Preset Goes Virtual 2021 –tapahtuma on Avek Esitysratkaisut Oy:n, joka kuuluu Praceom Group –konserniin, järjestämä tapahtuma. Preset on perinteisesti järjestetty vuosittain Kuopiossa livetapahtumana, mutta maaliskuussa 2021 se järjestettiin ensimmäisen kerran virtuaalisena Liveton virtuaalitapahtuma-alustalla. Tässä blogikirjoituksessa keskitytään siihen, miten yrityksen järjestämä virtuaalitapahtuma tietylle kohderyhmälle onnistui ja mitä se sisälsi.
Preset Goes Virtual 2021 virtuaalitapahtuma-alusta
Preset Goes Virtual 2021 -tapahtuma esitteli osallistujille uusinta teknologiaa yritysten, sekä julkishallinnon ympäristöihin. Tapahtuma järjestettiin yhteistyössä AV-tekniikan maahantuojien, valmistajien ja muiden ammattilaisten kanssa. Tapahtuman pääyhteistyökumppaneita olivat Samsung, Cisco sekä Genelec ja tapahtuman toteutuksessa oli myös mukana tapahtumatoimisto Hurry. Preset Goes Virtual 2021 -tapahtumalla oli selkeä kohderyhmä, sillä tapahtuma oli suunnattu yritys- ja julkishallinnon päättäjille sekä asiantuntijoille. Tapahtumalle mietittiin ennakkoon myös tarkka tavoite, mikä oli uusista tuotteista kertominen ja uusien sopimuksien saaminen. Kohderyhmän ja tavoitteen määritteleminen tapahtumalle on tärkeää, ja ne usein myös selkeyttävät toteutusta huomattavasti.
Tapahtuman osallistuja pääsi kuuntelemaan asiantuntijapuheenvuoroja sekä osallistumaan myös itse keskusteluihin menemällä virtuaalihuoneisiin ja Q&A–tilaisuuksiin. Päälavan ohjelmassa oli monipuolisia alaan liittyviä kysymyksiä, esittelyitä ja aiheita, jotka vetosivat tapahtuman kohdeyleisöön. Pääohjelmaa tuki luontevasti kumppaneiden virtuaaliset esittelyt kumppaneiden omissa videokeskustelutiloissa. Jokaisella kumppanilla oli lisäksi oma virtuaalinen osastonsa, jossa osallistujien oli mahdollista tutustua uusimpaan teknologiaan tekstin, kuvien, videoiden, esitteiden ja paikalla olleiden yrityksen edustajien avulla. Kumppanit olivatkin olennainen osa tätä tapahtumaa.
Pääyhteistyökumppaneiden lisäksi kumppaneina tapahtumassa mukana olivat Epson, Extron, EPOS, Sennheiser, Kramer, NEC, AVA, Smart Technologies, Crestron, Avion Interactive sekä Praecom Group. Tapahtumassa esitettiin tietoa ratkaisuista, jotka hyödyntävät nykyteknologiaa ja rikastuttavat asiakas- ja työntekijäkokemusta. Tapahtuman juontajana toimi Juha Jylhäsalmi.
“Vastausnopeus erinomainen, yhteyshenkilön palvelualttius loistavaa”
– Pasi Anttila, Avek esitysratkaisut Oy.
Perinteisen livetapahtuman siirtäminen verkkoon onnistui järjestäjän kommenttien mukaan todella hyvin huolimatta siitä, että se tehtiin nopealla aikataululla. Vaikkakin tapahtuma oli onnistunut, järjestäjän mielestä heillä jäi vielä opeteltavaa ja kehitettävää virtuaalitapahtuman järjestämiseen liittyen – kuten ensimmäisen virtuaalitapahtuman jälkeen usein jää. Avek esitysratkaisut Oy painotti tapahtuman palautteessa Liveton yhteyshenkilön helpottaneen tapahtuman järjestämistä, sillä:
Yhteyshenkilö oli hyvin tavoitettavissa.
Yhteyshenkilö teki työskentelystä mutkatonta, sillä aina tiesi, kehen ottaa yhteyttä.
Yhteyshenkilö vastasi nopeasti ja häneltä sai aina vastauksia, kun tuli kysyttävää.
“Tuli fiilis, että sinä olet meitä varten” – Jari Rönkkö, Avek esitysratkaisut Oy.
Suunnitteletko virtuaalitapahtuman järjestämistä? Opi lisää Liveton Virtuaalitapahtuma-akatemiasta sekä Virtuaalitapahtuman järjestäminen –oppaastamme!