Livetapahtumien turvallisuusratkaisut korona-aikana

Tässä blogitekstissä perehdytään tapahtumien hygienia- ja turvallisuusratkaisuihin korona-aikana. Teksti pohjautuu Livetapahtumien turvallisuusratkaisut korona-aikana -webinaariin, jossa tapahtumien turvallisuusratkaisuja käsitellään yleisesti sekä ulkomaisten että suomalaisten case-esimerkkien kautta.

Tapahtuma-ala muutoksessa

Koronavirus (COVID-19) on vaikuttanut tapahtuma-alaan monella eri tavalla. Tapahtumien kävijämäärät ovat laskeneet reilusti, sillä kaikki eivät uskalla osallistua tapahtumiin vallitsevan tilanteen vuoksi. Kuitenkin joissakin tapauksissa tapahtumiin on enemmän halukkaita osallistujia kuin on mahdollista ottaa sisään, sillä kävijämääriä on täytynyt rajoittaa hallituksen linjausten mukaisesti. Kävijämäärien pienentyessä ja turvallisuusratkaisujen kulujen lisääntyessä on myös tapahtumien taloudellinen hyöty ollut vähäisempää.

Vuonna 2020 vallitseva tilanne on toisaalta vienyt alaa myös eteenpäin, sillä virtuaali- ja hybriditapahtumista on tullut potentiaalinen vaihtoehto livetapahtumien järjestämiselle. Virtuaali- ja hybriditapahtumat ovatkin nousseet merkittävään rooliin tapahtuma-alalla muun muassa niiden turvallisuuden vuoksi. Jos sinua kiinnostaa hybridi- tai virtuaalitapahtuman järjestäminen, tsekkaa meidän Mitä hybriditapahtumat tarkoittavat ja mahdollistavat? -webinaaritallenne!

Tapahtumaa suunnitellessa on hyvä puntaroida kannattaako tapahtuma järjestää live-, virtuaali- vai hybriditapahtuma. Hybridi- tai virtuaalitapahtuma on oiva ratkaisu perinteisen livetapahtuman tilalle, jos se sopii tapahtuman tyyliin ja sellainen on mahdollista järjestää. Mikäli tapahtumaa ei järjestetä virtuaalisesti, tulee silloin erityisesti panostaa erilaisten turvallisuusratkaisujen suunnitteluun, jotta livetapahtuma sujuu onnistuneesti.

Kuusi tärkeintä asiaa livetapahtumien turvallisuuden takaamiseksi:

1. Viestintä
2. Linjaukset ja suositukset
3. Henkilökunnan opastus ja hyvät työvälineet
4. Asiakkaiden rekisteröinti
5. Hygieenisyys
6. Turvavälit

Livetapahtumien hygieniaturvallisuustoimet

Viestintä on yksi tärkeimmistä turvallisuustoimista, ja sitä tulee toteuttaa ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen kaikille tapahtumaan osallistuville, kuten kumppaneille, asiakkaille ja henkilöstölle. Viestinnän tulee olla avointa, selkeää ja tavoittavaa. Viestintää voi toteuttaa esimerkiksi sähköpostilla, sosiaalisessa mediassa, paperisilla ohjeilla, ohjevideoilla ja opasteilla. Ennen tapahtumaa kannattaa opastaa osallistujia toimimaan ohjeiden mukaan ja kertoa tapahtuman turvallisuustoimista. Tapahtuman aikana viestinnän kanavista keskiöön nousevat opasteet, ohjeet, puhujat ja bändit sekä henkilöstö. Tapahtuman jälkeen taas on hyvä kysyä palautetta tapahtumasta ja ohjeistaa tekemään terveydentilan jälkiseurantaa.

