Vaikka virtuaalitapahtumien tekniikka voi viedä tapahtumajärjestäjiltä suuren siivun huomiosta, ei pidä unohtaa sisällön tärkeyttä. Maaliskuussa 2021 toimitusjohtajamme Antti Korhonen sai webinaariin vieraakseen tapahtuma-alan gurun, Tapahtumatohtorinakin tunnetun Helena Wallon. Wallon kanssa keskustelua käytiin tapahtumasisällön suunnittelusta ja sen roolista tapahtuman onnistumisen osalta.
Wallon mukaan tapahtuman sisältö on yhtä kuin tapahtuman sanoma. Sanomalla halutaan välittää jotain tietoa tai viesti kohderyhmälle. Ei siis ole yhdentekevää, kuinka tämän sisällön tuo julki. Kun tapahtuma on hyvin suunniteltu, sen voi sanoa olevan jo 80 % valmis. Suunnittelu sisältää teknisen, kaupallisen ja sisällön suunnittelun: mikä on tapahtuman tavoite, punainen lanka ja kuinka se tarjoillaan kohderyhmälle?
Wallo painottaa tavoitteen kirkastamisen merkitystä. Haluatko tapahtumallasi opettaa yleisöä, viestiä heille brändistäsi vai vaikuttaa heihin? Mikä ikinä tavoite olikaan, on sillä vaikutuksensa sisältöön ja sen suunnitteluun.
Wallon sanoin, tapahtuma on muutoksen teon väline – on tärkeää pohtia, mitä tapahtuman jälkeen halutaan tapahtuvan. Hyödynnä siis monipuolisesti eri viestinnän keinoja päästäksesi haluamaasi tavoitteeseen, koska keinojen skaala on laaja. Viestintää voidaan korostaa tarinallistamalla tai musiikin avulla, sekä osallistaa vieraita keskusteluihin tai workshoppeihin. Jos sisältö itsessäänkin on monipuolista, sen ei tarvitse nojata pelkkään tavalliseen, suulliseen viestintään ja power point -esityksiin.
Wallo haluaa muistuttaa tapahtumajärjestäjiä, että fyysisissä tapahtumissa saatavilla olleet kulttuuriesitykset ovat yhä saatavilla, vaikka tapahtuman toteutus on siirtynyt virtuaaliseen ympäristöön. Virtuaalitapahtuman rytmitys eri sisällöillä paitsi rikastaa tapahtumakokonaisuutta, myös auttaa osallistujaa pitämään mielenkiintonsa yllä.
“Tekniset kömmähdykset on mahdollista saada anteeksi, jos sisältö on kultaa”
- Helena Wallo
Tapahtumien onnistumista voidaan mitata laatuvaa’alla, jossa tasapainottelevat tekniset ja toiminnalliset osa-alueet. Teknisiä ominaisuuksia ovat yhteydet, alusta ja esimerkiksi chatin toimivuus, kun taas toiminnallisista ominaisuuksista vastaa sisältö yksityiskohtineen. Wallon itse tekemän tutkimuksen tulokset osoittivat, että sisältö painaa tekniikkaa enemmän – sisältö on tapahtuman sydän.
Tapahtumat kehittyvät jatkuvasti, eikä muutosta kannata vastustaa. Uusia mahdollisuuksia kehittää omaa toimintaa tulee jatkuvasti lisää, mikä vie virtuaalista, mutta myös fyysistä tapahtuma-alaa eteenpäin.
Wallolle esitettiin myös yleisön toimesta kysymyksiä tapahtumien sisällönsuunnittelusta, kuten neuvoja yhteisöllisyyden tunteen luomiseen virtuaalitapahtumassa. Asiantuntijan mielenkiintoisia oivalluksia pääset katsomaan webinaarin tallenteesta: lataa se kokonaisuudessaan tästä.