kun tapahtumia järjestetään monipuolisesti, eli niin livenä, virtuaalisesti ja hybridinä, kohdataan tällöin monia haasteita. Esimerkiksi hybriditapahtuman järjestäminen vaatii paljon resursseja ja eri palveluita kuten ilmoittautumisen tai myynnin, kulunvalvonnan tapahtumapaikalle, virtuaalialustan sekä kuvaustekniikan kumppanin. Tämä palveluiden suuri määrä tarkoittaa sopimusten luontia useaan yritykseen, sekä palveluiden hajauttamista. Hajauttamisen vuoksi palvelut eivät välttämättä keskustele keskenään ja tapahtuman hallinnointi on vaikeaa, kun kaikki data on kerääntynyt useaan eri paikkaan.

Kokonaisvaltaisella tapahtuma-alustalla ratkaistaan yllä esitetyt ongelmat, sillä hallinnointi on helppoa ja tieto kerääntyy yhteen paikkaan. Myös aikaa säästyy paljon muihin tapahtuman tehtäviin. Tulevaisuutta on vaikea ennustaa ja tapahtumia saatetaan joutua siirtämään nopeasti esimerkiksi livestä verkkoon tai hybridiin, mutta tämä onnistuu helposti kokonaisvaltaisella alustalla, josta löytyy tarvittavat työkalut kaikkiin tapahtumamuotoihin. Kokonaisvaltainen alusta on myös kustannustehokkaampi, eikä palveluista tarvitse maksaa useaan eri yritykseen.

Millainen on kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta?

Kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta on ympäristö, joka tarjoaa ratkaisut ja työkalut kaikkiin tapahtumamuotoihin eli niin live-, virtuaali kuin hybriditapahtumiin. Tarvittavat työkalut riippuvat tapahtumamuodosta ja niitä ovat muun muassa:

Livetapahtumat

• Rekisteröintilomakkeet
• Myyntisivut
• Raportointi ja analytiikka
• Kulunvalvonta
• Tapahtumapassit

Virtuaalitapahtumat

• Brändättävä ja räätälöitävä virtuaalitapahtuma-alusta
• Verkostoituminen
• Striimit ja tallenteet
• Monipuoliset chat-ympäristöt
• Materiaalipankki

Hybriditapahtumat

• Kaikki live- ja virtuaalitapahtumien ominaisuudet yhdessä

Hybriditapahtuma vaatii molempien tapahtumamuotojen ratkaisut ja niiden tulee kommunikoida keskenään saumattomasti. Esimerkiksi verkostoitumiseen ja osallistujien yhdistämiseen voidaan hyödyntää Tapahtumasovellusta. Kokonaisvaltaisella tapahtuma-alustalla voidaan järjestää mitä vain tapahtumia, esimerkiksi webinaareja, koulutuksia tai konferensseja.

Mitä hyötyä on kokonaisvaltaisesta tapahtuma-alustasta?

Suurin hyöty kokonaisvaltaisesta alustasta on Salmenkiven mukaan tapahtuman hallinta. Osallistujadata, osallistumismuotojen jakaantuminen ja muu analytiikka tapahtumasta löytyy alustan avulla helposti samasta paikasta. Suunnitelmien muuttuessa tapahtumamuotoa voidaan myös muuttaa helposti. Myös loppukäyttäjät hyötyvät, kun vaadittuja rekisteröitymisiä on maksimissaan yksi ja käyttökokemus helpottuu, kun käytössä on vain yksi järjestelmä. Taloudellisesta näkökulmasta katsottuna on kokonaisvaltainen alusta helppo valinta, kun sopimus voidaan tehdä vain yhden palveluntarjoajan kanssa.

Kokonaisvaltainen alusta sopii kaikenlaisille tapahtumajärjestäjille, mutta erityisesti niille, jotka järjestää useita tapahtumia vuodessa. Alusta helpottaa tapahtumajärjestäjän arkea ja työtehtäviä merkittävästi, jotta onnistuneempia tapahtumia olisi helpompi tehdä. Liveto on Suomen markkinoilla ainutlaatuinen kokonaisvaltainen tapahtuma-alusta.

Webinaarin lopussa Salmenkivi otti vielä katsauksen osaan Liveton lukuisista ominaisuuksista, joiden avulla onnistuu live-, virtuaali- ja hybriditapahtumat. Kiinnostuitko kokonaisvaltaisesta tapahtuma-alustasta? Ota meihin yhteyttä, niin kerromme ja keskustelemme mielellämme lisää!