Erilaiset linjaukset ovat tapahtumajärjestäjälle tapa vaikuttaa turvallisuuteen. Ennen tapahtumaa tapahtumajärjestäjä voi tehdä päätöksen osallistujakapasiteetin pienentämisestä, jotta turvavälit säilyisivät ja henkilöstöä riittäisi palvelemaan asiakkaita. Tapahtumaan voi asettaa poistumiskiellon tai sallia pois lähtemisen – kontakteja ulkomaailmaan ei synny, jos tapahtumasta ei saa poistua tapahtuman aikana, mutta toisaalta, jos tapahtumasta pääsee poistumaan, tapahtuman sisäiset kontaktit vähenevät. Tapahtumajärjestäjä voi myös linjata esimerkiksi maskipakon tai jättää käteisellä maksamisen pois.

Henkilökunnan lisäämisellä, kouluttamisella ja suojaamisella voidaan luoda turvallisempi tapahtuma. Jos henkilökunnan määrää pystytään kasvattamaan, on tällöin enemmän kapasiteettia palvella asiakkaita ja huolehtia hygieniasta, ja jos resurssit riittävät, on hyvä perustaa erikseen siivoustiimi vastaamaan tapahtumapaikan hygieenisyydestä ja siisteydestä. Koulutuksen avulla puolestaan taataan, että kaikki ovat tietoisia turvallisuustoimista ja osaavat viestiä asiakkaille selkeästi, sillä henkilökunnan viestintä asiakkaiden suuntaan on todella tärkeää. Olennaista on myös muistaa henkilökunnan suojavarusteet, kuten maskit ja hanskat.

Asiakkaiden rekisteröinti on olennaista, jotta heille voidaan viestiä tapahtuman turvallisuustoimista ja heidät voidaan tavoittaa tarvittaessa. Asiakastietojen keräämisen avulla voidaan muun muassa selvittää mahdolliset tartuntaketjut, mikäli jollain osallistujalla ilmenisi tartunta jälkeenpäin. Liveton alustan avulla voit helposti kerätä asiakkaiden tiedot ennakkoon ja samalla määrittää, paljonko tapahtumaan voi osallistujia ilmoittautua. Lisäksi asiakasdata on aina tapahtumajärjestäjän saatavilla, joten asiakkaiden kontaktointi on helppoa milloin vain.

Hygieniasta huolehtiminen on merkittävä turvallisuustekijä, joten siivousta on tärkeää ylläpitää koko tapahtuman ajan. Tapahtumassa on hyvä tarjota riittävästi käsien pesu- ja desifiointipisteitä, hyödyntää plexejä palvelupisteillä sekä resurssien riittäessä jakaa esimerkiksi osallistujille kasvomaskeja ja pieniä käsidesipulloja. Perinteisen pintojen pyyhinnän lisäksi pinnat voidaan käsitellä esimerkiksi Nanoksin valokatalyysipinnoitteella, joka tuhoaa taudinaiheuttajia.

Turvaväleistä huolehtiminen on helppo tapa vähentää kontakteja ihmisten välillä. Yleisimmät tavat huolehtia turvaväleistä ovat pöytäjaot, lohkojaot, istumapaikkojen numerointi sekä tyhjien paikkojen ja pöytien jättäminen. Jonotuspaikoilla turvaväleistä taas huolehditaan esimerkiksi aidoilla, nauhoilla, lattiatarroilla ja maalatuilla merkeillä. Turvavälejä saadaan hallittua lisäämällä sisään- ja uloskäyntejä, lippujen skannauspisteitä ja avaamalla portit hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua, jolloin vältetään ruuhkien syntymistä. Opasteiden ja viestinnän lisäksi järjestysmiehet ovat tärkeässä roolissa, sillä he huolehtivat turvavälien noudattamisesta ja ohjaavat ihmisiä.

Erilaisia ratkaisuja Suomessa ja ulkomailla

Jyväskylän Kesä -tapahtumassa tärkein turvallisuustoimi oli viestintä ja etenkin ennakkoviestintä. Tapahtumassa paikan päällä oli selkeät ohjeet asiakkaille ja heitä ohjeistettiin myös ennen tapahtumaa. Henkilökunnan sisäisen viestinnän, koulutuksen ja suunnittelun avulla tapahtuma sujui hyvin, sillä esimerkiksi järjestyksenvalvojat huolehtivat jonotuksen turvaväleistä ja sisällä asiakas saatettiin henkilökohtaisesti omalle paikalleen, jotta vältyttiin ylimääräisiltä kontakteilta. Tietenkin huolehdittiin myös käsien pesu- ja desifiointipisteistä sekä henkilökunnan suojavarusteista, kuten hanskoista ja maskeista. Tapahtuma toteutettiin perinteisen livetapahtuman lisäksi striimattuna ja suorana radiolähetyksenä.

