Epäonninen festarikesä – Miten varautua esiintyjän peruuntumiseen?

Suomessa kesän 2019 festivaaleissa oli nähtävissä uuden uhkaavan trendin nousu: esiintymisten peruuntuminen. Festivaali toisensa jälkeen on joutunut kokemaan esiintyjien peruuntumisista aiheutuneita ongelmia ja asiakkaiden tyytymättömyyttä. Peruuntumisien syinä on ollut logistisia ongelmia, sairastumisia, lentokonevikoja, tuplabookkauksia sekä paljon muuta. Tapahtumajärjestäjien monien kuukausien, jopa vuosien kova työ ja suunnittelut ovat valumassa sormien läpi.  Siksi tarvitaan nopeita päätöksiä ja rahapussin joustoa.

Mistä esiintyjien peruuntumisessa on kyse?

Suurin osa esiintyjien peruutuksista tapahtuu aidoista, ymmärrettävistä ja hyväksyttävistä syistä, joita ovat esimerkiksi sairastumiset ja logistiset ongelmat. Nykypäivän musiikkikulttuurin ja erityisesti tiettyjen genrejen nopeatempoisuus aiheuttaa sen, että yhä useamman peruutuksen syynä saattaa olla esiintyjän taustatiimin äkillinen päätös, johon taustalla vaikuttaa esiintyjän suosio eri maissa ja keikkatuottojen maksimointi.

Festivaalien suhteen sopimukset eivät ole tapahtumajärjestäjien puolella ja esiintymiset on liian helppo perua. Selkeistä sopimusrikkomuksista voidaan haastaa oikeuteen, mutta se saattaisi vahingoittaa suhteita suurimpiin edustajiin, ja hankaloittaa tulevien keikkojen sopimista. Tapahtumajärjestäjien täytyy siis osata luoda luotettavia suhteita esiintyjien edustajiin, jotta peruuntumisten riskiä voisi pienentää. Lisää vuoden 2019 festivaalien peruutuksista voit lukea täältä.

Miten toimia, kun esiintyjä peruuntuu?

Lippuhinnan alennus tai käyttämättömän lipun hyvitys

Kuluttajaviraston mukaan peruutustilanteessa, jossa on kyseessä useita artisteja sisältävä festivaali, ja jonka sisältö muuttuu merkittävästi, kuluttajilla voi olla oikeus lippuhinnan alennukseen. Tällaisen alennusprosentin määrittäminen voi olla kuitenkin hankalaa. Kokonaisen lipun hintaa ei kuitenkaan tarvitse hyvittää, kun kyseessä on useita artisteja sisältävä kokonaisuus. Tästä huolimatta Ruisrock linjasi vuonna 2019 pääesiintyjän peruuttaessa palauttavansa rahat sunnuntain lipuista, mutta vain jos ne olivat käyttämättömiä.

Selvitys mahdollisista korvaajista

Tapahtumia ja erityisesti festivaaleja varten on hyvä tehdä valmiiksi selvitys siitä, mitä artisteja on lähettyvillä kiertueella, ja jotka voisivat olla mahdollisia korvaajia peruuntumisen sattuessa. Esiintyjien peruuntuminen pitää nähdä myös mahdollisuutena, sillä onnistuneesta korvaajavalinnasta nopealla aikataululla seuraa usein kiitos ja uusi artisti saattaa jopa tuoda lisää asiakkaita.

Tiedottaminen yleisölle

Tapahtuman kriisiviestinnässä on hyvä muistaa maltti. Tapahtumajärjestäjän tulee saada virallinen varmistus artistin edustajalta ennen tiedottamista yleisölle. Peruuntumisen sattuessa yleisölle on annettava riittävä ja avoin vastaus sekä pahoittelut tapahtuneesta. Palautetta ei saa jättää myöskään huomioimatta, vaan asiakkaita tulee kuunnella ja kehittää tapahtumaa niiden pohjalta. Lue lisää täältä, miten tiedottaa tapahtuman peruuntumisesta. Lue myös lisää vinkkejä tapahtuman viestintään täältä.