Bisnestapahtuman järjestäminen – #Synty

Maaliskuussa 2019 järjestettiin ensimmäistä kertaa #Synty-tapahtuma Kuopion Puikkarissa. Tapahtumassa syvennyttiin sosiaaliseen mediaan ja todellisten tarinoiden hyödyntämiseen liike-elämässä. Itse tapahtuman teemana olikin ”tarinoita henkilökohtaisesta uudistumisesta”.

Bisnestapahtuma #Synty

• Uudenlainen binestapahtuma Kuopiossa
• Tapahtuma on saanut erinomaista palautetta
• Liveto on ollut mukana ideoimassa ja toteuttamassa lipunmyyntiä
• Vuonna 2020 tapahtuma järjestetään virtuaalitapahtumana

#Synty järjestettiin kuopiolaisen markkinointitoimisto Call To Actionin toimesta, ja yksi tapahtuman vastuuhenkilöistä oli yrityksen digimarkkinoinnin asiantuntija ja toimitusjohtaja Aki Karkulahti. Vaikka Karkulahdella on kokemusta tapahtumista, #Synnyn järjestäminen oli hänen mukaansa ihan omaa luokkaansa. Tässä blogitekstissä tutustutaan Aki Karkulahden mietteisiin tapahtuman järjestämisestä.

”48 % kävijöistä kertoi, että tapahtuma ylitti odotukset.” – Aki Karkulahti

Tapahtuman idea lähti baaritiskiltä

Karkulahden mukaan #Synty sai alkunsa perinteisesti baaritiskillä puolivahingossa, jonka jälkeen osa porukasta alkoi viemään ideaa eteenpäin. Joukko erilaisia ammattilaisia halusi tehdä tapahtuman, jossa ei pönötetä rivissä ja kuunnella yritysten esittelyjä, vaan tapahtumassa haluttiin keskittyä henkilöiden omiin näkökulmiin ja tarinoihin. Tapahtumalle nähtiin myös selkeä tarve, sillä Helsingin ulkopuolella ei vastaavanlaisia tapahtumia juurikaan ole – ideana olikin kääntää asiat päälaelleen ja tuoda ihmiset Helsingistä Kuopioon.

Karkulahden mukaan tapahtuman ensimmäinen vuosi oli todella onnistunut: Tapahtumaan saatiin loistava puhujavalikoima, kokonaisuus oli toimiva ja palaute oli positiivista. Uudistettu Kuopion Puikkari sai paljon kehuja ja paikka oli täydellinen #Synty -tapahtumalle. Positiivinen yllätys oli, että jopa 48 % kävijöistä sanoi, että tapahtuma ylitti odotukset! #Synty 2.0. järjestetään vuonna 2020.

Lue lisää bisnestapahtuma #Synnystä.

Bisnestapahtuman järjestäminen opettaa

#Synty on ollut isoin tapahtumatuotanto, jossa Karkulahti on ollut päävastuussa, joten luonnollisesti projekti myös opetti hänelle paljon. Karkulahden mukaan tiimiä auttoi tapahtuman järjestämisessä se, että he markkinointitoimistona ymmärsivät asiakaskokemuksen ja kiinnittivät huomiota siihen ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen.

”Tapahtuman järjestämisessä on paljon duunia – Tuplaa suunnittelemasi aika. ” – Aki Karkulahti, #Synty

Suurempia haasteita Karkulahden mukaan itse tapahtuman järjestämisessä ei ollut, mutta varsinkin aikataulutusta ja projektitiimin välistä kommunikointia olisi voitu parantaa. Toki ihan alussa meni uusiksi sekä pääjärjestäjä että tapahtumapaikka. Lisäksi roolitukset ja myynti toki aiheuttivat välillä harmaita hiuksia. Tapahtuma meni kaikilta osin hyvin ja nyt tiimi keskittyy jatkuvuuteen sekä ensi vuoden kävijämäärän kasvatukseen.

Aki Karkulahden tipsit tapahtumajärjestäjille:  

• Aloita tapahtuman suunnittelu ajoissa – Aloitimme itse tapahtuman suunnittelun marraskuussa ja nyt toivoisin, että olisimme aloittaneet itse suunnittelun vielä aikaisemmin.
• Kiinnitä huomiota roolitukseen – Selkeytä roolit ja varmista, että kaikki ymmärtävät tapahtuman kokonaisuuden.
• Tapahtuman järjestäminen vie paljon aikaa – Tuplaa suunnittelemasi aika, niin saat todellisen työmäärän.
• Tee selkeä suunnitelma ja lyö lukkoon päivämäärät – Näin projektitiimin on helpompi työskennellä.
• Tapahtuman järjestämisessä tarvitaan paljon käsiä – Varaa tarpeeksi henkilökuntaa sekä jaa osaamista ja tietoa muille.
• Idean tulee olla hyvä, jotta tapahtuma menestyy – Tässä tapauksessa muista erottuva tapahtuma tuotti onnistuneen lopputuloksen.
• Perusta WhatsApp -ryhmä tapahtumapäivän ajaksi – Näin koko tapahtuman työryhmän on helppo keskustella keskenään. Hyödynnä myös muun muassa Google Driveä, Trelloa ja Slackia tai muita pilvipalveluita tapahtuman suunnittelun aikana.

Lipunmyynnin suunnittelu

Karkulahden mukaan bisnestapahtuman lipunmyynnissä on aina omat haasteensa, sillä asiakkaat on vaikea saada ostamaan lippunsa ajoissa. Karkulahden mukaan on tärkeä ymmärtää, että lipunmyyntiä tulee jaksottaa ja vauhdittaa erilaisten kampanjoiden avulla. #Synnyn lipunmyyntikampanja lähti Super Early Bird -lipuilla käyntiin, jonka jälkeen hinta nousi dynaamisesti ylöspäin. Lue lisää dynaamisesta hinnoittelusta.

”Liveton asiakaspalvelu oli kullanarvoista ja vastauksia saatiin nopeasti” – Aki Karkulahti, #Synty