Vaasa Festival -tapahtumassa huolehdittiin hygieniasta käsien pesu- ja desifiointipisteillä, jakamalla asiakkaille kasvomaskeja sekä suorittamalla joka päivän päätteeksi pintojen desifiointi. Lisäksi jokaisella seurueella oli oma pöytä ja pöydissä oli sään kestäviä hygienia ohjeistuksia. Tapahtumassa oli panostettu erityisesti siivoukseen – siivousmanageri vastasi siivouksesta ja erilliseen siivoussovellukseen merkattiin esimerkiksi kaikki riskialueet. Erityisen toimiva ratkaisu oli hygieniapisteiden sekä siivoojien valaiseminen, jotta asiakkaat löysivät pisteet helposti ja osasivat antaa siivoojille työrauhan.

Vauhtiajoilla keskiössä oli alueen suunnittelu yhdessä THL:n ja AVI:n kanssa; yleisö jaettiin kahteen eri lohkoon, jokaisella seurueella oli oma paikkansa ja istumapaikkoja oli varattu runsaasti, jotta turvavälit säilyisivät. Lisäksi tapahtumassa huolehdittiin hygieniasta sekä käsiteltiin kaikki pinnat Nanoksin valokatalyysipinnoitteella.

Tanskassa järjestettiin Drive-In-konsertti, joka myös striimattiin sekä lähetettiin radioon, ja konsertin päätteeksi pidettiin vielä Zoom-keskustelu, jossa katsojat pääsivät keskustelemaan bändin kanssa. Tällaisessa konseptissa ei syntynyt kontakteja ja kaikki pystyivät osallistumaan konserttiin – konsertti olikin niin suosittu, että saman tyylisiä konsertteja järjestettiin useita.

Turkissa eräässä konserttisalissa laskettiin osallistujakapasiteettia 300:sta 100:aan osallistujaan ja laitettiin kaikki istumapaikat erilleen. Lisäksi istumapaikoille oli selkeät ohjeistukset ja hygieniasta huolehdittiin muun muassa pintojen desifioinnilla. Nämä toimet riittivät turvallisten tapahtumien järjestämiseen, ja seurauksena konserttisalia haluttiinkin vuokrata muihinkin tapahtumiin.

Saksassa järjestettiin testimielessä tapahtuma, jossa haluttiin selvittää sisätilojen riskejä. Ennen tapahtumaa kaikilta vapaaehtoisilta testattiin kuume sekä kaikkien kädet fluorisoitiin, jotta saatiin jäljitettyä kosketukset. Lisäksi muun muassa ilman kiertämistä testattiin savukoneilla.

Muista ainakin nämä turvallisuustoimet:

Ennen tapahtumaa:

• Ohjeistukset asiakkaille
• Henkilökunnan kouluttaminen
• Esiintyjien ja muiden kumppanien opastaminen ja kouluttaminen
• Mahdollinen osallistujakapasiteetin rajoittaminen
• Palvelupisteiden ja sisäänkäyntien suunnittelu sekä lisääminen
• Asiakkaiden rekisteröinti
• Linjausten teko
  
  

Tapahtumassa:

• Asiakkaiden opastaminen
• Turvaväleistä huolehtiminen
• Hygieniasta huolehtiminen ja siivouksen ylläpito
  
  

Tapahtuman jälkeen:

• Palautekysely ja kiittäminen
• Ohjeistukset asiakkaille terveydentilan seurantaan
• Mahdolliset raportit tartunnoista

Jäikö jokin asia mietityttämään? Haluatko keskustella virtuaalitapahtumien järjestämisestä? Ota meihin yhteyttä!